Que la información llegue en el momento correcto a la persona correcta

Una de las mayores frustraciones que puede un ser humano sufrir en la vida, es pedir una cosa y que le den otra totalmente distinta. Comenzaré con un ejemplo muy común, espero no salir mucho del tema. Es enero, el día 5 para ser exactos, y el niño pone su cartita dentro del zapato dirigida a “Los Reyes Magos”. En dicha carta enlista del 1 al 5 los juguetes más increíbles que vio anunciados en un conocido programa de domingo por la mañana.

Sin embargo, los Reyes Magos han visto más por sus necesidades físicas que por las emocionales. Y le han comprado toda la gama de colores en calcetines con rombos, un par de suaves camisetas de algodón y ropa interior, porque la que tiene ya está para llorar. ¿Cuál será la sorpresa del niño a la mañana siguiente?

Todos sabemos el desenlace de la historia, la hemos vivido, y es que no hay nada peor que pidas algo específico y termines con algo que no estaba dentro de tus planes.

Perdón por el ejemplo, pero así pasa con los medios de comunicación.

Nuestra labor como agentes de RRPP, es darle al medio lo que necesita, lo que me pide, siempre y cuando esto no nos comprometa ni a mí, ni a mi cliente claro está. Y en teoría lo tenemos presente; sin embargo, a veces insistimos en hablar con el medio y ofrecerle información que sabemos es lo mejor que existe, pero si no es el tema que está tocando el reportero, hacemos que pierda su tiempo y perdemos el nuestro también. Me llamó mucho la atención que aún conociendo esta necesidad, insistamos en el punto y es por eso que me di a la tarea de investigar con varios medios, para que me dieran su opinión al respecto.

El Coeditor de un periódico en México me comentó que considera muy importante que las fuentes le hagan llegar información específica referente al tema que está tocando porque le ayuda en la elaboración de sus reportajes, notas o colaboraciones para el portal web del periódico. Agregó que también necesita que su fuente quede disponible por si necesita material extra como fotografías para ilustrar la nota y el contacto con la fuente es crucial para terminar la nota.

Un dato muy curioso que me pasaron es que muchas veces no les da tiempo de revisar todos los correos, así que sólo revisan los “asuntos” buscando algo que les llame la atención, si el título es un buen gancho, entonces abrirá el correo y leerá la información y si piensa que necesita ahondar más en el tema, será entonces cuando contactará a la fuente y buscará una entrevista. Este punto nos da dos notas importantes. La primera es que el título lo dice casi siempre todo sobre el mensaje y es la llave que puede abrir o cerrar puertas a la información.

Segunda, el pitching que hagamos es una herramienta de apoyo a la información que se mandó por correo, es una forma de hacerle ver las bondades de lo que le mandaste y tal vez no tuvo oportunidad de abrir; pero en ambos casos, que la información sea enfocada a los temas que él toca, es el cimiento para lograr abrirte paso en los medios.

Otro reportero me comentó que a veces ellos ya tienen algo entre manos, una idea, un concepto y lo único que necesitan es complementarlo. Si llega alguien con esa información que necesita, es casi inmediato que se abran las puertas para colaborar con el medio y lograr un muy buen material. Algo que me dejó subrayado es, que si la fuente directa no le proporciona lo que necesita, entonces el medio lo buscará en otro lugar; provocando en muchas ocasiones que la información sea errónea, poniendo en riesgo la credibilidad del cliente.

Siguiendo ese punto me encontré con el término “información de valor”. El editor de un portal web de TI me dijo que los medios deben tener claro que uno de sus objetivos es manejar información de valor. Pero ¿a qué se refiere esto? Es información que ayude a hacer negocio tanto al fabricante como a los distribuidores, integradores y hasta el retail, que al final de la cadena es el que compra los productos enfocados al hogar o a las pequeñas empresas. Eso se puede traducir como beneficios para nuestros clientes.

Y es que no debemos pasar por alto que al final del día, la audiencia nos lee, nos escucha o nos ve y cree en la información que recibe, ya que confía en que la persona o el medio que lo publicó, hizo una investigación previa; y sí, todos debemos de pensar dos veces si lo que me dicen es verdad, pero siendo sinceros, en muchas ocasiones tomamos lo que nos dan como la verdad absoluta.

Al final del día, nuestro trabajo como gente de Relaciones Públicas es lograr que nuestro cliente tenga mayor visibilidad, que aumenten sus ventas, que establezca una relación de largo plazo y posicionarlo como experto.

El único camino para llegar allá es a través de una presencia estratégica en Medios Clave, aquellos que sé estarán viendo las Audiencias a las que quiero llegar.

Debemos saber identificar y aprovechar el momento oportuno para lanzar una noticia y no sólo que cause interés a los medios, sino que además vaya a medios focalizados y con la gente indicada. Una estrategia bien definida y el conocimiento de los medios, son factores clave en la relación entre medios y profesionales de Relaciones Públicas.

Queridos Reyes Magos: No nos hagan pasar momentos tan amargos, es importante para que nuestra relación dure por años.

**Colaboración Especial de: Lic. Karla Ochoa González, Licenciada en Relaciones Públicas por la Universidad del Valle de México, Campus Lomas Verdes; con información de reporteros y editores de los principales medios impresos y en línea de TI en México; México 2010.