Consejos sobre todos los aspectos para lograr una presentación exitosa
Presenting Solutions puede proporcionarle el equipo para hacer buenas presentaciones. Otras fuentes pueden proporcionarle información para la presentación. Otras más pueden escribirle la presentación (o lo puede hacer usted mismo.) Depende de USTED aprovechar todo esto y convertirlo en una presentación excelente y efectiva. Tal vez esta sección le ayude a hacer esa presentación un poco mejor o le ayude a simplificar su preparación. ¡Inténtelo!
"¡De qué se trata esta sección!"
No intentamos enseñarle cómo ser un gran presentador. Muchos de ustedes
que visitan esta sección han estado comunicándose efectivamente por
años. Por favor considérenla como una revisión. Hemos tratado de conjuntar
muchos consejos sobre presentaciones, con la esperanza que algunos activen
conocimientos anteriores, otros quizás son nuevos para ustedes. Cuando
terminen y salgan de este sitio, queremos pensar que sus siguientes
presentaciones serán más naturales o quizás mejores, por el simple hecho
de haberles recordado algunas cosas que probablemente ya sabían. Tenemos
la certeza que sus próximas presentaciones serán mejores.
Hay
que plagiar sólo lo mejor de lo mejor
Me gusta pensar que unos cuantos puntos aquí mencionados representen
"saltos intuitivos" en la teoría de la presentación, que sólo se encuentran
aquí. ¡Es muy posible! Acabo de reunir en un solo lugar muchas "gemas"
acumuladas durante los años, En particular, algunas de las fuentes regulares
que he encontrado valiosas para este tipo de información que incluyen:
Ventas y Estrategias de Mercadotecnia, Revista de Presentaciones, Tom
Hopkins; El Arte de Vender, y otras. Por supuesto que la sabiduría de
estas fuentes tuvieron su origen en muchos otros lugares.
La Estructura de una Presentación
1.- La Regla de Dígales : Dígales lo que va a decirles, Dígaselos, y después Dígales lo que les dijo.
Traducción: Empiece con una introducción; incluyendo una "agenda" o serie de metas para la presentación, proporcione el contenido, la información, y resuma la presentación.
2.- Lo Último es Primero : La diapositiva
del Resumen / Conclusión
Un "hecho" investigado respecto a las presentaciones y que ha estado circulando por algún tiempo es que la mayoría de las personas que asisten a una plática no "recordarán" más de cinco puntos clave. Lo que aún no ha sido confirmado es ¿cuáles son esos puntos clave? Desde el punto de vista ideal, el presentador debe tener una lista de los cinco puntos/conceptos/hechos más importantes que deben recordarse. Los asistentes deben escribir los cinco que recuerdan.
3.- Ahora bien,
¿cuál es la correlación?
-¿Está transmitiendo su mensaje?
O sus oyentes recuerdan puntos sin importancia y no captan sus ideas clave. Suficientemente serio es el hecho que sólo recuerden 5 puntos, mi teoría al respecto es que usted y ellos no consideran importantes las mismas cosas -- ¿Qué pasa si ellos recuerdan sólo un punto que usted considera importante? ¿Qué hacer para que sus oyentes recuerden lo que a usted le interesa que recuerden? Si tomamos lo anterior como una verdad, ¿Qué impacto debe tener para crear una presentación efectiva?.
¡Empiece con la Última Diapositiva! Correcto, cuando esté listo para preparar su presentación, olvídese por un minuto de los detalles, olvídese de la organización de la presentación, en vez de ello:
¡Prepare primero la diapositiva de su conclusión o resumen! Debe enfatizar los puntos más importantes que piensa cubrir. Una vez que haya visualizado esos puntos, es relativamente fácil construir su presentación alrededor de ellos.
Curiosamente, regresamos a la regla de dígales. Aún la gente más brillante de su audiencia puede necesitar ayuda para decidir cuáles son los puntos que usted considera más importantes. ¡Ayúdeles!
1.- KISS - Keep It Simple Stupid (No se quiebre la cabeza, entre más sencillo mejor)
Hay muchas maneras de aplicar este viejo dicho. El punto es que entre
más complicada sea su presentación, más problemas tendrá. La nueva tecnología
es maravillosa, pero no empiece a describir el equipo nuevo 15 minutos
antes de iniciar su plática. Mantenga su presentación enfocada en el
mensaje, no se deje llevar por efectos especiales y el alarde del alboroto
publicitario. No importa lo que haga, no rente equipo que esté programado
para llegar 10 minutos antes de su presentación. Verifique todo con
anticipación. Después, verifíquelo de nuevo.
2.-
Ensayando la Presentación
Tenemos algo que decir sobre las improvisaciones: ¡Olvídelas! Para presentar
la imagen más profesional, necesita saber su presentación. Está bien
que de vez en cuando se aparte del "guión" principal, pero jamás serán
aceptables las presentaciones vagas que carecen de enfoque, o aquellas
que dependen demasiado en notas o pausas largas para poner en orden
sus pensamientos. Ensayar la presentación implica mucho más que sólo
repasar lo que va a decir. Ensayar incluye la presentación completa.
Use también las mismas herramientas. Si va estar usando diapositivas,
o un proyector, y tiene acceso al salón en el que se va a llevar a cabo
la presentación, ensaye allí. ¿Usará un mouse de control remoto y un
apuntador láser para la presentación, usará un micrófono? Ensaye su
presentación con esos dispositivos.
3.-
No memorice
Ensayar es una cosa, pero memorizarla y presentarla de memoria no
es la manera de hacerlo. Necesita hacer una presentación no una recitación.
4.-
Use sus notas con moderación.
Si dedica mucho tiempo a leer sus notas puede dar la impresión a
su audiencia de que no está preparado.
5.-
Vístase para el éxito.
Algunos dicen que nunca debe vestirse demasiado elegante para una
presentación. Hay quienes no están de acuerdo. Lo que nosotros creemos
es que hay otros factores que entran en juego, particularmente la forma
en que usted se desenvuelva en cada situación. Lo que tendrá mayor impacto
será el manejo y la seriedad de su presentación, esté o no esté vestido
elegantemente. Pero todos coinciden en que nunca deberá presentarse
vestido de manera inapropiada. ¿Cómo determinar lo que es apropiado?
En el peor de los casos, pregunte. Todo es parte de hacer las cosas
correctamente.
6.-
Marque su propio ritmo - no hable demasiado rápido ni demasiado lento.
Como regla general, cada "diapositiva" requiere por lo menos
10 segundos y ninguna más de 100. Si se encuentra dedicando varios minutos
a una sola diapositiva, piense en la posibilidad de dividirla. (No sugerimos
lo anterior como una regla sino como una buena directriz. Obviamente
algunas gráficas o cuadros pueden requerir varios minutos para presentarlas
adecuadamente.) Entonces, de nuevo, tal vez sería mejor presentarlas
como una "diapositiva" múltiple. Si ya terminó con una "diapositiva"
- quítela. No deje una imagen para su audiencia cuando pase a tratar
otros puntos.
7.-
Las Herramientas de la Presentación
Diapositivas, Proyectores DLP y LCD, Laptops, paneles LCD, Videos,
Multimedia, Sonido, Apuntadores Laser, Micrófonos de Solapa, Retroproyectores,
Impresoras Calidad de Fotografía, Impresoras de Posters &. Hay muchas
herramientas de presentación que usted tiene disponibles como presentador.
Determine sus necesidades de comunicación, el ambiente de la presentación,
y seleccione el grupo correcto de herramientas para transmitir su mensaje.
"CREANDO MATERIALES
DE APOYO
Estupendo, contó con todos los elementos para hacer la mejor
presentación de todos los tiempos. Usted se veía bien, su público reaccionó
positivamente. No pudo salir mejor, entonces ¿qué falló?
Varios de los asistentes regresaron a sus organizaciones. Fueron a informarles a sus jefes, después de dos preguntas fue evidente que habían entendido el concepto. Infortunadamente, también fue evidente que no tenían los detalles. ¿Por qué? Por falta de documentos/folletos. Cuando todas las demás piezas del rompecabezas están en su lugar, no limite la fuerza de su mensaje, proporcione los materiales de apoyo correspondientes.
¡Es
el momento de hablar!
Dando una Presentación Efectiva
-Sobre el Miedo y la Muerte
El Público Desnudo.- Se ha dicho que la mayoría de la gente, incluyendo a muchos grandes ejecutivos, le tienen más miedo a dar una plática ante un grupo grande que miedo a la muerte misma. Si usted es así de nervioso cuando se trata de hacer una presentación, una vieja técnica que hemos escuchado antes es: Salga, vea a su alrededor, cierre sus ojos por un momento e imagínese a la gente que está en la primera fila ya sea desnuda o en ropa interior (dependiendo de sus principios morales). De cualquier manera, se dice que tiene un efecto relajante, casi humorístico.
La persona que dijo "no hay nada que temer, excepto al temor mismo" nunca se ha visto a la mitad de una presentación frente a una computadora que falla, las diapositivas regadas en el suelo, el carrusel de las diapositivas atorado &. Elija una o dos personas que pueda ver fácilmente y "diríjase" a ellas. Ah, pero asegúrese de observar a las demás, pero concéntrese en sólo unas cuantas. Esto puede que sea o no sea una manera de resolver su "audienciafobia" pero lo mantendrá en contacto con su audiencia y le proporcionará algo de retroalimentación.
-Su
lugar como Presentador
Controlando a su Audiencia, no a su Computadora
1.- Vea de frente a su audiencia
2.- Observe a sus oyentes
3.- Haga contacto visual - no se mueva alrededor del salón, no vea hacia abajo. El moverse alrededor del salón puede ser signo de nerviosismo, en tanto que mirar hacia abajo, puede ser interpretado como "está tratando de recordar lo que sigue". (Recuerde --usted es el orador - se supone que usted sabe).
4.- Haga a un lado a la computadora - es decir - no se esconda detrás de ella. Obtenga un mouse remoto y regrese al frente del grupo, adonde usted debe estar como presentador, líder, moderador y comunicador.
-Diferir
las preguntas, dar seguimiento
Dependiendo de la naturaleza de la reunión en donde va a tomar
la palabra, puede ser apropiado contestar preguntas durante la presentación.
En algunos casos es conveniente contestar las preguntas de inmediato.
En otros casos, puede contestarlas más adelante, o preferir hacerlo
después de la reunión. Usted es el mejor juez para saber cómo manejarlas.
Conserve el control del flujo de la presentación. Cuando sea conveniente,
difiera las preguntas para más adelante o para después. Es perfectamente
aceptable contestar: "Me gustaría referirme a su pregunta más adelante
cuando cubra &." o "usted y yo podemos discutir este punto al
terminar la presentación &" o "Infortunadamente, no cuento con
esa información en este momento. Por favor búsqueme después de la
reunión para darme su nombre &.. se la enviaré la próxima semana."
En caso de diferir alguna pregunta: Cumpla lo prometido. A la larga nada dañará más su credibilidad que el hecho de no cumplir con su palabra.
Midiendo a su Audiencia Indicadores: ¡si alguien ronca, es realmente una muy mala señal!
Hemos sugerido que enfoque su plática a unas cuantas personas de su audiencia. ¿Están atentas? ¿Qué puede captar de su lenguaje corporal - están inquietas o viendo constantemente la hora? ¿Están tomando notas? ¿Se están durmiendo? En serio, depende de usted tomar nota sobre qué partes de su presentación están logrando un impacto y cuáles se van al limbo.
La tecnología calma los nervios: Estamos en los años noventa, tiene una laptop y un proyector. En los últimos años los productos para presentaciones han logrado avances gigantescos. Por ejemplo, los proyectores actuales han tenido una evolución en los últimos dos años por lo menos igual que las computadoras en los últimos cinco. Con las grandes mejoras en capacidades, todo mundo espera más de usted y de su presentación. Como ya hemos dicho en muchas ocasiones, los cambios son tan rápidos que usted tiene que Dirigir, Imitar, o Salirse del Juego.
"La última vez el público pensó que mis diapositivas eran sensacionales (1998)"
-Presentaciones: El Estado de Confusión o "la presentación es hasta mañana"
"Me costó trabajo dormir en el avión, con una PC sobre mis piernas."
En pocas palabras: NO ESPERE HASTA EL ÚLTIMO MINUTO PARA TRABAJAR SOBRE SU PRESENTACIÓN. Todos sabemos que pocas presentaciones están realmente terminadas y "listas" inclusive unos cuantos días antes de la presentación. Esto sucede aún cuando tengamos las mejores intenciones. Empiece su presentación lo antes posible. Estará haciéndole cambios a última hora de todas maneras.
No sea ingenuo, el éxito depende del conocimiento, no de las gráficas Este concepto tal vez sea un corolario del concepto KISS: El propósito de su presentación es comunicar ideas e información, no deslumbrar a la gente con gráficas sofisticadas. Usted quiere que al terminar la sesión, la audiencia salga discutiendo sus ideas, no comentando las gráficas o los efectos especiales, etc.
-Su presentación logra concientizar: o ¿Cómo impresionar?
Alternativa: No logra concientizar a su audiencia
Si tiene que hacerlo de nuevo y de nuevo.- Usted ya desarrolló el contenido, siguió todas las reglas, todo lo que tiene que tener en la presentación está allí - dirección, enfoque, información, apoyo.
Ahora ¿qué agregar para hacerla mejor?
Entusiasmo.- Nada le ayudará más a su presentación que comunicarse con pasión y confianza. No tiene que ser una predicación evangélica "¿CREEN ustedes? - YO CREO," pero la audiencia reconocerá su creencia y confianza, y esto añadirá credibilidad a su mensaje.
El poder del lenguaje.- Las palabras que seleccione tendrán un impacto dramático en la reacción de sus audiencias -tanto de sus ideas como de su efectividad como presentador.
Su procesador de palabras tiene un diccionario - aprenda cómo usarlo - efectivamente. Use las palabras "poder" y "mando" para obtener la atención de sus audiencias para dar la impresión de confianza y competencia. Unos cuantos ejemplos: En vez de "yo creo que estarán de acuerdo" intente usar "estoy cierto de que estarán de acuerdo". "Espero que consideren" en vez de "yo recomiendo que ustedes consideren". Diríjase a su audiencia en segunda persona. La palabra "ustedes" es muy poderosa, en general las audiencias reaccionan mucho mejor cuando se les habla en segunda y no en tercera persona como "ellos". "Como participantes, ustedes se beneficiarán &." en vez de "los participantes se beneficiarán &." No sólo debe poner a trabajar un diccionario para encontrar "mejores" palabras con más impacto, pero también para evitar el uso excesivo de la misma palabra una y otra vez. (A través de este sitio de la web hemos sufrido el uso excesivo de las palabras necesidad, requerimiento, y solución, inclusive con el diccionario hemos disfrutado poco alivio, pero probablemente hemos reducido el uso de la palabra "necesario" en un 50%.) Por otro lado, "requerimiento" y "requisito" tienen un impacto más poderoso.
Humor.- La cantidad adecuada de humor - usada razonablemente, puede llevar a crear rapport con su audiencia, y mantenerla interesada y atenta. Como regla general, no cuente chistes por respeto a su público, ponga el sentido del humor en donde mejor convenga, con relación a un punto, o durante un receso entre secciones. Pequeñas dosis de humor o un comentario irreverente de vez en vez puede hacer milagros para darle vida a su presentación. Recuerde, una audiencia soñolienta recuerda muy poco. ¡No tiente a su suerte! El ensayar su presentación frente a personas es una muy buena manera de poner a prueba la "aceptabilidad" de su humor.
Citas.- Las citas apropiadas pueden tener un fuerte impacto en su audiencia. No siempre es posible encontrar citas que estén directamente relacionadas con su presentación, pero sí es fácil encontrar una serie de citas que complementen o promuevan conceptos que son parte de su presentación.
A un presentador que conozco que está en el negocio de mercadotecnia de multi-niveles, le gusta citar a una serie de "visionarios" de la computación, incluyendo a Thomas Watson (IBM), Ken Olson (DEC), Bill Gates (Microsoft) & &.
Estas
citas son de hace muchos años:
· Thomas Watson (ex--presidente de la IBM, no creyó
que las computadoras podrían llegar a ser populares.)
· Ken Olson (fundador y ex-presidente de DEC) no podía
imaginarse para qué alguien podría querer tener una computadora en
casa.
· Bill Gates penso que 640K de memoria sería suficiente
para todos.
Con la menor credibilidad que pueda percibirse que tenga gran parte de la mercadotecnia de multi-niveles, todas estas citas que están "muy lejos de la realidad" proporcionan una historia de cautela que nos dice que las percepciones no son siempre ciertas. Todavía mejor, después de las primeras dos o tres citas, la audiencia está "esperando" más -porque están teniendo gran impacto en la audiencia.
Resultado: ¡Haga que sus Citas sean relevantes -- e interesantes!
¿Cuál es la diferencia entre su audiencia y un elefante? ¡El elefante nunca olvida - la audiencia ocasionalmente recuerda!
-El Arte de la Regla de Cinco (Cinco recordatorios de presentación en cinco categorías)
1.-Cinco cosas que deben hacerse: Ensayar
-
1. Cuando ensaye frente a personas, elimine el panorama general y su diapositiva del resumen. Busque lo que les resultó interesante, memorable, confuso. Haga una lista de lo que pensaron que era más importante. ¿Captaron su mensaje?
-
2. Pruebe todo el equipo antes de su presentación.
-
3. Ensaye usando tantas herramientas de apoyo como las que tenga pensado usar durante el evento real.
-
4. Tenga un plan de soporte: Qué pasa si su proyector se declara en huelga, su computadora no arranca y el carrusel de diapositivas se quedó en el avión. Cuál es su plan B (¿ya lo ensayó?)
-
5. Introducción, Objetivo, Panorama General, Presentación, Resumen (Conclusión)
2.-Cinco cosas que deben hacer sus oyentes
-
1. Permanecer despiertos.
-
2. Recibir la información que buscan.
-
3. Captar su mensaje.
-
4. Llevarse materiales de apoyo que les ayude a dar a conocer la información que usted presentó.
-
5.Actuar basados en su información.
3.-Cinco cosas que debe hacer al terminar
-
1. ¡Agradezca la presencia de sus oyentes!
-
2. Proporcióneles material
-
3. Póngase a sus órdenes
-
4. Proporcióneles una forma de ponerse en contacto con usted
-
5. Obtenga retroalimentación - Busque la manera de saber qué piensan sobre usted, qué cosas aprendieron, qué esperaba aprender pero no aprendieron, cómo puede mejorar su presentación, cómo mejorar sus habilidades de comunicación.
