Lo que no conocemos no lo sabemos, por eso la comunicación es un reto. ¿Cuántos de nosotros podemos decir honestamente, que estamos 100% seguros de que nuestros mensajes son escuchados y siempre son percibidos como confiables y creíbles? ¿Alguna vez has salido de una reunión, entrevista con medios o una conversación cara a cara con un cliente diciéndote: “No debí decir lo que dije”, o “No puedo creer que se me haya olvidado decir...”?

Como líder en las Relaciones Públicas y en la industria de los medios, debes ser capaz de comunicar de manera clara tu propósito y valor. La mayoría de nosotros seguimos bajo la falsa suposición de: “El mensaje que comunico es escuchado”. En realidad, es probable que tu mensaje no haya sido escuchado.

En los últimos 13 años que he investigado la comunicación, es un hecho probado en muchas ocasiones, que la mayoría de nosotros no estamos entrenados para comunicarnos de manera efectiva. La mayoría de las personas continúa escalando la escalera corporativa por lo que saben, en lugar de subir por cómo articulan lo que saben.

Lindsay Edmonds Wickman, Editora Asociada de la revista Chief Learning Officer comenta: “Somos buenos analizando situaciones de negocio y tomando decisiones, pero no somos nada buenos comunicándonos con los demás”.

En mis viajes a través del país trabajando con profesionales de RRPP y de los medios para mejorar su forma de comunicarse, he visto que la mayoría de las personas no están conscientes de cómo se rompe su comunicación. No sólo su comunicación les impide influenciar a otros, también corren los siguientes riesgos:

- Minimizan la percepción que otros se han creado sobre ellos.
- Pierden la atención del cliente.
- Comunican un mensaje que es poco claro y confuso.

¿Cómo saber si tu comunicación se está rompiendo? Cuando lo que dices no es consistente con cómo lo dices. Por ejemplo, cuando alguien te dice: “Estoy muy emocionado de tener la oportunidad de trabajar para ti”, pero esto lo comunica con un tono de voz monótono y aburrido. Su expresión facial es totalmente dura. Nunca te ve a los ojos y está jugando con una pluma. Lo más seguro es que cuestiones su credibilidad y conocimientos y no reacciones sobre lo que está diciendo.

Para garantizar que tu mensaje es escuchado y lo que estás comunicando tiene impacto e influencia, asegúrate que siempre estés siguiendo los siguientes cinco consejos:

1. Pausa

¿Eh, qué percepción, como, creas, tú sabes, cuando escuchas, eh, tu compañero está usando, eh, palabras que “complementan”, tú sabes, su lenguaje? Cuando escuchas lo anterior, conocimiento, credibilidad y confianza no son las palabras que vendrán a tu mente. El primer reto que debemos superar si queremos comunicar con influencia es la habilidad de reemplazar nuestras “no-palabras” con una pausa. Utilizamos las “no palabras” para ganar un poco de tiempo para pensar sobre lo que queremos decir. Estas palabras se vuelven distractores y tus colegas y clientes malinterpretaran tu mensaje. En lugar de usar estas palabras, mejor dales un tiempo para que escuchen y entiendan tu mensaje.

Otórgate el permiso de pensar con los pies en la tierra reemplazando tus “no-palabras” con pausas. Habla con pensamientos u oraciones más cortas.

Beneficios

- Ve al grano y evita irte por las ramas
- Mantén la atención de los que te escuchan.
- Toma el control de tu mensaje y de cómo lo comunicas.
-Da al que te escucha tiempo para escuchar, entender y actuar sobre lo que estás diciendo.

2. Conexión Visual

Cuando me encontré con un cliente para ayudarlo a mejorar su habilidad para influenciar a otros, le pregunté: “¿Cuáles crees que son tus fortalezas comunicativas?” Él respondió: “Contacto Visual”. ¡Mientras me respondía sus ojos bailaban por todos lados! La mayoría de las personas no enfocan sus ojos en los demás el tiempo suficiente para crear una relación. La única forma de construirla es a través de la confianza. Cuando olvidas lo que ibas a decir, ves al techo, el piso, tus notas o cualquier lugar que esté alejado de tu audiencia. Cuando te desconectas, dices: “eh”, “mmm”, “creo”, etc., y no tienes idea de lo que estás comunicando a tu audiencia.

Cuando estés hablando con más de dos individuos, conéctate con cada uno durante un enunciado o pensamiento. Toma una pausa mientras trasladas tus ojos de una persona a la otra. Pide a un compañero que te dé retroalimentación cuando note que tus ojos se van para otro lado mientras hablas. Sólo habla cuando veas a tu cliente a los ojos y pausa cuando veas a otro lado para generar confianza.

3. Proyección Vocal

En una escala de 1 a 10 – siendo 1 inaudible y 10 ruidoso – cuando estás hablando a un grupo de 15 o más personas, tu voz necesita estar a 7 u 8. Si hablas por teléfono o a un pequeño grupo, habla a 4 o 5. La proyección vocal no tiene nada que ver con gritar. Es estar consciente de que necesitas usar diferentes volúmenes de voz para que ésta llegue a toda la audiencia. Nadie debería forzar el oído para escucharte.

Los beneficios de este punto son:

- Mantener la atención de tu audiencia.
- Resaltar la importancia de tu mensaje.
- Transmitir confianza.

4.Gesticulación

Muchas de las personas con las que trabajo juegan con sus dedos, anillos, cabello, pluma y la lista sigue y sigue. Si no juegan con algo, inconscientemente comienzan a hablar con sus manos. También existen aquellos que se van al extremo. Cuando les dicen que hablan con las manos, las mantienen quietas y ya nos las mueven para nada. Los profesionales que demuestran confianza usan gesticulaciones para aumentar el énfasis de lo que están diciendo. Para gesticular con un propósito, evita mantener tus codos a los lados o repitiendo el mismo ademán o gesto. En lugar de eso, expande tus gesticulaciones y permite que tus manos enfaticen y describan tu mensaje.

Agrega variedad a tus gesticulaciones relajando tus brazos a los lados de tu cuerpo después de completar alguno. Si gesticulas constantemente no serás capaz de pensar racionalmente y estarás creando estática.

Beneficios

- Tú eres la parte visual. Cuando gesticulas con un propósito, tu audiencia recordará más tu mensaje.
- Agrega énfasis a tu mensaje.
- Atrapa la atención de tu audiencia.
- Agrega energía e inflexión a tu voz y canaliza tu adrenalina y energía nerviosa.

¿Tus gestos tienen propósito? Pregunta por retroalimentación constructiva con amigos, familia y colegas y pregúntales: “¿Cuando gesticulo parece que estoy hablando con las manos? ¿Uso muchas o pocas gesticulaciones?”.

5. Ve al grano

Entre más cosas innecesarias digas, mayor el riesgo de que tus clientes pierdan o malinterpreten tu punto. ¿Qué te puede ayudar a ir al grano?

-Enfócate. Cuando te des cuenta de que estás diciendo mucho y te sientas como un tren a punto de descarrilar, frena y regresa al camino... ¡PAUSA!
- Ten tu objetivo en mente. Piensa en términos de qué necesita escuchar tu audiencia sobre su marca, estrategia, etc.
- Enfoca tu mensaje en no más de 3 puntos significativos. Es más fácil para ti ir al grano y para tu audiencia de recordar tu mensaje.
- Pon atención a tu audiencia. ¿Están siguiendo tus palabras o también están divagando?
- Prepárate, practica y concéntrate.

**Colaboración Especial de: Stacey Hanke, fundadora de 1st Impression Consulting, Inc. Traducida por InfoSol, México, 2010.