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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  Cómo Armar un Modelo de Relaciones Públicas

Actualmente uno de los principales problemas que enfrentan los Directores Generales de las empresas al momento de asignar presupuestos para mercadotecnia y publicidad, es que al llegar al punto de las Relaciones Públicas, este concepto no se encuentra bien definido al menos para ellos, y mucho menos el modelo que éste presenta para ayudar a una empresa no sólo en su posicionamiento sino en la difusión de mensajes focalizados.

Así entre los principales factores que una empresa considera al momento de decidir la asignación de recursos para la visibilidad de su empresa, radica en gran medida en la posibilidad de que estos sean medibles para la compañía y justifiquen el gasto invertido ayudando al pronto retorno de inversión.

Es en estas reinversiones y reportes presupuestales que los Directores Generales y publirelacionistas se enfrentan con pensamientos equivocados acerca de la Relaciones Públicas ya que los errores de percepción más comunes entorno a esta actividad son los siguientes:

  • Actividad de vanidad y de tipo sólo social, que por lo tanto no es prioritaria.
  • Forma de relacionarse con los medios que nos permite tener la garantía de que los medios publicarán lo que nosotros queremos.
  • Actividad que sólo realizan las empresas de cierto nivel.
  • Un instrumento que sólo presenta la parte buena de la compañía y que no ayuda en tiempos de crisis.
  • El área encargada de dar el avión a los periodistas.
  • El área encargada de leer los periódicos y recortar las notas.
  • Un gasto innecesario.

Lo anterior son algunas de las percepciones erróneas más comunes que las empresas tienen acerca de las Relaciones Públicas ya que no tienen claro como puede funcionar un modelo establecido de esta actividad en sus empresas.

Sin embargo, hace falta dejar en claro la interior de cada empresa u organización, sin importar su giro, que las funciones de las Relaciones Públicas son plenamente amoldables a sus necesidades y objetivos de mercado, de hecho un plan de estos ayuda a una marca o compañía a tener mayor y mejor aceptación en la sociedad que si sólo ésta se dedicara a realizar publicidad para darse a conocer ya que las RRPP generan que se hable de ella, que el público la conozca, se forme una opinión, conozca los productos de una marca a través de leer de ellos y entonces sea más fácil que los compre cuando vea un anuncio sobre ellos ya que se ha familiarizado con sus funciones.

Las Relaciones Públicas no están peleadas con la publicidad, de hecho este binomio bien combinado está comprobado que puede generar muchas ventas para una empresa, sólo que hay que comenzar por sensibilizar el mercado, por llevar nuestra marca, sus mensajes, lo que ella es y hace hacia las personas de una manera amable, función que las RRPP nos permite realizar sin problema alguno y que posteriormente mediante la publicidad podemos reforzar mostrando nuestro producto sólo en los medios clave para nosotros y donde queremos ser vistos.

En cuanto al modelo de Relaciones Públicas que las empresas deben adoptar, debemos aclarar que este debe ser entendido desde su inicio como una estrategia planeada que está enfocada a dar resultados, no como algo que posiblemente nos ayude que " a lo mejor resulta" o " a ver qué pasa", en realidad las RRPP son y deben ser vistas por las empresas como algo más serio motivo por el cual el modelo que aquí planteamos arranca desde la Dirección General o Presidencia de toda organización.

Dirección General

En esta parte de la empresa se inicia con una autocrítica y la búsqueda de la opinión que diferentes interlocutores tienen de la empresa, tales como accionistas, el dueño, proveedores, personal y hasta periodistas. De esta manera será posible conocer las actitudes positivas y negativas de la gente hacia la compañía así como detectar factores de crisis que deban ser tratados para mejorar la imagen de la misma hacia el exterior.

Diagnóstico

Cómo segundo punto se encuentra la etapa de diagnóstico la cual consiste en agrupar los factores evaluados y conscientizar a los miembros de la parte directiva de la empresa de las necesidades de la empresa en cuanto a posicionamiento, envío de mensajes, que beneficios se pretenden obtener y cual será la estrategia.

Elaborar Políticas Institucionales.

Una vez que se tiene el diagnóstico hecho se comienza la elaboración de políticas internas y externas que regirán el trato de la compañía con los medios en el futuro así como la manera de tratar y responder ciertos temas convergentes a la compañía u organización.

Comunicación Externa y Comercial

Es en este punto donde comenzaremos a dividir los que expresaremos como organización tanto desde el punto de vista editorial y de entrevistas y por otro lado la parte de ventas a través de publicidad sin permitir que esta necesariamente condicione la aparición de artículos y reportajes de la empresa dentro de diarios y revistas.

Coparticipación con Medios o Interlocutores.

En este momento ya nos vemos relacionados de manera estratégica con los medios de comunicación que hemos elegido para que nuestra campaña de RP funcione de tal forma que las audiencias a las que pretendemos llegar nos conozcan a fondo, pero lo más importante es que nos entiendan y busquen tener nuestros productos ya como una necesidad para entonces echar mano de la publicidad como un recurso que solo refuerce todo lo que hemos venido diciendo.

Evaluación

En esta etapa se deben de mostrar resultados acerca de la estrategia de Relaciones Públicas contratada, así mismo se deben establecer ciertos periodos de tiempo, no muy largos para reunirse y discutir objetivos alcanzados.

Así bien con esta última etapa de la estrategia se pueden modificar las políticas implantadas para su ejecución y así determinar en forma tangible el beneficio que recibió la organización o empresa así como los problemas que se evitó gracias a esta estrategia ya que hoy día existen muchas empresas que son buenas para realizar actividades para las que fueron creadas pero no así para comunicarlas, etapa donde las Relaciones Públicas encajan a la percepción para el posicionamiento específico y exacto de lo que la empresa quiere decir en una sociedad.

**Colaboración Especial de: Lic. Luis García Martínez, egresado de la Licenciatura de Ciencias de la Comunicación. Especialidad en periodismo de tecnología, Diplomado en Medios de Comunicación y el Deporte y Diplomado en Telecomunicaciones, basado en la obra: "Relaciones Públicas, Factor de Competitividad para empresas e Instituciones" de Carlos Bonilla Gutiérrez, artículo "El modelo de Relaciones Públicas." México 2009.

 
 
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