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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  Hablar en Público: Parte Fundamental de las Relaciones Públicas

Las Relaciones Públicas son el manejo estratégico de las relaciones entre una organización y sus Audiencias Objetivo, cuyo propósito es incrementar el posicionamiento, estimular las ventas, facilitar las comunicaciones y establecer relaciones entre las Audiencias Objetivo, la empresa y su marca. Es importante desarrollar dentro de una empresa un programa de Relaciones Públicas para interactuar con las diversas audiencias, posicionando así el producto y/o servicio que la compañía ofrece. Las oportunidades de hablar en público son una herramienta de las Relaciones Públicas tan importante, como lo puede ser un comunicado de prensa y muchas veces tiene resultados a más largo plazo que este último.

Las oportunidades de hablar en público requieren de un gran análisis, de las diferentes audiencias y los temas que les interesan a cada una. Es importante ofrecerle a cada audiencia lo que le interesa o necesita para asegurar que los mensajes serán tomados en cuenta; la historia de la empresa, sus puntos de vista, lo nuevo que está ofreciendo, sus planes a futuro, son ejemplo de temas que se pueden tratar durante las presentaciones ante el público.

Existen diferentes maneras de aprovechar la oportunidad de hablar en público, puede ser a través de una entrevista, seminarios, conferencias de prensa, exposiciones en eventos, entre otros. La combinación de participación depende del programa de Relaciones Públicas que se haya desarrollado, basado 100% en las metas de negocios de la compañía. De cada tipo de encuentro con el público se puede obtener un beneficio diferente y en cada uno se deben de cuidar ciertos aspectos.

El beneficio que las entrevistas uno-a-uno proporciona, es que se da un claro testimonio de algo, más que al entrevistador, al público en general que leerá o escuchará sobre el tema tratado, siendo este último parte de las audiencias de la empresa. Durante la entrevista el entrevistador preguntará específicamente sobre lo que le interesa a su público, requerirá información que no conozca o que necesite de mayor explicación; por ser información específica se deben aprovechar estas oportunidades cuando se desea dar detalles. Es importante tomar en cuenta el tipo de medio con el que se tendrá el encuentro, esto es por la temporalidad de la información que se dará. Existen medios impresos que tiene publicación cada dos meses y quizá los datos que estamos refiriendo para cuando los lectores la lean ya no será vigente.

Las conferencias de prensa se utilizan cuando se desea realizar un anuncio específico ante diferentes medios. A través de una presentación (la mayoría de las veces) se habla de lo general para buscar el interés posterior, el beneficio de hacerlo de manera conjunta es el captar la atención de muchos medios. De esta manera puede surgir el interés de ellos para generar una entrevista y conocer cuestiones más específicas sobre el tema que se trató y darles el enfoque que se requiera.

Los seminarios pueden realizarse ante prensa y/o algún otro tipo de audiencia objetivo. El propósito es educar a los asistentes sobre lo que es y hace la compañía. Este tipo de encuentro con el público puede ser tan extenso y técnico como se requiera, lo puede realizar uno o varios voceros. Se debe tener muy en cuenta que los medios durante este tipo de eventos no pueden realizar como tal una entrevista, el propósito va más a que aprendan sobre la empresa y después les interese más la información que ésta genere. Es recomendable realizar una evaluación sobre el seminario, para tomar en cuenta puntos que se puedan comentar y mejorar futuros seminarios. Este tipo de encuentro es de gran apoyo dentro de las Relaciones Públicas, es necesario saber identificar cuando cierta audiencia requiere de éste.

Las exposiciones dentro de algún evento pueden ser otra oportunidad de hablar ante el público, este tipo de conferencia se puede llevar a cabo dentro de algún evento en escuelas, cámaras o asociaciones. La ventaja de estos encuentros es que se tiene bien determinada a la audiencia y el tema que se tratará, es muy común que sean temas generales más de administración o negocios y no tan técnicos. En muchas ocasiones estos encuentros sirven más para posicionar a la empresa que para generar ventas, pero de cualquier forma cumplen uno de los objetivos de las Relaciones Públicas.

Cualquiera que sea el tipo de encuentro con el público, el propósito es aprovechar estos medios para dar los mensajes de la compañía y que la empresa se encuentre siempre en la mente y corazón de sus Audiencias Objetivo.

Con los medios, además se pueden aprovechar los encuentros para que tomen a la empresa como conocedora sobre ciertos temas, lo que hará que se acerquen más a los voceros y se tenga más presencia en éstos.

La presentación ante el público, es una parte fundamental de las Relaciones Públicas para lograr el posicionamiento de la empresa y/o marca, es por ello que existen tres factores importantes y muy generales que se deben de tomar en cuenta y se deben de cuidar, independientemente del tipo de participación que se tenga:

1. La elección del tema
2. La elección del vocero
3. La elección del lugar

La elección del tema va muy de la mano con la audiencia a la que se hablará, el análisis de los temas que pueden interesar a cierta audiencia, como se comentó en un inicio es determinante. Se debe de conocer perfectamente el tema de interés del público; y lo que ya saben y dominan sobre la empresa, darles información que ya poseen los hará perder el interés sobre la compañía. El tema también debe de ir enfocado al conocimiento técnico que tenga la audiencia, si son personas que no están tan familiarizadas con términos de la industria es mejor hablarles más a manera de negocios. Se debe tener presente que de los términos en los que se les hable dependerá el interés por la empresa contínua o no, y que se logre alguno de nuestros propósitos, como lo puede ser generar mayores ventas.

La elección del vocero es un punto que debemos tomar también en cuenta. Debe ser una persona capacitada para presentarse ante una persona o grupo de personas y conocer sobre el tema del que se va a hablar. En caso de que el vocero no cuente con la experiencia necesaria para presentarse ante el público se recomienda su preparación. Un entrenamiento en donde se le enseñe el tipo de audiencias que existen, lo que se recomienda hacer y no hacer, decir y no decir, y la práctica ante personas conocidas son cuestiones que ayudan a un vocero a prepararse.

La elección del lugar va de la mano con el tipo y número de audiencia que se tendrá, así como el tipo de encuentro. Es recomendable que los encuentros se realicen en lugares callados en donde no exista distracción por ninguna de las dos partes. Cuando es una sola persona las oficinas de la empresa son un lugar ideal, al realizar un evento masivo siempre es recomendable efectuarlo en un lugar céntrico para asegurar el mayor número de audiencia.

Recuerde que la presencia de la empresa ante el público es muy importante para posicionar a la empresa junto con el producto o servicio que ésta ofrece, y sobre todo que del éxito de cada encuentro dependen las siguientes apariciones.

**Colaboración Especial de: Lic. Karina Barrios Zaldívar egresada de la Licenciatura en Ciencias de la Comunicación por el I.T.E.S.M. Campus Estado de México. Apoyado en los artículos: "Speaking of… Speaking opportunities and seminars" by Linda Lyon and Roberta Silverstein; "Concepto de Relaciones Públicas" de Lic. Mónica Meza; y "Puntos para una entrevista" de Lic. Patricia Carballeda; México 2009.

 
 
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