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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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Cómo Empezar a Escribir, Cuándo Terminar

Un escritor profesional nos revela los secretos del gremio

Se ha escrito mucho sobre el tema de los escritores que odian su trabajo. Como la mayoría de los clichés, éste está fundado en la verdad. Al mismo tiempo que los escritores añoran el producto, se atormentan pensando en cada una de las palabras que están tentados a escribir. Sin embargo deben escribirlas. ¿Cómo empezar?

Después de hacer un borrador de la estructura, los escritores deben crear lo que nosotros en el negocio llamamos " la cabeza" de página. La cabeza de página es crucial; es lo que atrae al lector hacia la obra y establece el tono de lo que viene a continuación.

Una vez que ese trabajo se ha terminado, los escritores entran en una zona maravillosa - la de la escritura misma. Sin embargo cuando ya han construido el edificio de su prosa se enfrentan a otro gran reto: cómo terminarlo. Escribir un final adecuado puede ser atemorizante. ¿Qué hacer? ¿Sencillamente parar de escribir? ¿Resumir? ¿O cerrar con brío o con un gemido?

Los gerentes se enfrentan a estas mismas barreras cuando tienen que escribir para sus empresas, ya sea una carta, un memorandum o un informe. A continuación damos unos cuantos consejos para que el trabajo sea más fácil.

Inicios Favorables

Al escribirle a un amigo o a un colega cercano se puede iniciar como guste, porque debido al tipo de relación que existe, ya se sabe de antemano que se cuenta con la atención del lector. Cuando se escribe para una persona a quien no se conoce, se enfrenta uno al verdadero problema de escritor: ¿Cómo llamar la atención mientras que al mismo tiempo se enfoca uno al tema a tratar?

Una forma de lograrlo es estableciendo un mayor contexto para el tema. Una vez que se logra, entonces se pueden introducir los temas específicos y mostrar cómo todo cae en su lugar. Así empieza este artículo.

Otra técnica que se puede utilizar para abrir boca es el inicio por medio de la anécdota. Estos párrafos de introducción nos muestran la información más abstracta que viene a continuación. Por ejemplo:

John Judson, de contabilidad, tenía un problema: los programadores independientes de computación le llamaban constantemente para preguntarle cuándo les iba a pagar. Le llamaban tan seguido que, de hecho, John ni siquiera tenía tiempo para pagarles.

Por lo tanto le sugirió al departamento de informática que nombrara a una persona para que fungiera como la persona de enlace y trabajara con contabilidad. De ésta manera los contratistas se pondrían en contacto con el enlace y Judson sólo tendría que tratar con una sola persona, no con docenas de personas. Es probable que otros departamentos sigan el ejemplo de informática y nombren personas de enlace para que trabajen con contabilidad con respecto a los pagos a contratistas...

Una advertencia: estos inicios por medio de anécdotas pueden ir demasiado lejos. "¿Qué significa todo esto?" se preguntaran los lectores mientras que navegan por todo ese palabrerío. Una buena regla general es utilizarlos únicamente cuando se tiene una historia fascinante que contar, que muestre la situación en cuestión en una forma cautivadora.

A continuación encontrarán más formas para lanzar la siguiente carta, memorando o informe.

Citas. A veces si se utiliza una cita de alguna persona dentro de su propia compañía se puede transmitir mucho mejor la idea. El criterio principal es el siguiente: ¿En verdad, con la cita se captura la esencia de la situación mucho mejor de lo que usted podría hacerlo? Si lo hace, úsela, si no, entonces encuentre una mejor manera para decirlo.

Otra manera de utilizar las citas es la siguiente: sírvase de las palabras de algún autor conocido y utilícelas como preámbulo de la obra completa. Para este fin es muy útil tener a la mano en la propia oficina una copia del libro Bartlett's Familiar Quotations (Citas Conocidas recopiladas por Bartlett).

Preguntas. No siempre es una buena idea iniciar con una pregunta, ya sea retórica o de otra índole. De hecho, formular y responder a preguntas, como si fueran una lista de las preguntas más solicitadas, puede ser aburrido y artificial.

Sin embargo, en ocasiones una pregunta puede ser lo mejor. Generalmente esto funciona cuando se trata de una pregunta que está en boca de todos. Para dar un ejemplo, si su compañía se dedica a la administración judicial, la siguiente pregunta: "¿Cuándo se les pagará a los empleados?" le garantiza que contará con la atención de los lectores. Por otro lado, "Hasta cuándo podrá el apoyo técnico desarrollar la suficiente perspicacia para apoyar a las redes de área amplia en la modalidad de transferencia asíncrona?" no es precisamente la forma más adecuada para iniciar un documento dirigido a cualquier persona que no esté utilizando un protector de bolsillo.

Resúmenes de la organización o narrativas. Haga una lista de una serie de eventos o sucesos para demostrar el punto de su composición. Es decir:

El Departamento de Contabilidad entrará en línea para procesar las cuentas por pagar. Al mismo tiempo el Departamento de Relaciones Humanas ya tiene acceso a varias bases de datos. El Departamento de Compras está adquiriendo materiales en línea, y Ventas está llevando a cabo la investigación en la Web. Cuando nosotros éramos una compañía pequeña ésto no significaba un problema, pero ahora, que muchísimas más personas están en línea de forma simultánea, sí lo es. Nuestro servidor actual sencillamente no es capaz de manejar la carga de nuestra red.

Humor. Si se abre con algo humorístico, ésto hará que el lector quede prendado del escritor. Esta opción tiene dos obstáculos. El primero es cuando la situación no es adecuada para el uso del humor - para dar un ejemplo, cualquier cosa que tenga que ver con la desgracia, incluyendo desgracia de la compañía - no será visto como chistoso, a pesar de su ingenio intrínseco. El segundo es que el ingenio es un atributo difícil de dominar. Hay muy pocos comediantes que realmente logran el éxito y aquellos que sí lo logran lo hacen tanto por la forma como se expresan como por el material mismo. En prosa el material debe valerse por sí mismo sin la ayuda de expresiones faciales cómicas, movimientos chuscos y en el momento oportuno.

Sin embargo, si le es posible incluir algún acertijo divertido o un chiste que venga al caso (y que no ofenda a ninguno de sus lectores) usted destacará desde el inicio. Demasiados discursos de compañías - y pocos memorandums - inician con un chiste. Sólo hay que tener cuidado y hacerlo bien.

Finales con Estilo

Cuando los escritores ya han terminado la mayor parte de su trabajo lo único que necesitan hacer es agregar un párrafo o dos para terminar, sin embargo los buenos finales no son fáciles de lograr.

El final debe cerrar la composición de manera elegante, guiando a los lectores hacia el desenlace del tema con la misma suavidad como entraron en él. Demasiados documentos empresariales terminan tan de repente que el lector se ve obligado a buscar y ver si no falta alguna página más.

Los buenos finales también ayudan para reforzar los puntos principales sin trillarlos. Al mismo tiempo los finales pueden servir como una oportunidad para señalar nuevas ramificaciones o implicaciones que pueden ser desarrolladas más adelante. Por ejemplo: se podría utilizar el cierre de un memorándum, que solicita que no se dupliquen los servicios de apoyo, para dar sugerencias de cómo se podrían utilizar esos ahorros para ampliar el rango de servicios y, por lo tanto, mejorar el desempeño del personal.

Un buen final también puede crear simetría al referirse a los temas que se utilizaron en la cabeza de página. Éste dispositivo literario lleva al lector nuevamente al punto de inicio y redondea la pieza.

Aquí nos referimos a unos consejos para la conclusión:

No integre nuevos puntos. Este no es el momento para mencionar nuevos temas. La meta en este momento es una salida elegante.

Evite terminar con una narrativa. A estas alturas usted ya debió haber contado todo. Como regla general, el momento apropiado para insertar una anécdota ilustrativa o una metáfora ya pasó.

Utilice sus propias palabras. A veces, en una obra ligera se puede terminar con una cita, especialmente una que sea escueta y que resuma la esencia del trabajo, pero en una composición más ingeniosa, por lo general es mejor terminar con sus propias palabras.

No se extienda con el final, pero tampoco vaya demasiado aprisa. Al igual que una composición debe tener un ritmo, así también debe tenerlo el final. Resulta torpe y desequilibrado terminar una composición de 400 palabras con un final de 200 palabras. De la misma manera no se debe cerrar un memorándum de 4,000 palabras con una pequeña oración. La clave es llevar al lector lentamente hacia el final.

Escribir es una tarea en donde no existen absolutos. Las recomendaciones anteriores solo sirven como indicaciones.

Lo mejor para usted es lo que mejor le funcione. El punto importante que hay que recordar con respecto a los inicios y los finales, así como con los otros elementos de su composición, es que son sus lectores los que generalmente dan la última palabra. Por consiguiente haga lo que hacen muchos de los buenos escritores, solicíteles a unos cuantos de sus amigos o a sus colegas más cercanos que lean su trabajo primero. Posteriormente decida cuál de los cambios sugeridos quiere usted seguir. El resultado correspondiente será una muestra de que ha aguantado la prueba de la revisión por más de una mente.

Desde el Escritorio del Redactor

Una investigación reciente sobre las expresiones faciales nos sugiere que existen unas cuantas expresiones básicas - sorpresa, aversión, felicidad, pena - que transcienden la cultura. Además los infantes las registran a una edad muy temprana, lo cual nos indica que están conectadas a nuestro cerebro. Todos las reconocemos. Nos ayudan a comprender lo que los otros nos están comunicando.

Por lo tanto ¿A qué se debe que estas expresiones sean lo primero que desaparece durante una presentación de negocios normal? Todos hemos sido testigos, al estar sentados en el salón, de alguna presentación donde el ponente jamás cambió su expresión ni subió la voz más allá de un mismo tono. El consiguiente resultado: confusión, luego el aburrimiento, posteriormente la desconcentración seguida por un enorme deseo de salir corriendo por la puerta más cercana.

Ésto equivale, en términos verbales, a un escrito impreso al que siempre le faltan las mayúsculas. De la misma manera en que las mayúsculas no ayudan a leer con mayor facilidad y rapidez, las expresiones emotivas nos ayudan a escuchar y retener lo que se dice de manera más clara y más gráfica. Si no se utiliza la emoción los oyentes quedarán perplejos ante la intención del relato.

La primera vez que se me encomendó escribir un discurso hace más de 15 años fue para el gobernador del estado de Virginia, quien iba a dar una conferencia ante una asociación nacional de funcionarios especialistas en el presupuesto. Platiqué con los funcionarios estatales correspondientes, hice un borrador de lo que pensé debería decir el gobernador y entregué el documento al Oficial Mayor.

El documento regresó a mis manos con un comentario de dos palabras, " Sin emoción." Fui con él, borrador en mano, para que me dijera como podría inyectarle emoción a un discurso sobre cómo balancear el presupuesto estatal. El Oficial Mayor me dijo, que al gobernador le emocionaba el tema de balancear el presupuesto y que yo también debería aprender ha sentir lo mismo - y rápido - si no, éste sería el último discurso que yo escribiría para ellos.

Me puse a pensar sobre las implicaciones que tiene un presupuesto familiar no balanceado para una familia que depende de mis ingresos y rápidamente sentí la suficiente emoción para poder escribir un discurso aceptable. Utilice la metáfora de la familia, lo cual era muy real para mi y cuando el gobernador dió su discurso, el documento tenía suficientes altas y bajas de emoción para capturar la atención del público.

La emoción no es algo que se pueda atornillar a una presentación. Por el contrario, es una parte esencial del significado de lo que se tiene que decir. No se presente ante un público a hablar sin este sentimiento.




**Colaboración Especial de: Mariana Pérez, basado en los textos de Richard Bierck y Nick Morgan; México 2009.

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