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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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Perspectivas de la Comunicación Organizacional

Teorizar vs Teoretizar

Necesidad inherente al ser humano la de explicarse su realidad, quizá para comprenderla mejor, quizá para buscar un breve descanso de un tren veloz que lo lleva de una época a otra, de un sentimiento a otro, de una concepción a una más disparatada sin tener conciencia profunda de cuanto está ocurriendo alrededor.

Comunicación, herramienta poderosa para explicarse dicha realidad, acto, proceso, intercambio, acción, interacción... palabras más, palabras menos. El hombre decidió "intelectualizar" el asunto comunicativo, empeñó su creatividad: "novedad posible dentro de lo establecido"; para ubicar ese acto de comunicación como el "sistema nervioso central de una sociedad" (Matterlat y Matterlat), decidió que el término comunicación -reconocido como proceso en el siglo XX- se ha unido a los de masa, receptor, perceptor, entre otros; todos apocalípticos o integrados pero ninguno integrador.

Las preocupaciones presentes se orientan hacia la efectividad de la comunicación en la organización, particularmente en el caso México pues la llamada Comunicación Organizacional (Institucional, de Negocios, Corporativa, etc.) se ha convertido en muchas y muy variadas cosas: desde una alternativa a los competidores y a quienes encuentran pocos espacios en medios masivos de información hasta la respuesta mágica a la dispareja globalización que arrasa con las débiles empresas nacionales.

Si bien es justo el reconocimiento de las interacciones comunicativas dentro de la organización como capaces de construir una fuerza interna que permite enfrentar los terremotos del entorno, estoy en desacuerdo con la creencia de la comunicación en la organización como estrategia única para resistir los embates del mercado.

De ahí la necesidad de una construcción teórica en el ámbito de la Comunicación Organizacional. El hincapié está en la conjugación en tiempo presente del verbo teorizar: "tratar un asunto solo en teoría. Exponer teoría", y no teoretizar: generalizar especulaciones; y mucho menos hacer manuales técnicos.

La literatura "científica" nacional en el campo de la Comunicación Organizacional es de folletín y de manualidades: de manuales de cómo hacer la revista para la empresa, medios para fomentar la comunicación ascendente o descendente, metodología para conocer cultura y clima organizacionales y técnicas para empatarlos, situaciones de entorno y control, pero nunca de nuevas explicaciones a la realidad comunicativo-organizacional.

Si los reproches ante el estudio son siempre el poco anclaje de las teorías con la realidad, en el caso de la Comunicación Organizacional estamos a tiempo de hacer lo propio, para generar alternativas que rebasen la multiplicidad de manuales (la mayoría de ellos hechos por administradores).

La construcción teórica sugerida debe realizarse con extremo cuidado para no repetir concepciones de antaño que instalen a los sujetos en seguidores y seguidos o hipnotizadores e hipnotizados. Concepciones como la anterior nos incapacitan para la labor. Alguna vez un alumno de la cátedra de Comunicación Organizacional, sintetizó de manera "brillante" el objeto de estudio o quehacer del área: "nos encargamos de mantener en paz a los jodidos para que muy contentos sigan haciendo su trabajo".

El aspirante en formalizar el estudio de la Comunicación Organizacional debe tener presente el pasado teórico de la comunicación, pero no atarse a la idea de masas amorfas que deben recibir inyecciones hipodérmicas, ni instalarse en un imperialismo cultural que domina desde la organización (lucrativa o no). Éste debe hacer conciencia de la tarea de "poner en relación los componentes de la sociedad (organizacional) para producir una respuesta al entorno" (Lasswell) desterrando de su vocabulario de acción la palabra control que tan fascista parece.

Enmarcada en la Teoría Social de la Comunicación, con ésta como fundamento y en el reconocimiento de la comunicación como proceso inherente al ser humano que por tanto ha estado y estará siempre en la organización, la Comunicación Organizacional debe definirse como la construcción y fortalecimiento de representaciones comunes en consonancia con la meta de la organización y el respeto a las diferencias para propiciar la identidad y cohesión como fuerza de grupo.

Esta teoría deberá allanar el camino en la tarea de construcción de esos significados comunes que hacen a los hombres formar parte de la organización, penetrando en sus niveles de conciencia para impactar en su conducta en aspectos determinados por la organización pero respetando las diferencias individuales.

La tarea es compleja y debemos comenzarla.

¿Con quién?

A pesar de los múltiples cuestionamientos que el espectro de la Comunicación Organizacional aún no responde, hay premisas que no debemos perder de vista: la comunicación es una orquesta de sonidos independientes que juntos hacen una sinfonía; y la organización también cabe en la analogía. Esto genera un fenómeno complejo: pretender que dos orquestas toquen juntas.

Momentáneamente, la unión arroja dos elementos clave.

En primer término (la jerarquización no es indicativo de relevancia), como emisor que debe ser perceptor, destaca la organización que desea difundir mensajes que refuercen sus parámetros de actuación. ¡Cuidado!: la organización no es un ente generador de información por sí mismo sino que los datos brotan de todas las entidades que la conforman, pequeños grupos de seres humanos constituidos en torno a objetivos específicos. Justo es aclarar que la información no la generan grupos hegemónicos sino todo el elemento humano, aclaración válida para quienes se creen grupos privilegiados o almas de la organización.

La herramienta principal de este emisor debe ser un área de comunicación llevada por especialistas en el proceso. Este grupo de personas, debe de ser conciente de su papel de puente en el proceso, y a su vez contar con sus propias herramientas, que son las de la organización. Otro componente necesario es el elemento humano como piedra angular de la estructura cuyos sensores de captación, si bien pueden ser tecnológicos son esencialmente biológicos.

Esta identificación de elementos del proceso debe profundizarse bajo varias perspectivas teóricas como la Teoría de Sistemas, Teorías de Comunicación, Teorías de la Organización y estudios sobre el perceptor en aras de contextualizar ambos elementos para sensibilizarse sobre su complejidad antes de intentar siquiera unirlos. Sin este marco conceptual no se podrá hacer una teoría que explique a la Comunicación Organizacional y mucho menos trabajar en su objeto: las representaciones, la comunión de los miembros del cuerpo.

El comunicador organizacional deberá centrarse en las pautas de acción ya que esa es la razón de ser de la gente organizada (la unión para hacer algo), pero como estrategia de largo plazo deberá completar a las representaciones cognitivas y éticas o morales para así borrar concepciones como la de que los comunicadores organizacionales no hemos trabajado en este terreno. Para lograrlo, la comunicación organizacional debe repensar los niveles a los que trabaja y a los que debe de laborar.

En la actualidad, el área de relaciones públicas hace las tareas propias de la Comunicación Organizacional. Anteponiendo la objetividad reconozcamos que lo hace, pero solo a nivel de contacto y a través de índole festiva, por lo que el comunicador organizacional debe profesionalizar su trabajo llevando al nivel máximo de profundidad las relaciones de los actores de su proceso, esto es, debe lograr el reconocimiento de las pasiones de organización y elemento humano para que compartan motivaciones y respeten diferencias en el camino hacia una meta común, en un ámbito que por su nombre sabemos cuál es pero que impacta a lo público y a lo privado. Romper las burbujas organizacionales y hacer sistemas abiertos.

Pero ¿cómo se hace eso?

La información

La era de la información, frase que se juzga novedosa, ha sido la constante en el desarrollo de la humanidad. Siempre hemos estado rodeados de información, y si la organización pertenece a este desarrollo humano, el concepto de información es inherente al de organización.

Noción de orden en medio de un gran desorden. La organización mexicana es la de los extremos, oscilante entre el caos y el control absoluto. En el caso de la organización es necesario el justo centro en la producción, transmisión, manejo, uso y distribución de los datos ordenados, de la información.

Si esas expresiones cognitivas son la materia prima del acto comunicativo, entonces el comunicador organizacional, para cumplir su cometido, debe pugnar por el libre flujo de expresiones para incrustarlo en cada rincón de la organización. ¿Cómo? Validando, ordenando sin erradicar los variados flujos informativos, aplicando a ellos la noción de orden, enfrentando con la misma firmeza el rumor y la verticalidad.

Pero si este cómo pareciera inclinarse al lado de los tecnicismos de manual, debemos forzosamente ir más allá posicionando al comunicador organizacional como ente responsable de poseer todos los logros de la organización, los elementos que conforman su cultura, el conocimiento del clima organizacional y por supuesto la estructura y funcionamiento de este sistema y de sus relaciones con otros sistemas, sólo así cumplirá con su función estratégica de transmisor de la realidad de la empresa, sin perder ni involucrar sus propias imágenes.

Y si la complejidad del sistema hace de esta tarea una sumamente difícil, el comunicador organizacional debe diseñar para sí las herramientas que le allegarán los datos ordenados, a pesar de su redundancia y a favor de su novedad. Pero... ¿qué hacer con la información una vez obtenida?, distribuirla para aumentar la solidez interna y reducir la incertidumbre.

Una tarea más para el comunicador organizacional será la recuperación del acto comunicativo en todas sus modalidades adaptadas a la necesidad de la empresa. El tamaño, su complejidad espacial y el número de integrantes serán las bases para el diseño de la estrategia.

Pero, ¿cuáles son las características del comunicador organizacional, para lograr esto?, el compromiso consigo mismo, en primer término, y con la comunicación organizacional después, posteriormente con la empresa y el país.¿Ética o compromiso? Ambas necesarias para prever, planear y organizar.



**Colaboración Especial de: Gabriel Zaldívar, Director General de punto C s.c., Estrategias para una Comunicación Rentable. Docente del Tecnológico de Monterrey, de la Universidad Anáhuac del Sur y de la Universidad Cristóbal Colón. Maestro de Administración de Empresas con especialidad en Mercadotecnia y licenciatura en Ciencias de la Comunicación. comunicate@punto-csc.com;www.punto-csc.com; México 2009.


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