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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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Relaciones Públicas en la Sociedad Virtual

1969. Departamento de Defensa de los Estados Unidos. Un grupo de genios, acostumbrados a escuchar el mote de “nerd”, más que su propio nombre, se encuentran ideando la manera para conectar, de forma flexible y dinámica, las computadoras del Pentágono con las de las numerosas Universidades que en aquellos momentos trabajaban para él. El resultado: la red ARPANET (Advanced Research Projects Agency), antecedente de uno de los más grandes descubrimientos del siglo XX, se trata de la red de redes, o mejor conocida como Internet.

Difícil comprender el crecimiento exponencial que ha tenido, las innumerables barreras que ha traspasado y todos los ámbitos en los que se ha desarrollado. Hay quienes afirman, por la impresionante rapidez con que ha evolucionado, que un año en la historia de Internet equivale a siete años de la historia tradicional, por lo que – según esa consideración –, ha transcurrido ya un siglo desde su nacimiento.

No existe una industria en la que Internet no se haya convertido en la base para optimizar las operaciones y los procesos del negocio. Además de que podríamos detenernos en numerosos ejemplos, de empresas que sólo funcionan a partir del uso de Internet, “Empresas Virtuales” que rompen con todos los esquemas que durante años se tuvieron para definirlas.

Sin mencionar el caos que surge cuando se cae la red en una compañía y ninguno de los empleados puede continuar su trabajo pues todo está basado en Internet. Gritos y preguntas desesperadas: ¡¡¡¿Todavía no tenemos Internet?!!!

En este caso, hablaremos de una industria en específico. Mi experiencia laboral me ha dado la oportunidad de trabajar y convivir con personas que tienen años en el negocio de las Relaciones Públicas; y que, incluso, pueden ser considerados como pioneros de la Industria en México. De esta manera he podido conocer la evolución que ha habido en la operación e implementación de las estrategias de RRPP, a partir de la aparición de la tecnología.

Una segunda Revolución Industrial. Internet arrasó con todo, sin importar la edad, el género, la profesión, ni el lugar en el que sus usuarios se encuentren, todos tiene fácil acceso y para todos existe un nicho de información, personalizada y selecta, según los intereses y necesidades de los usuarios.

Todo esto significa, no sólo la transformación de la vida de muchos seres humanos, sino el surgimiento de una especie de “sociedad paralela”, que los ciberantropólogos llaman sociedad virtual, cuyo territorio es el ciberespacio y su tiempo, el virtual.

El surgimiento de una sociedad que pronto estará integrada por mil millones de personas, sin limitaciones geográficas, que interactúan sin distinción de horarios, en donde la velocidad para la transmisión de mensajes es característica fundamental, plantea importantes retos para los comunicadores y relacionistas públicos, acostumbrados a determinar el momento en que los diferentes públicos deben recibir la información que generan las empresas.

Quedaron atrás los tiempos en que el corporativo de una empresa generaba una noticia y la enviaba a su agencia de relaciones públicas, para que ésta, a su vez, la tradujera y le agregara información referente al mercado local, para entregarla a la prensa y esperar su publicación. A partir del uso de Internet, se modificaron dichos procedimientos, pues cualquier información emitida por la empresa puede ser consultada por la prensa, sin necesidad de recurrir a las agencias.

El trabajo de un publirrelacionista se basa en una adecuada identificación y segmentación de sus públicos y en el profundo conocimiento de éstos. A partir de él, determina las necesidades de sus interlocutores en relación con la empresa, y diseña e implementa las estrategias adecuadas para satisfacerlas.

Es importante destacar que Internet no sustituye a los medios tradicionales, sino que se trata de un complemento de los mismos, gracias a su versatilidad. Además, en el mercado mexicano, como en otros países en desarrollo, no está generalizado. Son pocas las personas que tienen acceso a la red, en relación con la población del país, y pocos los lugares en los que se tiene acceso a ella, en relación con la extensión territorial.

Internet también ha optimizado las funciones de las agencias, incluso se ha convertido en una de nuestras fuentes más valiosas de información, sin la necesidad de reuniones semanales con los clientes, para obtener noticias, o bien de extensas sesiones de capacitación para comprender los productos y servicios de la empresa, Internet cubre toda la información que buscamos y es la herramienta que nos permite convertirnos en especialistas en la información generada por nuestros clientes.

Sin embargo, la moneda siempre tiene dos lados, y, por otra parte, Internet también trunca algunas de las actividades básicas y de mayor eficacia para los objetivos del negocio en la industria de las Relaciones Públicas.

La naturaleza de los servicios de RRPP, requieren del contacto personalizado y recurrente, de manera que los clientes se sientan protegidos, asesorados y respaldados por un especialista, que cuida y proyecta una imagen ideal de su empresa. Sin embargo el uso de la tecnología ha relegado éste tipo de dinámicas, pues ahora todo puede ser resuelto a través de correos electrónicos, video conferencias, foros y salas de chat, lo cual, aunque optimiza los tiempos y costos, enfría significativamente la relación cliente - consultor, e inclusive consultor – periodista.

Quizá la clave del éxito, como en todos los ámbitos, es el equilibrio y la adecuada combinación de ambas opciones. De manera que no dejemos atrás el lado humano de las relaciones públicas y sepamos aprovechar las innumerables ventajas que nos brinda la tecnología; como el hecho de que una cantidad impresionante de personas de todo el planeta esté conectada entre sí, interactuando en formas que hasta hace muy poco tiempo sólo eran concebibles en los terrenos de la imaginación y la fantasía.



**Colaboración Especial de: Marcela Hernández y Hernández, Licenciada en Ciencias de la Comunicación, basado en el libro “Relaciones Públicas” de Carlos Bonilla Gutiérrez por la editorial CECSA y el ITESM, México, 2003; México 2009.

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