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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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Técnicas de Comunicación para las Necesidades de la Organización

Comunicación Organizacional

Se dice que la segunda mitad del siglo XX se caracterizó por dar inicio a la era de la comunicación, empero en la actualidad vivimos una época de incomunicación en las organizaciones llámese empresa, escuela, familia, círculo de amigos, etc. Todos hablan de los medios masivos, no podemos estar sin observarlos o escucharlos, pero lo hacemos conscientes o simplemente somos repetidores de aquellos. No existe un control de la información, lo que forma parte de dicha incomunicación. La saturación de mensajes en la psique de los individuos, la información digerida por algunos para comprensión de otros, la no asertividad y deformación en los mensajes, son algunas de las causas de la incomunicación.

Es por ello que la comunicación organizacional como “nueva ciencia” se erige a través de varias disciplinas: antropología, teoría de la comunicación, administración, psicología, oratoria, Relaciones Públicas, entre otras, para converger en un solo sentido: optimar la comunicación interna y externa en las organizaciones. El marco de referencia que tenemos por “organización” está representado por todas las personas que ocupan los distintos roles de trabajo y están conectados por los flujos de información dentro de la misma.

Varios teóricos han expuesto sus conceptos acerca de esta disciplina para imprimir su sello original en la historia: “Thayer (1968)... dentro de la organización identifica tres sistemas de comunicación: operacionales (datos relacionados con tareas u operaciones); reglamentarios (órdenes, reglas, instrucciones); y de mantenimiento/desarrollo (Relaciones Públicas y con los empleados, publicidad, capacitación)” .

Uniendo cabos podríamos aseverar que la comunicación organizacional se ubica en un sistema complejo y abierto que influye y es influido por el entorno, su proceso implica flujos de mensajes dirigidos por personas donde sus actitudes, habilidades y conocimientos se cohesionan para dar forma a la Organización.

Se discute una confusión entre Comunicación Organizacional (CO) y Relaciones Públicas (RRPP), es evidente que ambas disciplinas van en direcciones similares, incluso se dice que persiguen el mismo objetivo: crear una imagen institucional y mantenerla atractiva; pero sus métodos son distintos. Mientras que la CO lo lleva a cabo procesando la información, manipulando los flujos comunicativos las RRPP se gestan por medio de acciones sociales o técnicas. Vale aclarar que la CO tiene sus raíces en las RRPP, siendo que éstas entre sus funciones manejaban la información de la organización, ahora la CO adopta esa función, la sistematiza y crea su materia de trabajo.

“La CO es una actividad que tiene como objeto la creación y mantenimiento de una imagen positiva a través del trabajo planificado y sistematizado de difusión de información. Las RRPP son una actividad que por su misma proyección y diversidad de funciones, sus alcances son rebasados, más allá de lo que realiza el departamento responsable de ellas” .

Es un hecho que tratamos de diferenciar a dos grandes disciplinas, aunque en la práctica no sea tan fácil, es evidente que cada una tiene sus métodos de trabajo y por si fuera poco, una depende de la otra, siendo ello el pilar en toda organización, Homs nos lista tres objetivos que ambas persiguen:

a) Creación y mantenimiento de una imagen institucional positiva. 
b) Establecimiento de canales de comunicación entre la institución y sus públicos. 
c) Establecimiento de una corriente de simpatía y aprecio, además de un clima de comprensión, apoyo y solidaridad entre la institución y sus públicos.

Enfocándonos nuevamente en el estudio de la Comunicación Organizacional y después de aseverar sus distinciones y comparaciones con otras disciplinas, debemos mencionar que la CO en su objeto de estudio identifica dos públicos: internos y externos; los primeros dirigidos hacia todo el personal que labora en la organización, incluyendo a sus familias; y el externo, el cual se compone de clientes, proveedores, instituciones públicas y privadas, asociaciones, etcétera.

Reconocemos que la CO fortalece el manejo de la información, creando técnicas sofisticadas de comunicación al tamaño de la necesidad de cualquier organización, siempre apuntando al crecimiento y sin perder de vista el objetivo de ésta.

 



**Colaboración Especial de: René Chávez, Licenciado en Ciencias de la Comunicación por el ITESM-Campus Estado de México. Socio director de punto C consultores s.c. Profesor titular de la Licenciatura en Ciencias de la Comunicación de la Universidad Anáhuac del Sur. 
comunicate@punto-csc.com; México 2009.


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