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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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Turismo y Relaciones Públicas

Antecedentes históricos en México

A lo largo de acontecimientos históricos y sociales que van desde los aztecas hasta nuestros días el turismo ha pasado por una serie de fenómenos y transformaciones, caracterizándose inicialmente como una necesidad y posteriormente como actividad, recreación y valorización de las costumbres, manifestaciones culturales y artísticas, así como de intercambio directo con otras sociedades.

En México, el turismo se convirtió inicialmente en una necesidad comercial religiosa y militar. Posteriormente con la expansión de territorial y poblacional, así como la creciente necesidad de trasladarse de un lugar a otro, se construyen una serie de lugares especiales para que la gente pueda hospedarse sin ningún problema fuera del lugar de origen.

El turismo representa toda una actividad histórica y social. Dicha actividad se ha tornado necesaria logrando una mayor interacción con el conjunto de elementos que conforman el desplazamiento y establecimiento de los turistas y de las comunidades en las que recae directamente esta actividad.

El turismo en México

En México, el fenómeno turístico internacional representa millones de visitantes al año y es el tercer generador de divisas, superado en un reducido margen por la exportación de hidrocarburos.

Nuevos caminos se han abierto al turismo, hasta convertirse en uno de los elementos básicos del comercio internacional, por lo que, ante la necesidad de una planeación y promoción turística integral, se unieron los esfuerzos.

La industria turística está conformada por una serie de actividades de bienes y servicios. Los bienes turísticos son todos aquellos objetos naturales o físicos, hechos y categorías espirituales, sucesos, etc., susceptibles de provocar un interés o un atractivo que, sobrepasando el marco local, influyan en el movimiento y en el desplazamiento de las personas con una finalidad turística. La sistematización de los bienes turísticos se establece de la siguiente manera:

a. Objetivos naturales
b. Atractivos naturales
c. Objetivos físicos
d. Hechos espirituales
e. Sucesos

La importancia o valor de un bien turístico depende del uso que se haga de él, es decir, de la frecuencia y de la intensidad con que sea objeto de goce, de contemplación, de aprovechamiento físicos o espiritual por parte de los turistas.

Los servicios turísticos se pueden definir como los hechos, las actividades, los productos elaborados, los productos elaborados, las fórmulas comerciales, etc., que permiten el tránsito, la facilitación, el acercamiento, el uso y el disfrute de los bienes turísticos a la masa de personas que, potencialmente o de hecho, se califican como turistas.

La red de servicios turísticos opera como una estructura organizada, permanente y especializada de servicios al turista, definiéndola como “el conjunto de actividades perfectamente diferenciadas entre sí, pero íntimamente relacionadas, que funcionan en forma armónica y coordinada con el objeto de responder a las exigencias de servicio planteadas por la composición socioeconómica de una determinada corriente turística”.

El servicio turístico puede ser determinado, o no, por una presentación física, material y exigir, o no, un pago estipulado o una contraprestación comercial o espiritual. De ahí la conveniencia de establecer un esquema general de los servicios turísticos.

Servicios básicos

  • La información, el consejo, la orientación general
  • La preparación de presupuestos, itinerarios, etc.
  • La entrega de literatura, mapas, fotografías.
  • La interpretación de idiomas, en ciertos casos.

Servicios elaborados

Son actividades turísticas de carácter comercial, como transportes, alimentación, alojamiento, espectáculos, seguros agentes de ventas, etc.

Suelen exigir un pago fijo a establecer directa o personalmente entre el prestador y el usuario.

La importancia de las Relaciones Públicas en la industria hotelera

Para una institución hotelera, el correcto aprovechamiento y difusión de sus instalaciones es, mas que para cualquier otro tipo de empresas, de vital importancia, ya que sus instalaciones son el producto mismo.

La importancia que para la empresa hotelera tienen las relaciones públicas es precisamente, al hablar de un hotel, se habla de sus instalaciones, sus servicios, su gente, su localización y los beneficios que, en comparación con otros hoteles proporciona a sus huéspedes.

Las relaciones públicas no son exclusivamente una nota informativa publicada en un periódico, alabando instalaciones o elogiando la atención recibida; son el resultado positivo de esas instalaciones y esa atención, por lo que para una empresa hotelera las relaciones públicas y el servicio a clientes se unen y complementan.

En el campo de la hotelería, el objetivo d la función de las relaciones públicas es ayudar o apoyar los esfuerzos de ventas y de operación de cada uno de los hoteles, haciendo notar a los huéspedes los servicios e instalaciones con que cuenta el hotel y atendiendo personalmente a cada uno, si esto es posible, creando así una imagen de atención, cordialidad y servicio personal.

Para que la función de las relaciones públicas cumpla con el objetivo descrito, debe existir total coordinación y cooperación entre diferentes departamentos del hotel directamente relacionados con la comodidad, estancia, y actividades de los huéspedes, así como con las actividades cívicas y sociales de los residentes de cada una de las ciudades donde actúa la empresa.

Instrumentos

Consultoría externa

La empresa puede contar con los servicios de asesores en relaciones públicas para que, a nivel nacional, proporcionen apoyo a cada uno de los hoteles según sus diferentes necesidades.

El canal de comunicación para obtener esta asesoría deberá ser la dirección de comunicaciones y relaciones públicas de la empresa.

Programación

1. Es conveniente la elaboración de un calendario de actividades para las diferentes áreas públicas, bares y restaurantes del hotel que desde luego represente un beneficio económico para la empresa.
2. La planeación y ejecución de eventos especiales que no representen carga financiera para el hotel, sino que, por el contrario, aumenten su ingreso.
3. La programación de eventos, tanto públicos como privados, para atraer a los residentes locales al hotel.
4. Ordenar y seleccionar fotografías para boletines internos y externos, con el propósito de llamar la atención de los huéspedes que se registren en el hotel respecto a los múltiples servicios con que cuentan éste, así como notas de interés especial.

Guía de actividades de relaciones públicas

Flujo de información 
· El hotel se identifica y/o crea la historia.
· Se redacta y distribuye el boletín para la prensa local, enviando copia a la dirección de comunicaciones y relaciones publicas.
· La dirección de comunicaciones y relaciones publicas selecciona, revisa, pule y distribuye el boletín a la prensa de la ciudad y a publicaciones turísticas nacionales.
· La dirección de comunicaciones y relaciones públicas recolecta los recortes de prensa de las publicaciones en donde se publicó la información y envía copia al hotel que la generó.

Programa de relaciones públicas para la apertura de un hotel

La expectación en el ámbito turístico y en otros sectores sociales que despierta la inauguración de un hotel puede generar mayo interés en dicho hotel que ningún otro evento en el resto de su historia. La inauguración de un hotel presenta la mejor oportunidad para crear una primera impresión que dure toda la vida.

La persona responsable de las relaciones públicas deberá iniciar su relación con el gerente general del hotel previo a la inauguración para recabar toda la información posible sobre la propiedad, misma que servirá para integrar un plan de relaciones públicas que defina y coordine los objetivos y públicos con las estrategias y medios de comunicación.

Una gran variedad de actividades pueden ser planeadas para crear interés en el hotel:

  • Conferencia de Prensa
  • Ceremonia de primera piedra
  • Fin de primera etapa de construcción
  • Ceremonia de preapertura
  • Ceremonia oficial de apertura
  • Ceremonia para la prensa
  • Gran apertura al público




BIBLIOGRAFÍA

Relaciones Públicas, Enrique Figueroa, Editorial EDAMEX, Pág. 93-125, 1997.

**Colaboración Especial de: Lic. Ana Lucía Quintana egresada de la Licenciatura en Ciencias de la Comunicación; México 2009.


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