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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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Las RRPP en el Mundo Digital

RRPP

*Los medios tradicionales ya no son el medio principal para los departamentos de Relaciones Públicas, éstas han evolucionado y no hay marcha atrás.

El constante uso de las redes sociales ha venido a cambiar la manera en que todas las personas se comunican y comparten la información. Las redes sociales han rediseñado el modelo en el que los humanos se comunican porque más allá de ser una moda pasajera, son una plataforma para consolidar relaciones, tanto personales como profesionales. Estas herramientas han cambiado el modelo de comunicación con clientes, haciéndola más ágil, rápida y transparente, con el objetivo de atraer nuevos clientes y consumidores, difundir la imagen de la marca o retener a los clientes existentes.

Este tipo de herramientas son un eficiente medio de comunicación, de relación y conversación, con una gran capacidad de repartir información, propagar mensajes y conocer rápidamente lo que opinan las personas y empresas a las que se desea llegar. Esta tendencia ha traído como resultado un poderoso impacto en la mayoría de las industrias debido a que las empresas desean crear estrategias para poder participar dentro de las redes sociales. Ante esta situación, las Relaciones Públicas no son una excepción, ya que los encargados de esta área tratan de comunicarse, escuchar a los consumidores y usar correctamente los canales para compartir información con sus audiencias clave.

Cada vez, las Relaciones Públicas se enfrentan a una fuerte evolución ya que se necesita complementar la forma tradicional de trabajo con un nuevo enfoque donde el uso de tecnología y redes sociales sean indispensables para escuchar, conversar y entender al público al que se desea llegar. El principal reto de las compañías y personas que se encargan de las Relaciones Públicas está en empezar a llevar el concepto de comunicación y de relación a su máxima expresión, utilizando aquellos canales que nos ofrece el Internet y los medios sociales; logrando que el consumidor o el cliente no sólo sea observador, sino que también participe y se involucre.

A través de las redes sociales como Twitter, Facebook, LinkedIn, entre otras, los medios de comunicación tradicionales han comprendido la importancia de conectarse con sus lectores o televidentes. Con las redes sociales, las compañías aprovechan la oportunidad de acercarse a los medios y a los usuarios para que, además de conocerlas, lleven a cabo estrategias que ayuden a incrementar su negocio logrando mayor cantidad de clientes por medio de estas.

Agencia de Relaciones Públicas al rescate

La elaboración de los mensajes, la adaptación al medio y a la audiencia que los percibe, el manejo de la retroalimentación, el monitoreo y la constante y permanente actualización, deben ser manejadas por personas profesionales que puedan utilizar correctamente las posibilidades que la comunicación online ofrece. El entender las ventajas y desventajas de las redes sociales es indispensable, al igual que adaptarse a sus características y aprender de la experiencia, de la práctica y errores en un entorno donde no existen expertos y la dinámica cambia constantemente.

Una Agencia de Relaciones Públicas debe estar en continua conversación con los directivos o partners de la empresa y siempre en coordinación con el departamento de marketing. El objetivo de una agencia de RP es posicionar a la empresa como experto en los temas que la compañía maneja, incrementar la visibilidad de marca de la misma, crear una relación e interacción con las audiencias a las que se desea llegar y así, poder difundir los beneficios de los productos o servicios que ofrezca para sus beneficiarios.

La Agencia de Relaciones Públicas debe encargarse de:

  • Escuchar a las audiencias para conocer qué, en dónde y si es positivo o negativo lo que se está hablando de la compañía.
  • Analizar a la competencia en medios sociales (benchmark), presencia de los voceros y competencia en medios impresos y web.
  • Identificar influenciadores y grupos afines como tomadores de decisión (CEO’s), líderes de opinión y stakeholders.
  • Elección de temas relevantes de la organización para hablar en las redes sociales.
  • Producir contenidos de valor a través de información propia de la empresa (whitepapers, videos, artículos etc.) para cada red social, no es lo mismo lo que se debe publicar en Twitter que en Facebook o YouTube. Cada red social tiene sus particularidades para lograr el impacto requerido por medio de sus respectivas herramientas para gestionarlo.
  • Promover la participación e interrelación con usuarios, es decir, se debe dinamizar el diálogo para mejorar con la comunidad el servicio y conectarse con sus necesidades.
  • Medir a través de herramientas que nos permiten evaluar todo el tiempo y ajustar la estrategia en cada red social. Internet tiene herramientas, como ningún otro medio, que permiten evaluar todo el tiempo y ajustar la estrategia en cada red social.

La Agencia de Relaciones Públicas debe llevar de una manera cuidadosa la información relacionada a las promociones, lanzamientos, descuentos, invitaciones a eventos, entre otros. Las redes sociales deben utilizarse con efectividad y verlas como otro canal alterno para llegar a más medios de comunicación y “fidelizarlos” con una buena estrategia; la cual deber ser información auténtica, valiosa y con contenido noticioso, pues la forma de trabajar de los periodistas ha cambiado de manera notable.

Los medios tradicionales ya no son el principal canal de comunicación para los departamentos de Relaciones Públicas, ya que estos últimos se han convertido automáticamente en un canal propio que puede comunicar en vivo (vía móvil) contenido de primera mano (a través de Twitter), compartir eventos y noticias a grupos (mediante Facebook), posicionar videos con palabras clave (por medio de YouTube) y hasta integrar toda la información en un sitio con blogs propios como estrategia para posicionar todo el contenido en los resultados de Google.

Es necesario conocer y entender la entrada a una nueva etapa de Internet. Este nuevo tipo de Relaciones Públicas no remplaza a la anterior, pero ha evolucionado y no hay marcha atrás. Dentro de una empresa es indispensable que existan personas calificadas e idóneas para llevar a cabo el trabajo porque esto permitirá que los clientes se sientan satisfechos con el servicio entregado, ya que se percibe la experiencia de quienes están a cargo de la atención de clientes.



**Colaboración especial de: Lic. Mariana Estrada Álvarez, Gerente de Cuentas Corporativas en InfoSol y Licenciada en Ciencias de la Comunicación; México, 2012.


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