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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  7 Aspectos de una Presentación Dinámica

7 Aspectos de una Presentación Dinámica

Porque para tener Éxito necesita grandes presentaciones

Hay 7 aspectos que la gente debe manejar cuando prepara y hace presentaciones. Un orador efectivo aprende cómo manejar los 7 aspectos al mismo tiempo. No prestar atención a todos estos aspectos puede resultar en una presentación inefectiva. No prestar atención a todos ellos puede resultar en un desastre.

1. Orador

2. Mensaje

3. Audiencia

4. Canal

5. Retroalimentación

6. Ruido

7. Ambiente


ASPECTO # 1 - El Orador

Uno de los principales componentes de cualquier plática o presentación son los propios oradores (la fuente del mensaje). A muchos oradores se les olvida que ELLOS son la presentación y NO los apoyos visuales. Muchos presentadores de nuestros días dedican mucho esfuerzo a los apoyos visuales y se olvidan de que son simplemente apoyos.

Hay tres factores que necesitamos considerar sobre cualquier orador:

a. Su motivación para hacer una presentación

b. Su credibilidad como orador

c. Su estilo de hablar o hacer la presentación.

a. La motivación de un Orador puede estar enfocada en términos de dos consideraciones:

==> Ya sea que esté involucrada una compensación personal directa (por ej. $$$) o una compensación indirecta (sentirse bien ayudando a los demás).

==> Ya sea como parte de compensaciones inmediatas ($$ hoy) o de compensaciones posteriores (obtener un título universitario después de cuatro años de estudios).

En esencia, un orador puede estar motivado por uno o AMBOS factores. Antes de hacer una presentación debe reflexionar sobre cuáles son SUS motivaciones.

b. Credibilidad del Orador:

Las ideas de un orador son tanto aceptadas como creíbles sólo en el grado en que el orador se perciba como creíble. La credibilidad del orador depende de su veracidad, competencia y buena fe. El orador que está bien organizado se considerará, en términos generales, competente. El orador agradable y dinámico se considerará más creíble que aquel que no tiene esa personalidad.

El factor fundamental que un orador proyecta es la actitud que tiene sobre sí mismo.

c. La presentación del orador:

La presentación, la forma en que el mensaje se transmite, debe complementar el objetivo de la plática. Una plática bien escrita pero muy mal expresada puede perder su efectividad rápidamente.

 

ASPECTO # 2 - El Mensaje

El mensaje se refiere a TODO lo que un orador hace o dice, tanto verbal como no verbalmente. El componente verbal puede analizarse en términos de 3 elementos básicos.

  • Contenido
  • Estilo
  • Estructura

Veamos cada uno de estos elementos.

a. Contenido - es lo que decimos sobre su tema. El contenido es la ESENCIA de su plática o presentación. Investigue su tema a fondo. Decida qué tanto abarcar sobre cada tema. Después decida sobre la secuencia casual que va a utilizar. Es importante que considere las necesidades de la audiencia, factores de tiempo y otros aspectos, conforme el contenido de su plática o presentación se prepara y se presenta.

b. Estilo - La manera en que presente el contenido de su plática es su estilo. Los estilos pueden variar desde muy formales a muy informales. La mayoría de las presentaciones caen entre estos dos extremos y en CADA caso, el estilo debe determinarse por lo que es apropiado para el orador, la audiencia, así como la ocasión y el entorno.

c. Estructura - La estructura de un mensaje es su organización. Hay muchas variaciones de organización, pero en cada caso, la estructura debe incluir:

  • una introducción
  • un cuerpo
  • una conclusión

La introducción debe incluir:

  • un inicio que capte de inmediato la atención del público como una cita o una estadística impactante.
  • una agenda.
  • el propósito o mensaje principal de su presentación.

El cuerpo debe incluir:

  • sus puntos o ideas principales.
  • puntos que apoyen su mensaje principal.

La conclusión debe incluir:

  • un resumen de sus puntos principales
  • un cierre convincente
  • tiempo para preguntas y respuestas, de ser apropiado.

Cuando las pláticas o presentaciones están mal organizadas, se reduce el impacto del mensaje y es menos factible que la audiencia acepte al orador o las ideas al orador.

ASPECTO # 3 - El Público

Como orador debe analizar a su público y después decidir cómo presentar sus ideas. Este análisis puede incluir consideraciones relacionadas a:

  • Edad
  • Sexo
  • Estado Civil
  • Raza
  • Ubicación geográfica
  • Membresía grupo
  • Escolaridad
  • Carrera

Por ejemplo, si está haciendo una presentación sobre "Carreras del Futuro", es vital saber cuál es la edad promedio de su audiencia. Una plática bien preparada pero no adecuada para la audiencia puede tener el mismo efecto que una plática muy mal preparada presentada a la audiencia correcta.. Ambas pláticas van a ser un rotundo fracaso.

Un análisis adecuado de la audiencia podrá asegurarle que hará la presentación correcta a la audiencia correcta. Para personalizar adecuadamente la plática, la mayoría de los oradores profesionales mandan a sus clientes un multi-cuestionario para poder recopilar información sobre ellos y su evento. Yo acostumbro llamarle a los interesados para saber cuáles son las tendencias actuales en su industria y preguntarles cuáles son sus objetivos.

Al usar la palabra "A-U-D-I-E-N-C-I-A" como siglas, he definido algunas categorías generales del análisis de audiencias que deben incluir sus encuestas:

A-udiencia - ¿Quiénes la forman? ¿Cuántos personas asistirán al evento?
U-tilidad
- ¿Qué tanto saben sobre el tema que va usted a presentar? D_emografía - ¿Edades, sexo, antecedentes escolaridad, etc.?

I_nterés -¿Por qué razones asisten a este evento? ¿Quién les pidió que asistieran?
E_ntorno ¿Desde qué lugar voy a hablar? ¿Podrán verme todos?
N_ecesidades
- ¿Cuáles son las necesidades del público? ¿Cuáles son sus necesidades como orador? ¿Cuáles son las necesidades de la persona que lo contrató?

C_onstruir - ¿Cómo puedo construir y personalizar mi mensaje a esta audiencia?
I_ magen
-¿Qué experiencia espera el público de parte del orador?
A_prender
- ¿Qué espera el público aprender de mi plática?

NOTA: Para una discusión más a fondo sobre este tema ver mi artículo sobre Análisis de la Audiencia. También, mi nuevo libro, "Presentaciones que no nos hacen Sudar - La Forma Fácil de Hablar en Público con Éxito" proporciona algunas preguntas específicas que usted puede hacer utilizando un cuestionario muestra.

ASPECTO # 4 - El Canal

Cuando nos comunicamos con nuestras audiencias, usamos muchos canales de comunicación. Ésto incluye canales no verbales, pictóricos y auditivos.

Es muy importante que use tantos canales como pueda para comunicarse con su audiencia. Entre más canales de comunicación use al mismo tiempo, mucho mejor. Aquí proporciono una breve lista de ejemplos para cada uno de esos tipos:

A. No Verbales

1. gestos

2. expresiones faciales

3. movimiento corporal

4. postura

B. Pictóricos

1. diagramas

2. gráficas

3. esquemas

4. dibujos

5. objetos

C. Auditivo

1. tono de su voz

2. variaciones en matiz y volumen

3. otras variedades vocales

ASPECTO # 5 - La Retroalimentación

Por "retroalimentación" me refiero al proceso a través del cual el orador recibe información sobre la forma en que el público recibe su mensaje y usted, a su vez, responde a esas señales.

El proceso de retroalimentación no está completo hasta que el orador responda a sus oyentes, incluyendo las reacciones del público a la respuesta del orador y así sucesivamente.

Puede hacer preguntas a los miembros de su audiencia e inclusive preguntarles qué entendieron del punto que acaba de plantear. Observe las señales no verbales y esté preparado a responder a todo tipo de reacciones de su audiencia a lo largo de su presentación.

Es su responsabilidad proporcionar la información que su audiencia necesita escuchar. Muchas veces la gerencia puede pedirle que transmita un mensaje específico a sus empleados que tal vez ellos no quieran oir. Pero, recuerde, la gerencia es la que le está pagando sus honorarios y usted es el responsable de comunicar ese mensaje que la gerencia quiere que transmita. Al mismo tiempo, es importante que sea sensible respecto a la audiencia y trate de establecer una relación con todo el público por medio de encuestas, conversaciones durante la hora social, e inclusive por medio de discusiones después de su presentación.

ASPECTO # 6 - El Ruido

Hay dos tipos de ruido que un orador debe confrontar:

a. Ruido externo

b. Ruido interno

Veamos cada uno de ellos.

Ruido Externo - consiste en ruidos, personas platicando, tosiendo, cambiando de tema, mala acústica, temperatura (demasiado calor, demasiado frío), mala ventilación e interferencia visual como poca luz o algo que obstruya tener buena visibilidad.

Ruido Interno - si un orador está confundido o poco claro sobre lo que quiere expresar, se debe a que hay ruido interno. El ruido interno puede surgir también si el orador no conoce o no analiza correctamente a su público.

El papel de la audiencia y del orador es de comunicarse simultáneamente entre sí. Es esta naturaleza transaccional de la plática lo que hace tan importante la retroalimentación e intenta eliminar el ruido.

Las formas más específicas que un orador puede usar para combatir el ruido son:

a. Usar más de un solo canal de comunicación al mismo tiempo (verbal y no verbal)

b. Usar el método de repetición y reafirmación

El orador puede ayudar a combatir este ruido haciendo un esfuerzo extra para usar tantos canales de comunicación como sea posible al mismo tiempo. Es importante incluir ambos medios de comunicación, el verbal y el no verbal.

ASPECTO # 7 - El Entorno

El lugar en donde va a hacer su presentación puede aumentar o interferir con la efectividad de su plática. Determine con anticipación cómo están las instalaciones antes de la plática. De esta manera puede planear adecuadamente su presentación o hacer los ajustes necesarios.

En lo personal recomiendo, cuando sea factible, visitar el lugar en donde se va a llevar a cabo la plática. Inclusive, llego al punto de preguntar el nombre del salón en el que voy a hacer mi presentación y le pido al coordinador de conferencias del hotel que me permita visitar el salón y confirmar todos los aspectos que me interesan.

En una ocasión en particular, hace varios años, fui a ver un salón alrededor de un mes antes una plática para una reunión de una empresa grande y pude observar que el salón NO TENIA equipo para micrófono. Ésto era un problema ya que se esperaba una asistencia de cerca de 800 a 1000 personas. Verifiqué con el hotel si había algún otro salón disponible para el mismo día del evento y me puse en contacto con el cliente para informarle sobre esta situación. El cliente a su vez le llamó al hotel y pudo cambiar el salón para su evento. Fue mi manera de planear mis pláticas lo que nos salvó a ambos, a mí y a mi cliente, de una situación muy penosa de no haber cambiado de salón. Desde entonces he dado pláticas para el mismo cliente durante los últimos 4 años, por la atención a detalles que proporcioné como parte de mi planeación cuando trabajé por primera vez para ellos. Este pequeño esfuerzo "extra" de mi parte me hizo inolvidable para el cliente.

Busque compromisos en que tenga que tomar la palabra como oportunidades para practicar sus habilidades de orador. Para estar realmente preparado y ser efectivo como presentador, debe ponerle mucha atención a todos los 7 aspectos antes comentados. Requieren práctica. El tiempo que dedique a recordar estos aspectos valdrán el esfuerzo de su parte.

Busque compromisos en que tenga que tomar la palabra como oportunidades para practicar sus habilidades de orador.

Para estar realmente preparado y ser efectivo como presentador, debe ponerle mucha atención a todos los 7 aspectos antes comentados. Requieren práctica. El tiempo que dedique a recordar estos aspectos valdrán el esfuerzo de su parte.

**Colaboración Especial de: María Hernández; Apoyado en el texto de Lenny Laskowski; México 2009.

 
 
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