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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  Los Líderes toman la Iniciativa y Comunican el Impacto de la Crisis a sus Colaboradores

En los contextos de crisis las organizaciones se preguntan qué conviene comunicar internamente, de qué modo, en qué momento, a quiénes y a través de qué medios. Para estos interrogantes existen tantas respuestas como profesionales a los que se les consulta.

Con el objetivo de encontrar puntos de referencia e ideas claras, durante el año 2009 coordiné una investigación entre compañía locales con más de 300 empleados para conocer cómo estaban gestionando sus comunicaciones. Este estudio fue desarrollado dentro del marco de nuestra Asociación Argentina de Comunicación Interna y el equipo de investigadores estuvo integrado por Andrea Lojo, Adriana Bottiglieri, Adriana Shimabukuro, Gonzalo Novara, Pilar Bravo y Virginia Marega Maggio.

 El primer dato alentador que obtuvimos fue que el total de las compañías encuestadas afirmó que gestiona formalmente su Comunicación Interna. El 70% manifestó que cuenta con un área o departamento formal y exclusivo mientras que en el 30% restante existe al menos una persona que, entre otras funciones, se ocupa de gestionarla.

Respecto a la cantidad de personas que integran el área, en el 85% de las empresas el departamento de CI cuenta con 1 a 3 personas como máximo. Si bien este número puede parece pequeño teniendo en cuenta que fueron encuestadas empresas con más de 300 empleados, el 78% aseguró que dispone del apoyo de consultoras o profesionales externos dedicados a la comunicación. Esta tercerización cubre un espectro amplio de trabajo que incluye la elaboración de diagnósticos, planes y herramientas.

Otro dato positivo fue que el 73% de las organizaciones estimó que durante el año se conservará el equipo de trabajo, un 19% consideró que se tomará más personal, mientras que el 8% afirmó que se entrenará a personal de otras áreas para que realicen tareas de CI.

En cuanto al presupuesto, más del 80% indicó que cuenta con un presupuesto propio y el 40% presenta un presupuesto mayor al del año pasado.

La comunicación de la crisis
La segunda parte de la investigación apuntó a conocer cómo estaban comunicando la crisis y qué peso político tenía la CI dentro de la empresa.

En cuanto a la importancia del área, la mayoría consideró que la Comunicación Interna es un aliado en los momentos de incertidumbre y el 70% afirmó que confía en que esta crisis es una oportunidad para demostrar que puede dar respuestas estratégicas.

Por otro lado, el 46% de las empresas aseguró que comunicó formalmente el impacto de la crisis y que la principal acción desarrollada fue la comunicación directa y cara a cara de la primera línea del management, es decir, los CEO, gerentes generales y directores.
Considero que este dato es uno de los más destacados de la investigación porque indica la iniciativa que tomaron los líderes en este contexto negativo y su voluntad de comunicar personalmente los temas críticos.

En mis seminarios sobre comunicación interna suelo preguntarle a los participantes cuántas personas hacen comunicación interna en sus empresas. Las respuestas por lo general son: “Yo solo”, “Somos dos”, “Todavía no hay nadie”, “Somos un equipo de 4 personas y una agencia externa que nos ayuda”, etc.

Mi pregunta posterior es cuántas personas trabajan en sus empresas. Y luego de que responden mi conclusión es que entonces en sus compañías “hacen comunicación interna” la misma cantidad de persona que trabajan, porque todos emiten mensajes constantemente.

Estas dos simples preguntas las utilizo para dejar en claro que la comunicación interna de una empresa no es patrimonio ni responsabilidad exclusivos de su área o departamento. En realidad todos son sujetos comunicantes, especialmente los líderes porque sus mensajes tienen más llegada, impacto y recordación. Por eso los datos que obtuvimos en esta encuesta me parecen valiosos: demuestran que los líderes son concientes del efecto de sus mensajes y acciones, y que además entienden que la comunicación no es una obligación sino una responsabilidad y una oportunidad inherente a su posición.

Finalmente, espero que esta investigación sirva como punto de partida para futuros estudios en la región y que entre todos podamos continuar aprendiendo, mejorando y difundiendo conocimiento para mejorar la gestión de la Comunicación Interna en nuestras organizaciones.

**Colaboración Especial de: Alejandro Formanchuk, especialista en Comunicación y Speaker, Director de Formanchuk & Asociados, Presidente de la Asociación Argentina de Comunicación Interna, Director de WikiCity Foundation (España) http://www.formanchuk.com.ar/todosignifica . Argentina 2013.

 
 
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