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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  Crisis en Organizaciones. Dirección y Comunicación en el Calor del Caos

En la actualidad, el valor de las grandes empresas radica cada vez menos en sus bienes físicos (fábricas, maquinaria, edificios, etc.) y más en sus activos intangibles (conocimiento y experiencia de sus empleados, imagen pública de la empresa, posicionamiento de sus productos, etc.) por lo que cada vez toma mayor importancia una adecuada gestión de estos.

Se define como crisis a un acontecimiento extraordinario, o una serie de acontecimientos, que afecta de forma diversa la integridad del producto, la reputación o a la estabilidad financiera de la organización; o a la salud y bienestar de los trabajadores, de la comunidad o del público en general.

Resulta difícil establecer una tipología completa de todas las crisis, por lo que se proponen algunas categorías:

  1. Fenómenos naturales (inundaciones, terremotos, etc.).
  2. Crisis relacionadas con la salud y la alimentación (epidemias, intoxicaciones, etc.).
  3. Acontecimientos políticos y conflictos sociales (protestas violentas, conflictos políticos y comerciales, etc.).
  4. Accidentes (relacionados con el transporte que afecten el medio ambiente, incendios, derrames químicos, etc.).
  5. Eventos de origen criminal (secuestros, asesinatos, sabotajes, etc.).
  6. Asuntos jurídicos (de discriminación racial, de abuso sexual, plagios, etc.).
  7. Hechos de tipo económico (bancarrota, fraude, corrupción, etc.).
  8. Retirada de productos (defectos de fabricación, por utilizar sustancias prohibidas en su elaboración, etc.).
  9. Ataques informáticos (virus, entrada de hackers a sistemas, etc.).

Cómo actuar frente a una crisis

Para enfrentar una crisis, una empresa debe contar con un "comité", en el que se integra la alta dirección y los responsables de diversas áreas, dependiendo del tipo de empresa que se trate: legal, producción, finanzas, logística, recursos humanos y, por supuesto, comunicación.

La mejor manera de estar preparado para una crisis en la empresa empieza por contar con un manual en el que se establecen, desde un principio, los mecanismos básicos para abordar situaciones contingentes, inmediatamente después de ocurrido el acontecimiento.

Ante una crisis, el papel del consultor en comunicación es muy importante por lo que debe fijar su atención en:

  1. Reunir toda la información posible.
  2. Evitar los vacíos de información comunicando lo antes posible.
  3. No apresurarse a comunicar por la presión de los periodistas u otros grupos.
  4. Determinar el formato de la comunicación (nota de prensa, carta, reuniones con representantes, conferencia de prensa...).
  5. Establecer un mecanismo de monitoreo inmediato en todos los medios para comprobar el alcance de la crisis.
  6. Determinar la secuencia y la coherencia de la comunicación, en caso de que se trate de una crisis con extensión en el tiempo.
  7. Aconsejar sobre la política de la compañía en cuanto a rumores e imprecisiones aparecidos en los medios de comunicación.
  8. Proponer el plan de acción para el relanzamiento de la imagen corporativa que contemple a todos los públicos.

Por el contrario, lo que no debe hacer el consultor es:

  1. Informar sin el conocimiento previo y la aprobación del comité y de la alta dirección.
  2. Permitir que los miembros del comité hagan declaraciones públicas sin preparar previamente sus intervenciones.
  3. Comunicar sólo a los medios "amigos".
  4. Mentir sobre información crucial.
  5. Reservarse datos fundamentales para minimizar el acontecimiento.
  6. Mostrar incompetencia, falta de control y arrogancia.
  7. Ser insensible a las implicaciones emocionales entre los afectados por el acontecimiento.
  8. Dar información "off the record" a periodistas u otros representantes de grupos involucrados.
  9. No considerar todas las posibles implicaciones del acontecimiento.
  10. Tener en consideración sólo a los periodistas a la hora de comunicar.

Nunca está de más tener en cuenta que las mejores decisiones son las que se toman racionalmente, aunque en momentos de crisis es difícil guardar la calma. Pero también se tiene que considerar que los intereses de la compañía por salvaguardar su negocio, deben equilibrarse por las necesidades emocionales de los afectados por los acontecimientos.

Una crisis bien gestionada da la oportunidad de atenuar el signo negativo de la cobertura mediática e, incluso, es posible lanzar mensajes positivos sobre la empresa, sus productos y servicios o reposicionar una marca y fortalecerla.

**Colaboración Especial de: María Muñoz García, Licenciada en Periodismo por la Escuela de Periodismo Carlos Septién,, con información obtenida de http://www.rrppnet.com.ar/comunicacionencrisis.htm. México 2009.

 
 
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