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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  El Arte de Comunicarse Efectivamente

El Arte de Comunicarse Efectivamente

Consejos sobre todos los aspectos para lograr una presentación exitosa

¡De qué se trata esta sección!
No intentamos enseñarle cómo ser un gran presentador. Muchos de ustedes que visitan esta sección han estado comunicándose efectivamente por años. Por favor considérenla como una revisión. Hemos tratado de conjuntar muchos consejos sobre presentaciones, con la esperanza que algunos activen conocimientos anteriores, otros quizás son nuevos para ustedes. Cuando terminen y salgan de este sitio, queremos pensar que sus siguientes presentaciones serán más naturales o quizás mejores, por el simple hecho de haberles recordado algunas cosas que probablemente ya sabían. Tenemos la certeza que sus próximas presentaciones serán mejores.

Hay que plagiar sólo lo mejor de lo mejor
Me gusta pensar que unos cuantos puntos aquí mencionados representen "saltos intuitivos" en la teoría de la presentación, que sólo se encuentran aquí. ¡Es muy posible! Acabo de reunir en un solo lugar muchas "gemas" acumuladas durante los años, En particular, algunas de las fuentes regulares que he encontrado valiosas para este tipo de información que incluyen: Ventas y Estrategias de Mercadotecnia, Revista de Presentaciones, Tom Hopkins; El Arte de Vender, y otras. Por supuesto que la sabiduría de estas fuentes tuvieron su origen en muchos otros lugares.

Al prepararse para una Presentación:

  • La Estructura de una Presentación
  • Las Reglas Básicas para Buenas Presentaciones
  • ¡Es el momento de hablar!

La Estructura de una Presentación

1.- La Regla de Dígales : Dígales lo que va a decirles, Dígaselos, y después Dígales lo que les dijo.

Traducción: Empiece con una introducción; incluyendo una "agenda" o serie de metas para la presentación, proporcione el contenido, la información, y resuma la presentación.

2.- Lo Último es Primero : La diapositiva del Resumen / Conclusión

Un "hecho" investigado respecto a las presentaciones y que ha estado circulando por algún tiempo es que la mayoría de las personas que asisten a una plática no "recordarán" más de cinco puntos clave. Lo que aún no ha sido confirmado es ¿cuáles son esos puntos clave? Desde el punto de vista ideal, el presentador debe tener una lista de los cinco puntos/conceptos/hechos más importantes que deben recordarse. Los asistentes deben escribir los cinco que recuerdan.

3.- Ahora bien, ¿cuál es la correlación?
-¿Está transmitiendo su mensaje?

O sus oyentes recuerdan puntos sin importancia y no captan sus ideas clave. Suficientemente serio es el hecho que sólo recuerden 5 puntos, mi teoría al respecto es que usted y ellos no consideran importantes las mismas cosas -- ¿Qué pasa si ellos recuerdan sólo un punto que usted considera importante? ¿Qué hacer para que sus oyentes recuerden lo que a usted le interesa que recuerden? Si tomamos lo anterior como una verdad, ¿Qué impacto debe tener para crear una presentación efectiva?.

¡Empiece con la Última Diapositiva! Correcto, cuando esté listo para preparar su presentación, olvídese por un minuto de los detalles, olvídese de la organización de la presentación, en vez de ello:

¡Prepare primero la diapositiva de su conclusión o resumen! Debe enfatizar los puntos más importantes que piensa cubrir. Una vez que haya visualizado esos puntos, es relativamente fácil construir su presentación alrededor de ellos.

Curiosamente, regresamos a la regla de dígales. Aún la gente más brillante de su audiencia puede necesitar ayuda para decidir cuáles son los puntos que usted considera más importantes. ¡Ayúdeles!

Las Reglas Básicas para Buenas Presentaciones

1.- KISS - Keep It Simple Stupid (No se quiebre la cabeza, entre más sencillo mejor)
Hay muchas maneras de aplicar este viejo dicho. El punto es que entre más complicada sea su presentación, más problemas tendrá. La nueva tecnología es maravillosa, pero no empiece a describir el equipo nuevo 15 minutos antes de iniciar su plática. Mantenga su presentación enfocada en el mensaje, no se deje llevar por efectos especiales y el alarde del alboroto publicitario. No importa lo que haga, no rente equipo que esté programado para llegar 10 minutos antes de su presentación. Verifique todo con anticipación. Después, verifíquelo de nuevo.

2.- Ensayando la Presentación
Tenemos algo que decir sobre las improvisaciones: ¡Olvídelas! Para presentar la imagen más profesional, necesita saber su presentación. Está bien que de vez en cuando se aparte del "guión" principal, pero jamás serán aceptables las presentaciones vagas que carecen de enfoque, o aquellas que dependen demasiado en notas o pausas largas para poner en orden sus pensamientos. Ensayar la presentación implica mucho más que sólo repasar lo que va a decir. Ensayar incluye la presentación completa. Use también las mismas herramientas. Si va estar usando diapositivas, o un proyector, y tiene acceso al salón en el que se va a llevar a cabo la presentación, ensaye allí. ¿Usará un mouse de control remoto y un apuntador láser para la presentación, usará un micrófono? Ensaye su presentación con esos dispositivos.

3.- No memorice
Ensayar es una cosa, pero memorizarla y presentarla de memoria no es la manera de hacerlo. Necesita hacer una presentación no una recitación.

4.- Use sus notas con moderación.
Si dedica mucho tiempo a leer sus notas puede dar la impresión a su audiencia de que no está preparado.

5.- Vístase para el éxito.
Algunos dicen que nunca debe vestirse demasiado elegante para una presentación. Hay quienes no están de acuerdo. Lo que nosotros creemos es que hay otros factores que entran en juego, particularmente la forma en que usted se desenvuelva en cada situación. Lo que tendrá mayor impacto será el manejo y la seriedad de su presentación, esté o no esté vestido elegantemente. Pero todos coinciden en que nunca deberá presentarse vestido de manera inapropiada. ¿Cómo determinar lo que es apropiado? En el peor de los casos, pregunte. Todo es parte de hacer las cosas correctamente.

6.- Marque su propio ritmo - no hable demasiado rápido ni demasiado lento.
Como regla general, cada "diapositiva" requiere por lo menos 10 segundos y ninguna más de 100. Si se encuentra dedicando varios minutos a una sola diapositiva, piense en la posibilidad de dividirla. (No sugerimos lo anterior como una regla sino como una buena directriz. Obviamente algunas gráficas o cuadros pueden requerir varios minutos para presentarlas adecuadamente.) Entonces, de nuevo, tal vez sería mejor presentarlas como una "diapositiva" múltiple. Si ya terminó con una "diapositiva" - quítela. No deje una imagen para su audiencia cuando pase a tratar otros puntos.

7.- Las Herramientas de la Presentación
Diapositivas, Proyectores DLP y LCD, Laptops, paneles LCD, Videos, Multimedia, Sonido, Apuntadores Laser, Micrófonos de Solapa, Retroproyectores, Impresoras Calidad de Fotografía, Impresoras de Posters &. Hay muchas herramientas de presentación que usted tiene disponibles como presentador. Determine sus necesidades de comunicación, el ambiente de la presentación, y seleccione el grupo correcto de herramientas para transmitir su mensaje.

"CREANDO MATERIALES DE APOYO
Estupendo, contó con todos los elementos para hacer la mejor presentación de todos los tiempos. Usted se veía bien, su público reaccionó positivamente. No pudo salir mejor, entonces ¿qué falló?

Varios de los asistentes regresaron a sus organizaciones. Fueron a informarles a sus jefes, después de dos preguntas fue evidente que habían entendido el concepto. Infortunadamente, también fue evidente que no tenían los detalles. ¿Por qué? Por falta de documentos/folletos. Cuando todas las demás piezas del rompecabezas están en su lugar, no limite la fuerza de su mensaje, proporcione los materiales de apoyo correspondientes.

¡Es el momento de hablar!
Dando una Presentación Efectiva

-Sobre el Miedo y la Muerte

El Público Desnudo.- Se ha dicho que la mayoría de la gente, incluyendo a muchos grandes ejecutivos, le tienen más miedo a dar una plática ante un grupo grande que miedo a la muerte misma. Si usted es así de nervioso cuando se trata de hacer una presentación, una vieja técnica que hemos escuchado antes es: Salga, vea a su alrededor, cierre sus ojos por un momento e imagínese a la gente que está en la primera fila ya sea desnuda o en ropa interior (dependiendo de sus principios morales). De cualquier manera, se dice que tiene un efecto relajante, casi humorístico.

La persona que dijo "no hay nada que temer, excepto al temor mismo" nunca se ha visto a la mitad de una presentación frente a una computadora que falla, las diapositivas regadas en el suelo, el carrusel de las diapositivas atorado &. Elija una o dos personas que pueda ver fácilmente y "diríjase" a ellas. Ah, pero asegúrese de observar a las demás, pero concéntrese en sólo unas cuantas. Esto puede que sea o no sea una manera de resolver su "audienciafobia" pero lo mantendrá en contacto con su audiencia y le proporcionará algo de retroalimentación.

-Su lugar como Presentador
Controlando a su Audiencia, no a su Computadora

1.- Vea de frente a su audiencia

2.- Observe a sus oyentes

3.- Haga contacto visual - no se mueva alrededor del salón, no vea hacia abajo. El moverse alrededor del salón puede ser signo de nerviosismo, en tanto que mirar hacia abajo, puede ser interpretado como "está tratando de recordar lo que sigue". (Recuerde --usted es el orador - se supone que usted sabe).

4.- Haga a un lado a la computadora - es decir - no se esconda detrás de ella. Obtenga un mouse remoto y regrese al frente del grupo, adonde usted debe estar como presentador, líder, moderador y comunicador.

-Diferir las preguntas, dar seguimiento
Dependiendo de la naturaleza de la reunión en donde va a tomar la palabra, puede ser apropiado contestar preguntas durante la presentación. En algunos casos es conveniente contestar las preguntas de inmediato. En otros casos, puede contestarlas más adelante, o preferir hacerlo después de la reunión. Usted es el mejor juez para saber cómo manejarlas. Conserve el control del flujo de la presentación. Cuando sea conveniente, difiera las preguntas para más adelante o para después. Es perfectamente aceptable contestar: "Me gustaría referirme a su pregunta más adelante cuando cubra &." o "usted y yo podemos discutir este punto al terminar la presentación &" o "Infortunadamente, no cuento con esa información en este momento. Por favor búsqueme después de la reunión para darme su nombre &.. se la enviaré la próxima semana."

En caso de diferir alguna pregunta: Cumpla lo prometido. A la larga nada dañará más su credibilidad que el hecho de no cumplir con su palabra.

Midiendo a su Audiencia Indicadores: ¡si alguien ronca, es realmente una muy mala señal!

Hemos sugerido que enfoque su plática a unas cuantas personas de su audiencia. ¿Están atentas? ¿Qué puede captar de su lenguaje corporal - están inquietas o viendo constantemente la hora? ¿Están tomando notas? ¿Se están durmiendo? En serio, depende de usted tomar nota sobre qué partes de su presentación están logrando un impacto y cuáles se van al limbo.

La tecnología calma los nervios: Estamos en los años noventa, tiene una laptop y un proyector. En los últimos años los productos para presentaciones han logrado avances gigantescos. Por ejemplo, los proyectores actuales han tenido una evolución en los últimos dos años por lo menos igual que las computadoras en los últimos cinco. Con las grandes mejoras en capacidades, todo mundo espera más de usted y de su presentación. Como ya hemos dicho en muchas ocasiones, los cambios son tan rápidos que usted tiene que Dirigir, Imitar, o Salirse del Juego.

"La última vez el público pensó que mis diapositivas eran sensacionales (1998)"

-Presentaciones: El Estado de Confusión o "la presentación es hasta mañana"

"Me costó trabajo dormir en el avión, con una PC sobre mis piernas."

En pocas palabras: NO ESPERE HASTA EL ÚLTIMO MINUTO PARA TRABAJAR SOBRE SU PRESENTACIÓN. Todos sabemos que pocas presentaciones están realmente terminadas y "listas" inclusive unos cuantos días antes de la presentación. Esto sucede aún cuando tengamos las mejores intenciones. Empiece su presentación lo antes posible. Estará haciéndole cambios a última hora de todas maneras.

No sea ingenuo, el éxito depende del conocimiento, no de las gráficas Este concepto tal vez sea un corolario del concepto KISS: El propósito de su presentación es comunicar ideas e información, no deslumbrar a la gente con gráficas sofisticadas. Usted quiere que al terminar la sesión, la audiencia salga discutiendo sus ideas, no comentando las gráficas o los efectos especiales, etc.

-Su presentación logra concientizar: o ¿Cómo impresionar?

Alternativa: No logra concientizar a su audiencia

Si tiene que hacerlo de nuevo y de nuevo.- Usted ya desarrolló el contenido, siguió todas las reglas, todo lo que tiene que tener en la presentación está allí - dirección, enfoque, información, apoyo.

Ahora ¿qué agregar para hacerla mejor?

Entusiasmo.- Nada le ayudará más a su presentación que comunicarse con pasión y confianza. No tiene que ser una predicación evangélica "¿CREEN ustedes? - YO CREO," pero la audiencia reconocerá su creencia y confianza, y esto añadirá credibilidad a su mensaje.

El poder del lenguaje.- Las palabras que seleccione tendrán un impacto dramático en la reacción de sus audiencias -tanto de sus ideas como de su efectividad como presentador.

Su procesador de palabras tiene un diccionario - aprenda cómo usarlo - efectivamente. Use las palabras "poder" y "mando" para obtener la atención de sus audiencias para dar la impresión de confianza y competencia. Unos cuantos ejemplos: En vez de "yo creo que estarán de acuerdo" intente usar "estoy cierto de que estarán de acuerdo". "Espero que consideren" en vez de "yo recomiendo que ustedes consideren". Diríjase a su audiencia en segunda persona. La palabra "ustedes" es muy poderosa, en general las audiencias reaccionan mucho mejor cuando se les habla en segunda y no en tercera persona como "ellos". "Como participantes, ustedes se beneficiarán &." en vez de "los participantes se beneficiarán &." No sólo debe poner a trabajar un diccionario para encontrar "mejores" palabras con más impacto, pero también para evitar el uso excesivo de la misma palabra una y otra vez. (A través de este sitio de la web hemos sufrido el uso excesivo de las palabras necesidad, requerimiento, y solución, inclusive con el diccionario hemos disfrutado poco alivio, pero probablemente hemos reducido el uso de la palabra "necesario" en un 50%.) Por otro lado, "requerimiento" y "requisito" tienen un impacto más poderoso.

Humor.- La cantidad adecuada de humor - usada razonablemente, puede llevar a crear rapport con su audiencia, y mantenerla interesada y atenta. Como regla general, no cuente chistes por respeto a su público, ponga el sentido del humor en donde mejor convenga, con relación a un punto, o durante un receso entre secciones. Pequeñas dosis de humor o un comentario irreverente de vez en vez puede hacer milagros para darle vida a su presentación. Recuerde, una audiencia soñolienta recuerda muy poco. ¡No tiente a su suerte! El ensayar su presentación frente a personas es una muy buena manera de poner a prueba la "aceptabilidad" de su humor.

Citas.- Las citas apropiadas pueden tener un fuerte impacto en su audiencia. No siempre es posible encontrar citas que estén directamente relacionadas con su presentación, pero sí es fácil encontrar una serie de citas que complementen o promuevan conceptos que son parte de su presentación.

A un presentador que conozco que está en el negocio de mercadotecnia de multi-niveles, le gusta citar a una serie de "visionarios" de la computación, incluyendo a Thomas Watson (IBM), Ken Olson (DEC), Bill Gates (Microsoft) & &.

Estas citas son de hace muchos años:
· Thomas Watson (ex--presidente de la IBM, no creyó que las computadoras podrían llegar a ser populares.)
· Ken Olson (fundador y ex-presidente de DEC) no podía imaginarse para qué alguien podría querer tener una computadora en casa.
· Bill Gates penso que 640K de memoria sería suficiente para todos.

Con la menor credibilidad que pueda percibirse que tenga gran parte de la mercadotecnia de multi-niveles, todas estas citas que están "muy lejos de la realidad" proporcionan una historia de cautela que nos dice que las percepciones no son siempre ciertas. Todavía mejor, después de las primeras dos o tres citas, la audiencia está "esperando" más -porque están teniendo gran impacto en la audiencia.

Resultado: ¡Haga que sus Citas sean relevantes -- e interesantes!

¿Cuál es la diferencia entre su audiencia y un elefante? ¡El elefante nunca olvida - la audiencia ocasionalmente recuerda!

-El Arte de la Regla de Cinco (Cinco recordatorios de presentación en cinco categorías)

1.-Cinco cosas que deben hacerse: Ensayar

1. Cuando ensaye frente a personas, elimine el panorama general y su diapositiva del resumen. Busque lo que les resultó interesante, memorable, confuso. Haga una lista de lo que pensaron que era más importante. ¿Captaron su mensaje?

2. Pruebe todo el equipo antes de su presentación.

3. Ensaye usando tantas herramientas de apoyo como las que tenga pensado usar durante el evento real.

4. Tenga un plan de soporte: Qué pasa si su proyector se declara en huelga, su computadora no arranca y el carrusel de diapositivas se quedó en el avión. Cuál es su plan B (¿ya lo ensayó?)

5. Introducción, Objetivo, Panorama General, Presentación, Resumen (Conclusión)

2.-Cinco cosas que deben hacer sus oyentes

1. Permanecer despiertos.

2. Recibir la información que buscan.

3. Captar su mensaje.

4. Llevarse materiales de apoyo que les ayude a dar a conocer la información que usted presentó.

5.Actuar basados en su información.

3.-Cinco cosas que debe hacer al terminar

1. ¡Agradezca la presencia de sus oyentes!

2. Proporcióneles material

3. Póngase a sus órdenes

4. Proporcióneles una forma de ponerse en contacto con usted

5. Obtenga retroalimentación - Busque la manera de saber qué piensan sobre usted, qué cosas aprendieron, qué esperaba aprender pero no aprendieron, cómo puede mejorar su presentación, cómo mejorar sus habilidades de comunicación.

**Colaboración Especial de: Lic. Angel Sánchez, egresado de la Licenciatura de Ciencias de la Comunicación; México 2009.

 
 
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