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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  El Plan de Comunicación, Integrador de la Visibilidad Empresarial

Todo objetivo comunicacional requiere del desarrollo de una estrategia coordinada sobre todas las actividades a elaborar y cuya relación da coherencia a todas y cada una de estas acciones. El plan de comunicación distingue el beneficio de incorporar todos los elementos mediante establecer un método con todos los actores, incluidos el involucramiento de la empresa misma para la que se desarrolla dicho plan.

Existen diversas concepciones acerca de un plan de comunicación, que en general recaen en las siguientes definiciones:

*Es la manera de estructurar la fluidez de la información, así como la planeación de los medios y canales que se utilizarán para tal efecto.
*Es la mejora de la calidad de las relaciones con el exterior y entre los miembros de la propia empresa.
*Es el intento de esquematizar el futuro a corto y largo plazo de la comunicación de la empresa.
*Es un instrumento de administración estratégica que persigue implicar a las personas de la organización en la misión de la misma y dialogar con los públicos externos para conseguir el desarrollo de los objetivos institucionales y para facilitar su redefinición futura.

Pasar de la estructura, con una análisis previo sobre la situación de determinada compañía, requiere una elaboración diacrítica completa y a conciencia, pero que en su conjunto darán sentido a todas y cada una las soluciones propuestas para garantizar la efectividad del elemento que agregue un valor agregado a los resultados buscados y, ante todo, el éxito del método de planificación.

La mayor parte de los pasos del plan de comunicación conllevan una coordinación entre cada una de sus partes. Los pasos a seguir se delinean a continuación:

Descripción de la situación

Es la introducción al plan de comunicación por lo que expone sumariamente las principales conclusiones del proceso de investigación y análisis, descubriendo los factores más relevantes que pueden influir en el proceso de comunicación, interpretando la situación de la empresa, señalando los elementos prioritarios con los que trabajará comunicación y por qué.

Objetivos de comunicación

Son los fines que se pretenden lograr con el plan de comunicación. Puede haber un objetivo único y que englobe todo lo propuesto por el plan, pero lo más frecuente es que exista un objetivo general apoyado por otros objetivos específicos que cubren distintas áreas del negocio; por ejemplo, posicionar a la empresa como una organización que está a la vanguardia de su sector en administración, experiencia y tecnología, que sería el objetivo general; objetivo productos: demostrar la superioridad tecnológica de los productos de la empresa frente a otros en el mercado; objetivo comercial (clientes): diferenciar el servicio que presta la empresa a sus clientes, aportándoles de información útil; objetivo con la comunidad: mejorar las relaciones donde se encuentra localizada la fábrica.

Estrategias de comunicación

La estrategia es la expresión de cómo se pretende alcanzar esos objetivos. Describen a grandes rasgos, de forma general, las actividades que se detallan en el plan, pero no las concretan. Por ejemplo, una estrategia no explicaría en detalle las acciones concretas que ello supone, como entrevistas, notas de prensa, etc. Sí, como es lo frecuente, se tienen objetivos específicos para distintas necesidades, se formulan estrategias para cada uno de los objetivos.

Públicos objetivo

Son esos grupos de personas a los que nos estaremos dirigiendo con la comunicación. Tras elaborar los objetivos y la estrategia es mucho más fácil definir a qué públicos se debe dirigir el plan de comunicación. Es evidente que uno de los públicos serán los medios de comunicación, aunque éstos casi nunca son el público objetivo final, ya que realmente actúan como públicos intermedios por medio de los cuales se llega a los públicos objetivos que interesan, pero que leen, escuchan o ven los medios, como son los empresarios, políticos, amas de casa, jóvenes, consumidores en general, entre otros.

A veces la definición de los públicos es el primer ejercicio que se hace en el proceso del plan de comunicación, después de la fase de investigación. Sabiendo con qué públicos se requiere comunicarse, se sabe de antemano por qué y así se puede definir el objetivo de comunicación y las estrategias correspondientes. Si, por ejemplo, la empresa ha atravesado por una racha de problemas con la comunidad local, se sabe que los vecinos de esa localidad o sus líderes de opinión conformarán uno de los públicos de la compañía.

No obstante es interesante siempre hacer una lista completa de todos los públicos a los que se dirigirá la estrategia y con los que se buscará alcanzar los objetivos de comunicación, factor que permite marcar prioridades y eliminar los menos importantes si por razones de recursos o capacidad se tiene que ser selectivo.

Cada objetivo de comunicación puede tener uno o varios grupos de público objetivo.

Mensajes básicos o clave

Cuando se cuenta con un gran número de públicos distintos, en ocasiones se hace necesario también definir qué tipo de mensaje fundamental vamos a transmitir cada grupo. Es un ejercicio muy práctico, que permite enfocar concretamente la idea clave que debe estar siempre presente en toda la comunicación que se dirija a ese público.

Volviendo a la empresa que tiene problemas con la comunidad, quizá lo que se necesite es transmitir permanentemente en todas las acciones el mensaje de que "es una empresa plenamente integrada en la localidad y tiene ejemplos de su colaboración con la comunidad." Este mensaje básico se incluirá siempre que se lleve a cabo una acción con ese público objetivo, bien expresándolo abiertamente, bien dejándolo entrever.

Acciones recomendadas

Son esas actividades concretas que se llevarán a cabo según la estrategia marcada, e incluyen una descripción completa de cada actividad. Se deben ordenar por importancia o envergadura, o cronológicamente.

Un buen ejemplo sería una estrategia de "llevar a cabo una campaña informativa" se puede realizar de varias maneras. Las actividades concretas típicas para ese tipo de estrategia serían: elaborar una carpeta de prensa con textos de acuerdo a contenidos concretos; preparar una lista de periodistas y medios de interés; realizar reportajes fotográficos sobre personas, locales o productos como apoyo a la información; organizar una rueda de prensa para dar conocer el tema, en determinado lugar, fecha y tipos de medios; redactar notas de prensa sobre los contenidos y la intención de cada uno de ellos; establecer contactos personales con los periodistas y ofrecerles entrevistas personales a determinados medios de acuerdo al tema de su interés.

Calendario

Es el detalle de cada actividad según las fechas previstas para llevarse a cabo. Se debe reflejar esquemáticamente en una sola hoja que a simple vista de un panorama completo del trabajo a realizar. Aquellas actividades continuas, es decir, aquellas que cuentan con largos plazos deben estar reflejadas en cada uno de los periodos del calendario.

Presupuesto

Debe reflejar en detalle la estimación del costo de cada elemento del plan de comunicación. Se deben incluir las partidas, por pequeñas que estas sean, como por ejemplo, los honorarios de la agencia de comunicación; el costo del diseño de impresiones, folletos, etc.; reserva de gastos administrativos, alimentos, renta de equipos de sonido y mobiliario, entre muchos otros.

** Colaboración Especial de: Javier Flores, egresado de la Licenciatura de Ciencias de la Comunicación. Texto basado en el libro: "La gestión de la comunicación - Guía Profesional" de Hans Johnsson. Ediciones Ciencias Sociales. Madrid 1991. México 2009.

 
 
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