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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  Estrategias de Comunicación en Situaciones de Crisis

Ya sea porque se fue gestando en el día a día, o porque, sin el menor aviso, un evento dramático sacudió la organización, el momento de enfrentar una crisis llega y se tiene que hacer de la manera más inteligente.

Lo primero a determinar es el nivel necesario de comunicación con los públicos externos. La mejor manera es ponerse en los zapatos de dichas audiencias. Es decir, “Si yo fuera ellos, ¿qué tan molesto estaría si no recibiera suficiente información?” En la medida en que la respuesta sea positiva, usted necesita incrementar el nivel de comunicación.

En situaciones de crisis es necesario determinar las estrategias de comunicación específicas para las diferentes audiencias. Entre ellas, podemos encontrar a clientes, empleados, medios de comunicación y cualesquiera otros grupos de interés para la organización. Dependiendo de la importancia de cada una en la estrategia, habrá que identificar quién es el mejor vocero y cuál es el mejor canal para transmitir la posición oficial de la empresa.

Tener una buena comunicación no es decirle a todos, todo sobre la situación pues eso podría empeorar el escenario, aunque no comunicarlo del todo usualmente agudiza el problema.

De existir un Comité de Manejo de Crisis, debe reunirse de inmediato para analizar la problemática y discutir las opciones posibles para resolver el problema. Hay que asegurarse que existe alguien a cargo para hacer las decisiones finales, especialmente cuando hay diferentes puntos de vista entre los miembros del grupo.

Algunos consejos para comunicarse durante una crisis son:

  1. Identificar a todos los públicos afectados.
  2. Demostrar que el problema ha sido identificado y que se está haciendo algo al respecto.
  3. Comunicar un pequeño número de mensajes.
  4. Comunicar solamente lo que ha sido confirmado con certeza absoluta.
  5. No mentir sobre ningún aspecto.
  6. No hacer comentarios sobre situaciones hipotéticas.
  7. Proyectar una disposición de ser accesible y comunicativo.
  8. Sea decisivo.
  9. Mantenga la calma.
  10. No diga “sin comentarios” a los medios de comunicación o a nadie.
  11. Comunique todas las malas noticias de una sola vez.
  12. Proponga maneras de obtener retroalimentación y opiniones de sus públicos.
  13. Documente todas las comunicaciones.
  14. Evalúe la situación y realice un monitoreo de la misma.
  15. No deje de comunicarse.

Durante un problema público, los mejores aliados y los más peligrosos opositores de la organización son los empleados. Podría existir la sensación de que están conscientes de la situación y que por tanto, no es necesario tener una comunicación activa con ellos. No obstante, pueden ser el público más crítico, negativo y peligroso. Por ello, tienen que tratarse con el mayor de los cuidados e informarles de manera que se sientan tomados en cuenta.

Cuando se trata de clientes, casi siempre es mejor mostrar una iniciativa e informar primero para proyectar el problema de la manera más deseable. Es mejor que los clientes se enteren a través de usted que a través de un proveedor o competidor, pues pueden molestarse por sentir que se les oculta información e inclusive pensar que existen otros problemas que usted no les ha comunicado.

Un factor de éxito es que todas las decisiones sobre las actividades de comunicación deben ser implementadas rápidamente, después de haber corroborado las posiciones e identificar los Mensajes Clave.

Cuando los medios de comunicación entren en la jugada, tenemos que tomar en cuenta que lo que transmitan de la crisis puede ayudar o perjudicar el manejo del problema, así que deben ser tratados con mucho cuidado pues es prácticamente imposible ganar una batalla contra ellos. Es mejor ponerlos de su lado y utilizarlos en su beneficio.

Monitorear y evaluar los resultados de todas las acciones comunicativas es de vital importancia. El sistema más exitoso es el que mejor se acomode a sus posibilidades: un grupo foco, un sondeo telefónico o inclusive a un grupo de consejeros encargados de recibir la retroalimentación de las Audiencias Objetivo. Considere los resultados como ideas y sugerencias para ajustar los esfuerzos comunicativos.

**Colaboración Especial de: Rafael Bretón, licenciado en Ciencias de la Comunicación, basado en los libros "The Crisis Counselor" de Jeffrey R. Caponigro y “The PR Crisis Bible” de Robin Cohn. México 2009.

 
 
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