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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  Hablar en Público de Acuerdo con los Expertos

La última palabra sobre cómo hablar en público con éxito

Un estudio a ejecutivos ha revelado que su temor número uno es hablar en público. Recientemente tres expertos se dedicaron a enfocar varios aspectos de este difícil arte, proponiendo diversos métodos para reducir el miedo y aumentar el éxito. En conjunto, estos métodos ofrecen un curso rápido para una tarea que demanda logros en un número de frentes diferentes simultáneamente.

No se trata de lo que usted dice, sino cómo lo dice.

Spring Asher y Wicke Chambers enfatizan la presencia física en Wooing & Winning Business: The Foolproof Formula for Making Persuasive Business Presentations (Atrayendo y Ganando Negocios: La Fórmula Infalible para hacer Presentaciones Persuasivas de Negocios). Ellos aconsejan que conozca su información, especialmente conozca con mucha precisión la forma en que va a empezar y a terminar su presentación; de hecho, memorícelas. Anticipe las preguntas que su público va a preguntar y prepare las respuestas. Practique. Llegue temprano y familiarícese con el entorno. Sobre todo, busque muchas oportunidades para hablar en público. La experiencia genera confianza.

Es más importante cómo se dice, que lo que se dice en un mensaje. Empiece con confianza, y termine con energía. Cambie el tono, el ritmo y las expresiones. Sobre todo, las pausas son muy poderosas. Las pausas crean interés y suspenso, y sirven para mostrar que tiene todo bajo su control.

Desarrolle una actitud mental positiva pensando positivamente y permitiéndose hablar consigo mismo positivamente. Concéntrese en su público, no en usted. Y si está realmente nervioso, saque parte de esa energía practicando antes. Establezca y practique regularmente una rutina tranquilizante de ejercicios físicos como tensar y relajar los grupos de los músculos mayores. Respire desde su diafragma. Haga contacto visual cuando hable, y finja tranquilidad hasta que realmente empiece a sentirla. Con las manos haga gestos grandes y abiertos para llegar a su audiencia, en lugar de tomar una actitud auto-protectora que lo alejan de su audiencia, como cruzar los brazos o poner las manos frente al cuerpo en la clásica posición de "hoja de higo".
No es cómo lo dice, sino lo que dice.

En contraste, Nido R. Qubein, enfatiza que lo que usted dice es más importante que cómo lo dice en How to Be a Great Communicator: In Person, on Paper, and on the Podium (Cómo ser un Gran Comunicador: En Persona, en Papel, y en el Podium). La clave, dice Qubein, es dibujar poderosas imágenes visuales en las mentes de su público con cuatro elementos: repetición, reforzamiento, retroalimentación y aplicación.

En tanto que muchos presentadores parecen creer que la repetición es tediosa, de hecho el público lo agradece, dice Qubein, porque le ayuda a recordar lo que usted tenía que decir. Lo puede hacer menos tedioso y más fácil de recordar presentando su mensaje en diversas maneras. Puede resumir lo que dijo repitiendo los pensamientos clave. Puede reinterpretar sus pensamientos diciéndolos de nuevo en forma metafórica. Y puede simplemente lanzar una repetición diciendo, "Recuerdan lo que dije anteriormente…."

El reforzamiento, según Qubein, consultor y orador motivacional, es tan importante como la repetición y recomienda lograrlo en tres formas: visualmente, verbalmente y con datos de apoyo. El refuerzo visual se puede hacer con acetatos, transparencias, objetos que puede pasar entre el público, demostraciones y otras cosas similares. Verbalmente, puede pintar cuadros de palabras cuando enfatiza los sentidos: vista, tacto, sabor, olor y el sonido del mensaje que está tratando de transmitir. Y puede enviar información en imágenes estadísticas, siempre y cuando sean claras y estén presentadas en términos sencillos y fuertes. Por ejemplo, no diga "El déficit presupuestario es de $400 mil millones de dólares" -esta cifra tiene poco significado para la mayoría de nosotros. En su lugar decir, "El déficit presupuestario es tan grande que, si hiciéramos una pila usando billetes de un dólar llegaría a la luna, de ida y vuelta siete veces."

La retroalimentación le permite determinar si su público ha captado el mensaje o no. Al hacer preguntas a su público en diálogo socrático conforme avanza en su plática, usted puede ver qué tanto se está asimilando de su mensaje. Una aplicación simplemente significa demostrar los puntos importantes de su plática con objetos o actividades físicas. Si usted quiere hablar sobre un nuevo proyecto de construcción, lleve, por ejemplo, un modelo del edificio -no se limite a hablar solamente de él.

No, realmente es la forma como entreteje todo su mensaje.
Finalmente, en Knockout Presentations: How to Deliver your Message with Power, Punch, and Pizzazz (Presentaciones Impactantes: Cómo Presentar su Mensaje con Poder, Fuerza y Dinamismo), Diane DiResta, maestra de oratoria, argumenta que la estructura del mensaje es la clave para una buena presentación. Ella describe seis pasos para convencer a sus oyentes sobre el valor de sus ideas.

Primero, debe "atraer" la atención de sus oyentes, empezando con lo que más les preocupa y así captar su interés desde un principio. Toque "sus cuerdas sensibles" y sáqueles provecho. Las audiencias son volubles, se ganan o pierden rápidamente.

Después, identifique algo que sus oyentes estén tratando de superar. ¿Cuáles son sus problemas o necesidades? Una vez enfocado en esas necesidades, puede presentar sus recomendaciones. Puede ser específico y claro, pero sin entrar mucho en detalle.

Dedique más tiempo a hablar sobre los beneficios de sus ideas, productos, o servicios. ¿Qué beneficio representan para su audiencia? Una vez que haya presentado los beneficios, puede proporcionar sus propias evidencias -estadísticas, analogías, datos históricos, testimonio de expertos, anécdotas, o casos de estudio.

El sexto y último paso tiene dos partes: primero, resuma los temas, sus recomendaciones y los beneficios para el público. Después ya está listo para pedir acción de parte de su público -que le llamen, que firmen algo, o que le permitan demostrar un producto o cerrar una venta.

Atraer, temas, recomendaciones, beneficios, evidencias, resumen y acción. Esta es la forma de crear una y otra vez una presentación persuasiva -siempre y cuando recuerde usar su lenguaje corporal para "verse convincente", y que encuentre maneras novedosas para repetir los mensajes clave. Pensándolo bien, el hacer una presentación exitosa sigue sonando aterrador.

¿Cómo tener éxito en la presentación de una plática importante? Imite a los maestros.

¿Cómo crear una excelente presentación? Primero, estudie a los grandes oradores que lo han antecedido, de acuerdo con Richard Dowis, autor de The Lost Art of the Great Speech: How to Write One, How to Deliver It (El Arte Perdido de los Grandes Discursos: Cómo Escribirlos, Cómo Presentarlos). Dowis ofrece una serie de consejos sobre cómo preparar y presentar esa plática importante en la que usted no puede darse el lujo de equivocarse, así como una selección fascinante de discursos clásicos a estudiar.

El trabajo empieza mucho antes de que usted hable, dice Dowis. De hecho, empieza ante la aceptación a una invitación a hablar. No acepte un compromiso para hablar a menos que tenga la certeza del motivo de la invitación, del público, de su capacidad, y del tiempo. A menos que todas estas estrellas de la oratoria estén adecuadamente alineadas, su plática no puede tener éxito.

Después, prepárese antes que nada a escribir resumiendo en un párrafo el propósito principal de su plática. ¿Qué espera obtener? ¿Qué espera que el público obtenga? Haga una "plan de acción" o un esbozo, que cubra todos los puntos principales. Después tache todos excepto los tres más importantes. La atención y memoria del público son notoriamente cortas. Hable solamente sobre los aspectos fundamentales.

Dowis recomienda que usted escriba su plática -o contrate a alguien para que la escriba. No le tiene mucha fe ni a la habilidad de la mayoría de la gente de "improvisar" ni a la eficacia de las presentaciones de acetatos de PowerPoint. Lo único que hacen es alejar la atención del orador, en donde realmente debe estar.

Proporciona una serie de sugerencias para sus primeras frases sean ingeniosas. Sus favoritas son inicios sorpresivos o humorísticos, pero advierte que deben usarse con precaución. La forma más rápida de darle mate a una plática es empezar con un chiste tonto.

Termine su plática de acuerdo con el resto de la presentación, aconseja Dowis. Si la plática es larga y apasionada, es necesario terminar con un párrafo completo y fuerte. No es bueno simplemente dejar de hablar.

¿Cómo debe presentar su obra maestra? Dowis aconseja hacer contacto visual, con pausas poderosas y pronunciando las palabras correctamente. Sobre todo, no olvidarse de ensayar frente a alguien que sea razonablemente sincero sobre su actuación. Muchas pláticas muy bien escritas no tienen el impacto esperado porque su presentación deja mucho que desear.

**Colaboración Especial y Recopilación de Material : Lic. Alberto González, egresado de la Licenciatura de Ciencias de la Comunicación y experiencia en el campo de Comunicación por más de tres años. Análisis sobre el pensamiento de Richard Dowis, autor de The Lost Art of the Great Speech: How to Write One, How to Deliver It. México 2009.

 
 
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