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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  La Planeación de las Relaciones Públicas

Naturaleza y propósito de la planeación.

La Planeación requiere una disposición especial, una verdadera vocación, una sólida predisposición, por el arte y la técnica. Se planea con el fin de seleccionar las mejores alternativas disponibles y los instrumentos idóneos y así establecer un curso de acción. Conformada por una cadena de decisiones, coordinadas entre sí, con objetivos concretos y accesibles la planeación fija el camino a seguir apoyada en la estrategia operativa.

En realidad todo Plan sirve para neutralizar los esfuerzos dispersos y los recursos. El especialista estadounidense Dr. Aibert Waterston, expresa que la planeación:

"Es la manera organizada, consciente y continua, para seleccionar las mejores alternativas y los medios disponibles para lograr determinados objetos o metas específicas".

La planeación es pues la determinación de cursos de acción encaminados a alcanzar los propósitos pre establecidos; responde a la formulación común de: Qué hacer; Cómo hacerlo; Cuándo hacerlo; Quién debe hacerle; Qué medios utilizar para hacerlo...

En la elección de un modelo apropiado para el Plan de Relaciones Públicas, debemos contemplar los componentes naturales de la especialidad, de manera que se articulen en un sentido versátil, simple, dinámico y efectivo.

El Plan de Relaciones Públicas debe enmarcarse en los objetivos generales de la organización y tomarlos como referentes en la formulación de los objetivos específicos del Plan de RRPP. Finalmente, la organización deberá verificar que todos los planes hechos para cada sector sean congruentes.

El Plan de Relaciones Pú blicas puede servir de modelo referencial para otras disciplinas:

______PLAN TRANSITORIO
______PLAN PERMANENTE
______PLAN TRANSFERENCIAL

El Plan Transitorio, se realiza en aquellos casos en que deban alcanzarse resultados inmediatos o un plan corto y conocido. Como ejemplo tenemos una inauguración o una convención. Se usa también frente a una emergencia que exija una actividad definida durante un tiempo relativo por parte de las Relaciones Públicas.

El Plan Permanente, comprende la labor delineada para la vigencia del plan, tiene un desarrollo estable y por lo tanto se conocen los recursos que serán necesarios para su realización. En esta categoría se pueden mencionar como ejemplos: La Campaña Anual de Publicidad Institucional, los contactos con los diversos sectores de públicos de influencia para la entidad, las comunicaciones públicas incluyendo las publicaciones estables; la Acción Institucional en general; etc.

Plan Transferencial, por sus resultados u oportunidad, puede pasar de una a otra categoría anteriormente nombrada. Este cambio con base en los resultados obtenidos y las evaluaciones realizadas.

La planeación estructura la acción sobre la base de un conocimiento cabal de la situación y las perspectivas posibles y probables, e inicia el procedimiento de frente a un futuro que puede ser previsto pero al que sólo puede auscultar por medio del pronóstico; vale decir, " la gestión de determinar ordenadamente una serie de efectos que se formalizan hacia el futuro, en busca de resultados con relación a una finalidad, que puede ser social, económica, políticas o consecuentemente cultural.

El Plan nunca debe exceder la medida de las posibilidades reales de la organización, ni desentonar con las finalidades de la misma y mucho menos, con las variables del propio contexto al que está dirigido. Es posible que la acción más comprometida en todo el proceso, sea la de determinar el grado de certeza o las probabilidades que ofrece cada variable.

La Metodología Indicada

Hay diversos métodos de planeación sin embargo los distintos modelos no ofrecen en realidad diferencias sustanciales y de una u otra manera disponen de sus mecanismos sobre la base de la investigación o información, la fijación de objetivos, la disposición de los recursos necesarios en tiempo y en forma, la selección de los públicos primarios y el desarrollo de las acciones. Otras funciones complementarias (por ejemplo: el Presupuesto, el Cronograma de las tareas inherentes y el Control o Evaluación) pueden completar convenientemente este proceso.

La Planeación de las Relaciones Pú blicas consiste principalmente en tres etapas sucesivas e interaccionadas que incluyen las siguientes funciones:

a) ETAPA ESTRUCTURAL:

______Investigación Preliminar
______Diagnóstico de la Situación
______Decisión sobre el Tipo de Plan
______Fijación de Objetivos
______Selección de Públicos

b)ETAPA LOGÍSTICA:

______Determinación de Acciones y Medios
______Presupuesto
______Calendarización de Actividades

c)ETAPA ESTRATÉGICA:

______Puesta en Marcha del Plan
______Información – Comunicación
______Control de Gestión (permanente) y Evaluación (periódica)
______Corrección Eventual (para lo cual se reinicia todo el ciclo)

Lo importante de la planeació n es su cumplimiento secuencial.

Principales Premisas del Planteamiento

Entre las Principales PREMISAS de la Planeación podemos destacar las siguientes:

1.- GRADO DE FLEXIBILIDAD

Responde al grado de facilidad de adaptación de todo. Plan frente a las variantes que presenta el contexto ya los hechos eventuales previstos come hipótesis o circunstancias sorpresivas que dejan muy poco margen de resolución.

2.- MÉTODO: (Del griego "Methodos" : a través de un camino)

Representa "un sistema ordenado de medios para proceder según ciertos principios o técnicas" . (Galileo Galilei, Francis Bacon y René Descartes, históricamente fueron los principales propulsores del Método y su desarrollo científico)

El Método tiene dos formas básicas, que son

a)EL ANÁLISIS (Acción de separar un todo el partes): Va de lo más complejo a lo más simple.

b)LA SÍNTESIS: Operación inversa al análisis, es la composición de partes para formar un todo. Razonamiento que va de los más simple a lo compuesto.

Todo objeto se analiza estudiando las causas y estas pueden catalogarse como:

Causa Formal: Conociendo el elemento determinante.

Causa Material: Conociendo la materia de la cual consta

Causa Eficiente: Cuando es concreta.

Causa Final: Cuando define.

3.- COORDINACIÓN OPERATIVA:

Los principales aspectos que demandan la atención en la "Coordinación Operativa" son:

El uso simultáneo de MEDIOS LOGÍSTICOS
La disposición PRESUPUESTARIA según las previsiones en Tiempo y Forma.
La disposición de los RECURSOS HUMANOS para la adecuada atención de los planes en funcionamiento.
La posibilidad de usar ALTERNATIVAS frente a situaciones especiales y superposiciones en acción.

4.- ESTADO CRÍTICO:

Surge en el control de Gestión o en la Evaluación periódica del Plan, permitiendo así la posibilidad de corrección en las líneas de acción del curso previsto.

5.- PRONÓSTICO:

Como tal, el Pronóstico significa la SEÑAL POR LA QUE SE CONJETURA O ADIVINA UNA COSA O SITUACIÓN FUTURA. Si el futuro pudiera ser previsto con exactitud o si se pudiera trabajar sobre condiciones estáticas, la planeación resultarí a sencilla. En la práctica el Pronóstico debe ser un elemento manejado con seriedad. NO ES UNA PREDICCIÓN con la que algunas personas tratan de demostrar su experiencia. Es UNA PROPUESTA APOYADA POR DATOS CONCRETOS Y COMPARATIVOS QUE PERMITEN APRECIAR UNA DETERMINADA SITUACIÓN FUTURA.

Expresado de otra forma, EL PRONÓSTICO ES UNA ESTIMACIÓN DE LAS CONDICIONES FUTURAS y no escapa a posibles errores ya que siempre se refiere a un tiempo concretamente desconocido y probabilidades que conllevan un alto grado de subjetividad e incertidumbre.

5 .- LA DELEGACIÓN DE TAREAS Y DE OBJETIVOS

Son dos formas indicativas de la destreza y la experiencia de la conducción, siempre refiriéndonos al proceso sistemático de la planeación. En la Delegació n de Tareas el superior conduce delegando a sus subordinados la autoridad para realizar determinado trabajo especificado en el modelo o sistema que se está desarrollando. Los subordinados en este caso, si bien son responsables de cumplir con eficiencia y eficacia las tareas encomendadas según los procedimientos estipulados, se manifiesta una supervisión general por parte del superior y si la 'performance' y resultados parciales no resultaren satisfactorios, según los niveles previstos en el Plan, el conductor deberá proceder a modificar las asignaciones de tareas, tratando que el reajuste operativo no provoque problemas traumáticos en el curso general de la planificación.

Por su parte en la delegación deobjetivos (aunque esta no sea una denominación plenamente adecuada) se delega al subordinado una cierta libertad de procedimiento, responzabilizándolo asimismo por el logro de los resultados estipulados en los objetivos planteados en el Plan. El subordinado debe ocuparse por establecer cuando debe modificarse el procedimiento – si tuviere lugar – y para ello debe contar con toda la información necesaria sobre lo que se propone y con la anuencia del superior para proceder en consecuencia.

Evidentemente en este segundo caso, el grupo de trabajo debe ofrecer una alta capacidad y experiencia profesional y un dominio cabal de la tarea, compartiendo con la conducción las responsabilidades inherentes. El Planeamiento entonces, está condicionado por el tipo de conducción y su acierto en la asignación de responsabilidades. En la "Delegación de Tareas" habrá sin duda una centralización del trabajo, por su parte en la Delegación de Objetivos" primará una descentralización en la labor.

Las Políticas y la Planeación

Las políticas proceden de las decisiones superiores, luego derivan para su cumplimiento a todos los niveles de la organización o en ciertos casos destinadas a las funciones específicas de un sector (políticas de venta, de compras, de producción, de Relaciones Públicas, etc.)

Las políticas tienen relación directa con los objetivos fijados por la entidad, estableciendo las formas que en cada caso se establecen para ordenar adecuadamente las realizaciones sectoriales.

De acuerdo con los estilos avanzados en el gerenciamiento de empresas, la fijación de políticas alcanza en general y sectorialmente a la gestión que deben cumplir las RRPP sobre todo en cuanto hace a la política institucional.

Por su parte, el planeamiento como función ejecutiva de las RRPP también debe responder a las políticas que la entidad establezca; compatibilizando estas con los propios objetivos de planes, programas, campañas y proyectos.

**Colaboración Especial de: Lic. Patricia Carballeda; egresada de la Licenciatura de Ciencias de la Comunicación; con especialidad en Administración con especialización en Comercialización Estratégica y con experiencia de más de 7 años en el campo de Comunicación y Relaciones Públicas, basado en un texto elaborado por el Lic. Lorenzo A. Blanco. Forma parte del libro "El Planeamiento en Relaciones Públicas" editado por la Editorial Ugerman de Buenos Aires. El autor de esta nueva obra es un profesional de larga y conocida trayectoria, el profesor de la Universidad de Palermo considera que el tema tratado constituye uno de los instrumentos técnicos vertebrales en los desarrollos de las Relaciones Públicas, al servicio de todo tipo de organización moderna. Análisis, Recopilación y Síntesis por: Recopilación de Material; México 2009.

 
 
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