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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  Las Organizaciones

"La eficacia de un grupo en la organización"

Los objetivos que tenemos con la realización de este trabajo práctico son el realizar un estudio profundo sobre una organización a elegir determinando sus conflictos, la lealtad de sus integrantes, proponer la resolución de dichos conflictos y observar su nivel de adaptación y aceptación.

Además describiremos el clima de la organización a elegir, su entorno, las motivaciones y expectativas grupales

Motivación y el concepto de clima de las organizaciones.

Cualquier grupo u organización está compuesto por individuos, cada uno de los cuales tiene su pauta propia única de motivos. Los motivos se exponen a los demás en grupos en su conducta verbal o no verbal. Las interacciones de las pautas de motivo de los miembros de una organización se combinan con el estilo de liderazgo de las personas claves de la organización, las normas y valores de la organización y la estructura de ésta, para crear el clima psicológico de ella.

El clima de la organización es un concepto importante que el gerente habrá de comprender, porque es mediante la creación de un clima eficaz de la organización como puede dirigir la motivación de sus empleados. La eficacia de las organización se puede aumentar creándole el clima que satisfaga las necesidades de los miembros y, al mismo tiempo, canalice su conducta motivada hacia las miras propias de la empresa.

El concepto de motivo, es una red relativamente constante de pensamientos acerca del poder, el logro o la afiliación, y si bien, la pauta de motivo de una persona permanece bastante igual en condiciones propicias, no estimuladas, es posible despertar un motivo en particular mediante sugestiones proporcionadas por el clima de la organización.

Una de las percepciones más importantes y ampliamente aceptadas de los psicólogos sociales, es que la conducta es una función de la persona y su medio. La conducta relacionada al logro, la afiliación o el poder, es una función de los intereses de motivación de la persona y de su percepción de cuáles de estos intereses serán recompensados por el medio en que se encuentra. De modo que la tendencia a actuar de manera orientada, por logros, por ejemplo, no significa necesariamente que el individuo tiene una motivación elevada del mismo.

El gerente puede, al crear un clima de "logro", estimular la conducta orientada por éste en personas con escasa motivación de este tipo.

Dimensiones del clima de las organizaciones

La tarea de elaborar un clima de logro en una empresa es muchas veces la de modificar los intereses de la administración y la conformidad con el poder, ofreciendo cordialidad y apoyo a cada individuo y comunicando metas y normas de la organización, pero sin pretender controlar los medios de alcanzar esas metas. Se mejora el rendimiento de manera extraordinaria en climas en que se destacan la afiliación y los logros; y eliminado el énfasis al acatamiento de la autoridad.

Análisis del clima en las organizaciones

Para determinar el clima de la organización, es necesario determinar que clima de organizaciones les gustaría tener, idealmente a los miembros del grupo y diagnosticar cómo ven actualmente el clima de la organización. Una segunda forma es determinar las diferencias entre el clima ideal y el clima real, y tomar medidas para eliminar las discrepancias.

Elementos que se utilizan para determinar la motivación y clima de las organizaciones

1.- Conformidad. El sentimiento de que hay muchas restricciones impuestas desde afuera en la organización; el grado en que los miembros sienten que hay muchas normas, procedimientos y prácticas a las que deben avenirse en lugar de poder hacer el trabajo como lo consideren conveniente.

2.- Responsabilidad. Se da a los miembros de la organización responsabilidad personal para alcanzar su parte de las metas de la organización; el grado en que los miembros sienten que pueden tomar decisiones y solucionar problemas sin consultar con sus superiores a cada paso.

3.- Normas. El énfasis que pone la organización en el buen desempeño y la producción destacada, incluyendo el grado en que los miembros sienten que la organización establece metas que son un reto para ellas y comunica a los miembros el compromiso con ellas.

4.- Recompensas. El grado en que los miembros sientan que se les reconoce el trabajo bien hecho y se los recompensa por ello en lugar de ignorarlos, criticarlos o castigarlos cuando algo sale mal.

5.- Claridad de la organización. El sentimiento entre los miembros de que las cosas están bien organizadas y las metas definidas con claridad suficiente en lugar de ser desordenadas, confusas o caóticas.

6.- Cordialidad y apoyo. El sentimiento de que la afabilidad es una norma de valor en la organización; de que los miembros confían los unos en los otros y se ofrecen apoyo. El sentimiento de que prevalecen las buenas relaciones en el ambiente laboral.

7.- Liderazgo. La disposición por parte de los miembros de la organización para aceptar el liderazgo y la dirección de los calificados. A medida que aparecen necesidades de liderazgo, los miembros se sienten en libertad de asumir funciones de liderazgo, y se los recompensa por su eficacia. Este se basa en la destreza. La organización no está dominada por uno o dos individuos ni dependen de ellos.

Toma de decisiones en las organizaciones

No es un proceso lógico, sino también psicológico. Depende además de la reunión y el análisis lógico de la información de las características de los miembros tales como sus motivos, valores y percepciones: de las características de grupo tales como normas y estilos de liderazgo y las características de la organización tales como la competencia de grupos y las pautas de comunicación.

Las formas de toma de decisiones

  • Autocrática: significa que una persona impersonal, sin consultar, sin preguntar toma una decisión.
  • De consulta o compartida: la decisión la toma uno, pero se consultó primero.
  • Grupal: se comparte el problema con todo el grupo, se consulta, se estudia, informa, para encontrar una solución. Las decisiones son grupales o democráticas
  • Delegada: puede derivarse, se delega a un tercero para que este tome una decisión.

¿Qué es un conflicto?

El conflicto aparece cuando hay diferencias de pensamientos, de sentimientos o de proyectos entre los miembros del grupo de la organización. Estos pueden ser opuestos o divergentes: además no es necesario que objetivamente lo sean, bastará con que sean percibidos subjetivamente (por las mismas personas) como un dilema o encrucijada.

Las diferencias entre las personas que componen un grupo son las que le dan riqueza. Si se aceptara diversidad nace la fuerza del conjunto. Si se acepta la diversidad nace la fuerza del conjunto. El conflicto se da cuando estas diferencias no tienen un espacio donde se puedan expresar o aunque se expresen no son comprendidas por el grupo y por lo tanto no se resuelven.

¿Por qué y cómo surgen los conflictos?

Los intereses son las fuerzas que están detrás de todo conflicto; a su vez los intereses están determinados por las necesidades, los valores y los objetivos.

En toda organización es preciso encontrar formas de equilibrio entre:

  • Las necesidades opuestas que todo individuo tiene de diferenciarse del resto y de integrarse al grupo.
  • Los intereses individuales y los intereses sectoriales u organizacionales
  • La distribución de las cuotas de poder.

Los conflictos pueden estallar en alguno de estos distintos ámbitos: interpersonal, grupal o interorganizacional.

¿Cómo se resuelven los conflictos?

El único principio de resolución de los conflictos es afrontarlos, porque esto representa en sí mismo un principio de resolución. Para ello es preciso:

1.- Definir cuál es el conflicto

2.- Reconocer quienes están comprometidos

3.- Comprender las causas del conflicto

4.- Definir estrategias de resolución

5.- Definir la acción a tomar, pueden ser básicamente asumir, delegar y postergar.

Estrategias de resolución de conflictos

La negociación: es la actividad en la cual las partes que representan intereses discrepantes se comunican e interactúan influenciándose unas a otras con el fin de arribar a un acuerdo mutuamente aceptado.

La mediación: es un tipo de negociación en la que interviene un tercero en el proceso de resolución de conflictos, su función es lograr acuerdos entre las partes, a los que no podrían arribar a solas.

Mediación de proceso: es donde el tercero puede intervenir sin tomar decisiones, y la mediación de contenido, la decisión la toma el mediador.

Respuestas del cuestionario guía

1.- La organización elegida para este T.P. es la ENMyS "Del Centenario".

2.- El clima en la organización según el test realizado, nos indica que no existe demasiada discrepancia entre lo ideal y lo real con lo cual calificaríamos al clima como bueno.
Como es posible distinguir, apoyo mutuo y la conformidad entre los individuos de esta organización se encuentran en el nivel más bajo de calificación; en cambio, las normas, la recompensa y el liderazgo se ubican en el nivel más alto.
El clima y la motivación que se percibe para realizar las tareas, con una baja conformidad, pero con responsabilidad, ésta se cumple siguiendo las normas y reglas de la institución para obtener una recompensa de ella.
El líder guía al grupo manteniendo una cordialidad y apoyo entre sus miembros para obtener sus objetivos siguiendo, creando y modificando normas y reglas con el fin de mantener los objetivos.

3.- Se perciben conflictos desde los alumnos y profesores hacia los directivos de la Universidad Autónoma de E. R., estos conflictos surgen desde el momento de la falta de comunicación entre los actores, el tipo de comunicación que debería existir es vertical descendente.
El conflicto surge a partir del cambio de normas y reglas que se quieren implementar en la institución, sintiéndose afectado el cuerpo docente por desplazamiento de cátedras debido a exigencias mayores de capacitación; y el alumnado por afectaciones del plan de estudio, horarios, incertidumbres de lugar geográfico de estudio, etc.
La forma de resolverlo, a nuestro entender, es adoptando una estrategia de negociación. En el cual las partes se comunican e interactúan influenciándose recíprocamente. Antes de esto las partes deben aceptar la existencia del conflicto, asumirlo y proponer resolverlo (este sería el posicionamiento de los actores frente al conflicto, el mismo se elabora y se resuelve).

4.- La toma de decisiones característica de esta organización es autocrática y delegada, según la importancia de las decisiones, por ejemplo fechas de finales, pasantías, reemplazos de profesores, régimen de aprobación de materias, contenidos curriculares, normativas y reglas institucionales, etc.
Existen además decisiones de consultas y grupales, como, cambios de horarios de cátedras, fechas de parciales, etc.

5.- Los objetivos de la organización son brindar la mejor enseñanza a sus alumnos y futuros Técnicos en Marketing para lo cual se les capacita con muy buenos profesores, además de brindarse en la organización seminarios y charlas instructivas acerca de los diferentes temas que conciernen al alumno y potencial profesional.

Nuestro grado de compromiso hacia la institución es tener una asistencia regular, cumplir con las fechas fijadas de entrega de trabajos prácticos, concurrir a horario a la institución, tratar de tener un estudio constante y diario de las cátedras, cumplir con las normas de conducta establecidas por la institución a la cual pertenecemos.

Luego de realizada nuestra labor podemos afirmar que son muchos los conflictos que sufre nuestra organización, si hacemos referencia a los innumerables inconvenientes que surgen de la transformación del nivel terciario al nivel universitario.

Pero también podemos destacar que si nos proponemos solucionar dichos conflictos, con mucho esfuerzo podemos llegar a disiparlos. Todo depende de la voluntad, la disposición y la motivación que pongamos en eliminarlos.

**Colaboración Especial de: Luis A. Recalde, Técnico Superior en Marketing, pasante de la Licenciatura en Marketing de la Universidad Autónoma de Entre Ríos "Escuela del Centenario"; cuenta con más de 2 años de experiencia en el área de Investigación de Mercados, recaldeluis@hotmail.com ; www.geocities.com/paragolpe ; Argentina 2009.

 
 
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