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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  ¡No Naufrague!, utilice el Mapa de la Intracomunicación

¿Qué es lo primero que hacemos cuando visitamos una ciudad desconocida? ¡Claro!, la primera acción que se realiza al llegar a una ciudad que no es familiar es ubicarnos con un mapa. Ya recorridos sus cuatro puntos cardinales, es indispensable marcar con lápiz la leyenda que indique dónde estamos situados, con el objetivo de facilitar la toma de decisiones al recorrer la ciudad. ¿Adónde ir primero? ¿Cómo distribuiremos el tiempo? Preguntas que permitirán marchar más seguros de lo que hacemos, ya que si no sabemos dónde vamos es difícil obtener los resultados deseados.

Con este mismo enfoque se está haciendo la comunicación interna, por lo que es imprescindible construir y editar un mapa que facilitará, de un solo golpe de vista, cuáles son los componentes, límites e interacciones de todas las partes implicadas en este concepto.

Con ello, cada organización podrá establecer su propio itinerario para la Intracomunicación y adaptarlo a su particular situación de comunicación interna. No hay que olvidar que cada organización tiene diferente problema por solucionar, ya que no es lo mismo trabajar en un corporativo de más de 2000 personas a una pequeña empresa de 50 miembros.

El mapa de la intracomunicación cuenta con los siguientes datos:

Área Situacional.

Consiste en hacer un análisis exhaustivo de cuál es la situación o problema a resolver para hacer dar el primer paso a la intracomunicación. En muchos casos, el análisis de esta área puede llegar a cambiar en enfoque del problema.

Misión-Visión.

Es necesario ver que tipo de visión hay en la organización y qué tipo de desaliniamiento existe en ella para obtener mejores resultados sin generar un conflicto laboral.

Valores actuales.

Toda organización se rige por sus valores corporativos. Estos condicionan el comportamiento espontáneo con sus componentes y, a su vez, el resultado y la eficacia de su trabajo. Por ello es necesario hacer una análisis lo más rápido posible, a la vez que lo más eficaz, para reconocer cuáles son los conectores que hacen funcionar en la actualidad la tupida red de comportamiento.

Memoria histórica.

Cuando se hacen planteamientos de comunicación el gran error consiste en pensar que somos los primeros que llegamos. El enfoque da mucha importancia a las experiencias anteriores, con lo cual, cualquier análisis sobre comunicación debe reconocer cuáles son los hechos que presenta experiencia sobre el mismo planteamiento. El propio hecho cuando se ataca nunca es completamente nuevo.

Situación contextual.

La situación en que se enmarcará todo lo que estamos planeando, jugará en papel crucial tanto en el área de emisión como en la recepción. Por lo tanto, es muy importante que, en el análisis de la situación contextual, se relacionen los planes que se están llevando a cabo en el ámbito de la comunicación externa. Por otro lado, es necesario también poner en evidencia los planes de gestión de Recursos Humanos. Es decir, la comunicación interna estará contextualizada por los planteamientos que se estén haciendo desde la más para perspectiva del departamento de personal.

Definición del problema.

El siguiente paso al Análisis de Valores consistirá en definir el problema con exactitud. Éste siempre es un paso en sí mismo; pero que la experiencia demuestra lo difícil que puede ser definir exactamente cuál es el problema. La definición del problema puede ir recreándose en el análisis de todos y cada uno de los pasos del Área Situacional, hasta llegar a conformase como un binomio problema-solución o mejor dicho como problema-apalancamiento.

Área estratégica o de Apalancamiento.

La estrategia de Apalancamiento consiste en la ordenación metodológica de decisiones y recursos, encaminada a averiguar las causas subyacentes o últimas que ocasionan un determinado problema o situación que pretendemos solucionar o modificar y, una vez descubiertas, actuar sobre ellas para obtener el objetivo propuesto.

Área operativa.

El Área operativa consiste en establecer los parámetros tácticos de todo proceso de intracomunicación. Para conseguir una definición exacta del Área Operativa será necesario establecer dos fases del propio plan de comunicación.

Estos simples y sencillos pasos permitirán una mejor intracomunicación en las organizaciones, por lo que no hay que olvidar que la interacción entre los individuos es muy importante y si ésta se daña puede generar malestares personales hasta pérdidas millonarias. Bien dicen que ¡hablando se entiende la gente!.

**Colaboración Especial de: Lic. Alfredo de la Cruz González, UNAM 2003. Fuente bibliográfica: Elías, Joan, Más allá de la comunicación interna: la intracomunicación, Barcelona: Gestión 2000, Primera edición, 1998, 303 p. México 2009.

 
 
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