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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  Represente a su Compañía con Estilo Consejos para Presentaciones de Ejecutivos

Dando Pláticas Improvisadas

¿Alguna vez ha tenido compromisos de trabajo que le impidan practicar una plática? ¿Alguna vez le han pedido que hable a nombre de otra persona a última hora? Cuando empecé mi práctica de consultor y fui padre de gemelos el mismo año, con bastante frecuencia no tenía tiempo de preparar y practicar mis pláticas.

Uno de mis evaluadores sabiamente comentó que no se trata de qué tanto tiempo le lleve preparar una plática, sino qué tan eficientemente la prepare. Si usted aprende cómo pulir sus habilidades de preparación y presentación, puede hacer una excelente improvisación basada en su conocimiento y estilo personal.

Me gustaría compartir con usted algunos de los trucos que he aprendido sobre esta importante habilidad en mis más recientes "pruebas de fuego".

1.- Haga su tarea del día. Su tarea del día en Toastmasters es preparar, practicar y presentar pláticas del manual. Usted debería intentar hablar improvisadamente, sólo después de haber terminado un número de pláticas del manual y se sienta bien como orador. Para entonces usted debe conocer su estilo natural y las habilidades necesarias para hacer una plática improvisada con éxito. Las pláticas, según el manual del principiante, nunca deben improvisarse la primera vez. Cada plática del manual está enfocada en el desarrollo de una habilidad en particular. Dar estas pláticas improvisadas es como tratar de aprender cálculo sin saber primero como sumar. Si se da cuenta que improvisa cada vez más frecuentemente, tal vez necesite reexaminar sus prioridades personales y de negocios.

2.- Conozca su estilo natural. Las pláticas improvisadas son mucho más fáciles si usted sabe cuál es su propio estilo natural de hablar. Yo descubrí mi estilo personal en mi cuarta o quinta plática del manual. Yo descubrí que puedo contar fácilmente historias chistosas, cortas, de cosas que me han sucedido. Como resultado, mis mejores pláticas son aquellas que consisten en historias que me salen del corazón. ¿Cuál es su estilo natural?

3.- Use auto-conversación positiva. Mis primeras pláticas improvisadas estuvieron cojas por tener auto-conversación negativa. Mi voz interna me decía constantemente que estaba mal preparado y que estaba destinado a titubear. Al llegar al estrado, me enfoque en mi timidez en vez de en la audiencia y ¿adivine qué pasó? titubee. Le di la vuelta a esta auto-conversación al darme cuenta, a través de evaluaciones, de que estaba hablándoles a amigos que disfrutaban de mis historias personales, y quienes con frecuencia no se daban cuenta cuando olvidaba algo que intentaba decir. De repente, me encontré comunicándome con mi audiencia, como si estuviese hablando personalmente con cada una de las personas del público.

4.- Tenga una Idea Concreta. Aún cuando se trate de una plática improvisada, necesita tener estructura. El método clásico de "introducción, cuerpo y conclusión" cae en su lugar si todo lo que dice se refiere al mensaje que usted revela hasta el final. Por ejemplo, recientemente di una plática sobre las vacaciones de tomamos para visitar a unos familiares. Para empezar dije lo mucho que necesitamos de vacaciones para escaparnos del trabajo y de las tensiones en casa. Después desarrolle el cuerpo de la plática al contar las peripecias de tener que dormir en un garage adaptado que más bien parecía una cueva, y tratar de dormir en un colchón lleno de agujeros. Finalmente, conté la felicidad de regresar a casa y cerré con mi mensaje: unas vacaciones no son tanto para escaparse como una oportunidad de apreciar lo que uno ya tiene. Al tener un mensaje, convertí lo que hubiera sido una narración aburrida de unas vacaciones de familia en una historia simpática con una lección memorable.

5.- Evite usar notas. Una plática improvisada es como un río desbordado - va hacia donde quiere ir. Si sólo cuenta con diez minutos para hacer sus notas, está obligado a tener mejores maneras de expresar sus ideas mientras está hablando. Si trata de forzar su plática basándose en sus notas, en el mejor de los casos va verse poco profesional y en el peor de los casos va a salirse totalmente del tema. Olvídese de sus notas y deje que el resto de la plática salga de su corazón. Si debe usar notas, deben contener únicamente el punto que desea enfatizar, además de unas cuantas palabras para dar inicio a cualquier historia que quiera contar.

6.- Haga su presentación como si la hubiera practicado muchas veces. No diga que se trata de una improvisación porque disminuiría la recepción de sus oyentes desde antes de empezar su plática. Diríjase a la audiencia con confianza, como si hubiera practicado muchas veces antes. Haga la presentación con vigor y confianza, dejando que sus ideas fluyan como si estuviera hablándoles a amigos. Presente su conclusión como si estuviera revelando algo muy importante. ¡Prepárese para recibir elogios cuando su evaluador revele que esta plática fue improvisada!

Sobre disculpas: Cuando usted es el centro de atención, no se disculpe por nerviosismo, falta de preparación, funcionarios que no están presentes, o reuniones mal dirigidas. El centro de atención girará de inmediato hacia cada falla que está tratando de superar. He visto muchos casos en los que una presentación o reunión perfecta se arruina por llamar la atención a un problema que de otra manera quizás hubiera pasado inadvertido, convirtiéndose en el tema principal. Deje que el evaluador o el evaluador general juzgue la gravedad de cualesquier errores que usted cometa y los señale en el momento adecuado.

7.- Este dispuesto a recortar su presentación. En algunas ocasiones sólo ha cubierto la mitad de sus pensamientos, y encontrará una manera estupenda de terminar su historia, justo en ese momento. Si considera que está cerca de la luz verde, recorte y pase a la conclusión! Aún cuando tengo que esforzarme por eliminar algunas cosas que quería decir, mis pláticas son mucho mejores cuando descarto partes innecesarias a favor de una conclusión clara.

8.- Dígale a su evaluador que su plática es improvisada. Pídale enfocar su evaluación en lo que hizo para lograr que su plática improvisada tuviera éxito, así como sugerencias para mejorar su técnica de improvisación. Es CORRECTO que el evaluador señale que las pláticas improvisadas deban ser una excepción en un club de Toastmasters. No es CORRECTO que el evaluador le baje puntos por no dedicarle más tiempo a prepararse (a menos que lo esté convirtiendo en un hábito.) Usted querrá pedirle al Evaluador General que le asigne a un evaluador con experiencia que haya pasado por su misma situación.

9.- Practique con temas de mesa. Sea audaz y pídale al Maestro de Temas de Mesa que lo elija durante los temas de mesa. Si usted puede dominar los temas de mesa, entonces podrá enlazar una plática improvisada, basándose en una serie de anécdotas.

10.- Ofrézcase como voluntario para ser evaluador. Ésta es una gran oportunidad para aprender cómo organizar pensamientos rápida y efectivamente, y cómo presentarlos de una manera transparente. Oblíguese a hacer a un lado las notas cuando presente su evaluación, para que aprenda a pensar con rapidez.

Sobre evaluaciones sin notas: La idea de presentar una evaluación sin notas solía ponerme los pelos de punta. Después me di cuenta que lo peor que podía suceder era no recordar todo lo que quería decir, que significaría que mi evaluación simplemente sería demasiado baja para calificar para ser el "Mejor Evaluador". ¡Un precio bastante bajo por aprender cómo impresionar a mi audiencia sin notas en mis manos!

11.- Enfatize los puntos más importantes. Inmediatamente después de su plática, piense en los puntos que manejó mejor. Es probable que sean los puntos en donde su auto-confianza llegó al máximo y se conectó con su audiencia. Éste es su estilo natural. Piense cuál era su estado mental, y cómo lo logró. Después, hágalo igual en las demás pláticas.

Conclusión
En la vida real, muchas pláticas y llamadas a acción son improvisadas, y el hecho de poder hacerlo con destreza es una habilidad valiosa. Requiere que organice sus pensamientos rápidamente antes de llegar al estrado. Esta habilidad puede aprenderse haciendo evaluaciones. Requiere que se acerque al podio con confianza, como si lo hubiera hecho muchas veces antes. Después debe presentar su plática en su propio estilo, con vigor y energía. Al terminar, puede disfrutar recordando qué hizo para lograr una plática exitosa.

La capacidad de improvisar es una habilidad compartida por los mejores oradores y líderes del mundo. Cuando dicha plática se prepara y presenta tan bien, que el público ni siquiera lo sabe, su auto-confianza alcanzará nuevos niveles que lo llevará a otros aspectos de su vida personal y profesional. En Toastmasters estas pláticas son la excepción más que la regla, pero tener la capacidad de hacerlo es una habilidad que debería estar en el repertorio de Toastmasters.

**Colaboración Especial de: Luis Alberto Pérez, basado en el texto de Sean Sheedy; México 2009.

 
 
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