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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  Tácticas y Herramientas de RRPP On line

La llegada del Internet, su evolución y el desarrollo de nuevas tecnologías relacionadas con el medio electrónico a nuestras vidas, ha cambiado por completo la manera de comunicarnos, pues estas herramientas de comunicación se han convertido en una parte integradora de la cultura, así como lo ha sido la televisión y el radio.

Hoy en día, existe un amplio mercado de bienes y servicios, resultando en una saturación de mensajes hacia las audiencias, lo que ha provocado que profesionales de la comunicación se vean ante la necesidad de adecuar la comunicación de las empresas y los instrumentos de las Relaciones Públicas a las características de la Red, convirtiéndolas en herramientas estratégicas, con el objetivo de consolidar los vínculos con las audiencias objetivo y mejorar la visibilidad de las empresas.

Internet permite una comunicación bilateral en la que se pueden establecer relaciones interactivas y directas con la audiencia. Es un medio en el que los usuarios pueden recopilar información sobre productos y/o servicios de las empresas, intercambiar opiniones con otros usuarios e incluso con las mismas compañías. Se ha convertido en una herramienta en la que la rapidez, la creatividad y el espacio no tienen límites. Sin embargo, se debe aprende a utilizar proactivamente para alcanzar a las audiencias con los instrumentos más efectivos.

¿Qué tipo de Herramientas de RRPP On line existen?

Notas de Prensa – Son el principal instrumento para dar a conocer a una empresa, comunicar los mensajes clave de la misma y darle visibilidad, no sólo ante los medios, sino también ante las audiencias objetivo. Este tipo de herramientas cuenta con información nueva, trascendente y de interés, creando conciencia, percepción y principalmente visibilidad ante las audiencias.

Blogs – Es un espacio periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos acerca de uno o varios temas y en el que los lectores pueden escribir sus comentarios y el autor darles respuesta, creando diálogos. Algunos incluso pueden ser especializados. Los blogs han ido tomando fuerza con el paso del tiempo, ganándose el título de líderes de opinión, al contar con la Interactividad como característica principal. Este espacio permite que empresas, clientes, prospectos y usuarios tengan un contacto directo y puedan llevar a cabo un diálogo acerca de temas de interés del mercado o industria, construyendo y fortaleciendo la relación.

Really Simple Syndication (RSS) – Esta herramienta puede contribuir de manera significativa a la visibilidad de una empresa y sus noticias, pues participa en el mundo online y offline. Se utiliza comúnmente para distribuir alertas a los usuarios, sobre información actualizada, relevante y de interés, de una página web en específico. El formato de esta herramienta resulta sencillo para muchos usuarios pues proporcionan detalles esenciales de las noticias, como el título, una breve descripción y el link a la nota completa.

Boletines Electrónicos o Newsletters – Esta táctica ha ido ganando terreno en el plano tecnológico, al ser una publicación distribuida de forma regular sobre temas de interés de los suscriptores. Dentro de este rubro podemos encontrar tanto corporativos como informativos. Los corporativos comunican oportunamente sobre novedades de productos, noticias, promociones con el consumidor, datos de la empresa, de la industria, entre otros. Mientras que los informativos, son distribuidos principalmente por medios de comunicación con las noticias más relevantes de un determinado mercado o industria.

Frequently Asked Questions (FAQ) – Este apartado es uno de los elementos básicos de las páginas electrónicas de las empresas, pues se refiere a una lista fundamental de preguntas y respuestas que surgen frecuentemente entre las audiencias objetivo, acerca de los productos y/o servicios que las empresas ofrecen.

Sala de Prensa Virtual – Esta herramienta facilita la incorporación de las Relaciones Públicas, al ser el punto de encuentro entre la empresa y la audiencia. Dentro de ésta, se deben de tomar en cuenta los elementos básicos para mantener completa y oportunamente informados a los usuarios, pensando siempre en sus necesidades:

  • Dossier de prensa completo, organizado y actualizado constantemente. Éste debe incluir no sólo el comunicado de prensa, sino también las biografías actualizadas de directivos y voceros de la empresa, perfil corporativo, imágenes que ilustren este tipo de información y logotipos de la empresa, en alta resolución.
  • Presencia en Medios. Mantener a la audiencia informada sobre la presencia en medios ayuda a dar una imagen positiva de la empresa ante clientes, prospectos, socios e incluso colaboradores.
  • Archivos de audio y video. Recursos multimedia como entrevistas, videos de muestra, audios, entre otros, ayudan a una empresa a diferenciarse de las demás y a ilustrar de una manera más efectiva, temas relevantes sobre la empresa dirigidos a una audiencia objetivo.
  • Calendario de eventos. El tener un calendario con los eventos próximos ayuda a que las audiencias estén informadas oportunamente y para preparar con anticipación su participación en los mismos. Al mismo tiempo, siempre es bueno ofrecer un temario antes de un evento y al término del mismo, enviar un sumario con los puntos más relevantes, para mantener a la audiencia informada.
  • Contacto. Siempre es bueno tener un contacto que maneje este tipo de información y que esté actualizando constantemente el espacio, dando respuesta oportuna y rápida a las peticiones de los usuarios, especialmente en casos como entrevistas. El no dar una respuesta al usuario, afecta seriamente la relación y la imagen de la empresa, cerrando puertas de comunicación y oportunidades de visibilidad.

Pero, ¿En qué beneficia o afecta a las empresas hacer uso de este tipo de herramientas? La respuesta es muy sencilla. Una correcta aplicación de Relaciones Públicas en Internet resulta en una gran oportunidad de visibilidad para una empresa. No sólo ayuda en momentos de crisis a darles solución de manera rápida, eficaz y oportuna, sino que permite construir y reforzar la imagen corporativa y las relaciones con las audiencias objetivo, abriendo la puerta a futuras oportunidades de negocio.

**Colaboración Especial de: Lic. Diana García, Licenciada en Ciencias de la Comunicación por el ITESM, basada en el artículo “La comunicación en Internet y las nuevas herramientas de RRPP para mejorar la visibilidad de las empresas” de Marieta Proenca y en el libro ”Public Relations on the Net” de Shel Holtz, AMACOM, Estados Unidos, 1999; México 2009.

 
 
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