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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  Técnicas y Metodologías del Benchmarking

El Benchmarking es un proceso continuo de medir y comparar una organización con las organizaciones líderes, sean competencia o no, en cualquier lugar del mundo, a fin de obtener información que les ayude a ejecutar acciones para mejorar su desempeño. A esta práctica también se le conoce como estudios de desempeño comparativo.

La siguiente es una opción del proceso de Benchmarking en ocho pasos, que se puede aplicar a una organización:

  • Determinar en qué actividades se debe hacer Benchmarking. Establecer qué actividades importantes de la organización son aquellas cuya mejora permitiría al negocio ganar más mediante el Benchmarking.
  • Determinar los factores clave a medir. Establecer los factores clave o piloto de las actividades más importantes de la organización orientadas al valor.
  • Identificar a las compañías con prácticas más avanzadas. Las prácticas avanzadas pueden encontrarse en los competidores o en empresas de sectores distintos que realicen extremadamente bien las actividades de valor. Las empresas con prácticas más avanzadas son las que realizan actividades al costo más bajo o al grado de valor más elevado para los clientes, lo que sea apropiado en las circunstancias.
  • Medir la actuación de las compañías con prácticas más avanzadas. En este punto se deben medir las prácticas más avanzadas de las compañías en términos que permitan, no sólo cuantificar las ventajas sino también comprender por qué y cómo se consiguen tales resultados.
  • Medir la propia actuación. Se deben medir las ventajas que se están ofreciendo como compañía y compararlas con las mejores de las empresas que se están estudiando en el Benchmarking. De esta manera se podrá determinar qué medidas tomar para implementar las mejores prácticas.
  • Desarrollar el plan para igualar y superar o mejorar el modelo. Desarrolle un plan que contenga estrategias, tácticas y soluciones para igualar y superar las prácticas más avanzadas que han sido identificadas previamente, así consolidará su liderazgo.
  • Obtener el compromiso por parte de la dirección y los empleados. Para obtener los mejores resultados es de suma importancia que todos los niveles de la organización que están involucrados en el plan de Benchmarking se comprometan seriamente con el mismo.
  • Poner en practica el plan y supervisar resultados. Desarrolle el plan como ha sido estructurado y supervise los resultados.

Hay muchas formas más de llevar a cabo la metodología de un Benchmarking, la mayoría de las organizaciones que se han institucionalizado en esta práctica han adaptado los procesos básicos para ajustarse a sus necesidades especificas.

Otra sugerencia para un Benchmarking más competitivo es la siguiente:

  • Definir qué se quiere analizar.
  • Determinar qué clientes se utilizarán para la información de Benchmarking.
  • Identificar los factores críticos (éxito/fracaso).
  • Crear los equipos de trabajo necesarios.
  • Determinar funciones tareas y responsabilidades de los equipos de trabajo.
  • Programar actividades.
  • Elegir las empresas a las que se va a estudiar.
  • Determinar qué empresas tienen las mejores prácticas en la industria.
  • Formar acuerdos con los socios de Benchmarking.
  • Identificar fuentes de información y documentación.
  • Recopilar y organizar la información.
  • Analizar la información.
  • Realizar resumen de datos.
  • Establecer diferencias entre ambas organizaciones.
  • Identificar todas las áreas de mejora.
  • Desarrollar el plan estratégico para igualar y superar al mejor.
  • Poner en práctica el plan estratégico y medir resultados.

Uno de los puntos clave de cualquier metodología consiste en la formación de acuerdos con los socios de Benchmarking, esto se refiere a identificar qué persona o personas de la empresa elegida pueden servir para establecer los primeros contactos de colaboración. Por supuesto, el mejor sistema de Benchmarking es el que cuenta con socios o empresas que colaboran en el intercambio de información y datos de forma conjunta y de mutuo acuerdo. Se deben establecer límites en cuanto a qué información se puede o no divulgar.

Para tener éxito en un Benchmarking es necesario tener en cuenta los factores de riesgo, algunos pueden ser:

  • No elegir de forma adecuada al mejor competidor.
  • Documentación e información excesiva.
  • Poco apoyo por parte de la Dirección.
  • Entender el Benchmarking como un proceso puntual y no como un proceso sin fin.
  • Recursos inadecuados.
  • Falta de voluntad o compromiso entre los socios de Benchmarking.
  • Objetivos demasiado amplios o mal enfocados.
  • Personal inadecuado o poco formado.
  • Miedo al cambio o a la innovación.
  • Falta de voluntad o compromiso por parte de los socios.
  • Calendarios poco efectivos.
  • Falta de sistemas de control de Benchmarking.
  • Objetivos de Benchmarking demasiado amplios.

En resumen, el Benchmarking es un proceso de mejora continua, relacionado a procesos y prácticas y no sólo a productos, cuyo objetivo es obtener mejoras de desempeño de forma rápida, se realiza entre organizaciones que así lo acuerdan, los socios suelen ser de empresas de sectores diferentes, la meta es llegar a ser el mejor, no simplemente mejorar.

El Benchmarking sirve para impulsar a los directivos a mirar fuera de su organizaciones, a sus competidores o a otras compañías que sean las mejores en su clase para utilizar el saber colectivo de éstas y así fortalecer su propia organización.

**Colaboración Especial de: Lilian Villar Licenciada en Relaciones Públicas de la Universidad del Valle de México, campus Lomas verdes, basada en: Benchmarking para competir con ventaja. Boxwell, Robert J. Editorial Mc Graw -Hill Págs.18, 19, 29. Articulo de internet página: http://www.sht.com.ar/archivo/marketing/benchmarking.htm que toma información de los siguientes libros: Benchmarking. José María Prats Canet, Benchmarking estratégico. regory Watson, Benchmarking para competir con éxito. Robert J. Boxwell, Guía práctica del Benchmarking. Antonio Valls, Benchmarking. Michael Spendolini. México 2009.

 
 
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