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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  Tips para una Buena Base de Datos

En el actual entorno competitivo que se presenta en los mercados, la manera en que nos comunicamos con nuestros públicos objetivo puede ser el factor que determine el éxito del negocio, en especial ahora que la tecnología ha facilitado el acceso a la información permitiendo a las empresas llevar sus productos y servicios más allá de las fronteras geográficas de manera instantánea.

De igual forma, la inmediatez con que viaja la información ha cambiado la forma de hacer negocios y genera nuevos esquemas de comercialización como la Mercadotecnia Uno a Uno, definido como la relación existente entre una empresa y sus clientes, a través del conocimiento de sus gustos individuales, en otras palabras, conocer al cliente.

La piedra angular de dicho conocimiento está en las Bases de Datos, las cuales se definen como: "El perfil detallado de tus prospectos y clientes, utilizando características geográficas, demográficas y psicográficas, y su historial de compras". Esto representa más que una lista con nombre, teléfono y dirección; implica conocer sus hábitos de compra, la frecuencia con que lo hace, la cantidad de productos adquiridos, sus gustos, preferencias, consultas que haya hecho, etc.

La adecuada conjunción de las bases de datos con la tecnología ha permitido que las primeras se conviertan en una herramienta fundamental para los programas de mercadotecnia, dando lugar a lo que se conoce como "database marketing", que no es otra cosa más que el uso de información enfocada al cliente.

Entre los beneficios que ofrecen las bases de datos a las empresas, se encuentran:

  • Conocer tendencias del mercado/público objetivo
  • Generar estrategias de "branding" y publicidad
  • Focalizar la comercialización de productos/servicios específicos a compradores/clientes específicos
  • Personalizar la atención al cliente (Cabe destacar que la personalización se considera la quinta "P" de la mezcla promocional)
  • Abrir canales de comunicación con los clientes

En general, su adecuada utilización en el proceso de comercialización, contribuye a la generación de oportunidades de negocio.

Lo anterior nos lleva a concluir que uno de los factores de éxito determinantes en una campaña de mercadotecnia directa, es sin lugar a dudas el contar con una base de datos que agregue valor y se convierta en un activo invaluable para la empresa; para lo cual, debemos tener presente que no es labor de un día, sino que su construcción lleva años y una labor constante.

Recomendaciones para un mayor aprovechamiento y uso adecuado de una base de datos:

ADMINISTRACIÓN

  • Dar a conocer a los usuarios el contenido y reglas de captura de la base, a fin de garantizar el uso adecuado y máximo aprovechamiento de la misma.
  • Centralizar la administración de la base de datos en máximo 2 personas.
  • Cualquier modificación, actualización o ingreso de datos, deberá hacerla el administrador, vía una notificación por parte del usuario que la solicita.
  • Las bases de datos sufren un desgaste del 3% mensual en promedio, por lo que a fin de mantener un mayor porcentaje de confiabilidad de los registros se deberá actualizar por lo menos 2 veces al año.

CAPTURA

  • Es importante elaborar un manual de uso donde se especifiquen las reglas de captura de la base de datos. Ejemplo: abreviaturas, estandarización de los registros, uso de mayúsculas, acentos, entre otros.
  • Los campos básicos a incluir en una base de datos son: Razón social de la empresa, Nombre y Apellidos del contacto, Puesto, Dirección completa (Calle, Colonia, Delegación, C.P.), Estado y Ciudad, Teléfono (en caso de ser un registro foráneo se deberá de especificar la clave lada), y dirección electrónica.
  • Verificar la procedencia/origen de los registros que se ingresan a la base de datos.
  • Identificar las diferentes variables que pudieran existir en un registro para evitar que se dupliquen.
  • Incluir un campo con la fecha de la última actualización de cada registro, así como el nombre de quién la realizó.

SEGURIDAD

  • La base de datos es un activo de la empresa que no se crea en un día, es un trabajo de años que requiere de herramientas y personal especializado para su realización, por tal motivo, sugiere no proporcionarla, ni prestarla.
  • En caso de que se requiera que un tercero haga uso de la base de datos, lo mejor es entregar porbloques con los campos básicos, de acuerdo a la actividad para la cual se utilizará, previa autorización del encargado de ésta.
  • Asimismo, en este caso, es aconsejable firmar un contrato de confidencialidad que garantice su uso únicamente para la actividad contratada, así como la solicitud de un reporte de registros que sufrieran modificaciones o actualización durante su uso.
  • Contar con una copia de respaldo que se ubique fuera de las instalaciones de la empresa, a fin de garantizar su preservación en caso de alguna eventualidad o desastre.

**Colaboración Especial de: Silvia Guzmán, basada en la bibliografía: "La utilización de Bases de Datos en el Marketing Moderno", por Alejandro Jáuregui G; gestiopolis.com, "Las Bases de Datos en México", Listas y Empresas de México, S.A. de C.V. y "Relación Uno a Uno: Camino al Éxito Seguro", por Oscar Javier Salinas; gestiopolis.com; México 2008.

 
 
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