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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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  ¿Vale la Pena Invertir en Comunicación Organizacional?

La comunicación dentro de las empresas cobra cada vez mayor importancia, sin embargo, sus directivos aún no se muestran convencidos de formar un área que específicamente dedique sus esfuerzos a fomentar una buena comunicación organizacional y generalmente delegan esta tarea, en el mejor de los casos, al departamento de Relaciones Públicas. Sin embargo, a veces es Mercadotecnia o Recursos Humanos quien acaba por realizar esta labor.

Aunque es difícil medir el retorno de inversión que puede proporcionar un departamento de este tipo, ya que sus resultados no se pueden calcular por volúmenes de ventas o contratos cerrados, el carecer de éste puede afectar de diferentes maneras a la organización, ya sea por empleados desmotivados que disminuyen su productividad o por conflictos internos originados por la desinformación. El grado más extremo lo constituye el poner en riesgo la reputación de la empresa.

De acuerdo con María Antonieta Rebeil Corella, la comunicación organizacional “es la que se encarga de rescatar la contribución activa de todas las personas que integran una organización, tanto operativa como tangencialmente, y abrir espacios para la discusión de los problemas, buscando el logro de soluciones colectivas en benéfico del sistema para hacerlo más productivo”.

Dentro de las compañías, la forma que tienen de comunicarse entre sí los individuos y áreas que las componen, definen en buena medida el funcionamiento global de la misma. Cuando es necesario hacer un cambio, la comunicación por sí sola no constituye la transición pero es indispensable motivar a la acción. Una de las mayores causas de resistencia al cambio es porque el personal no lo entiende y no se le ha comunicado adecuadamente. Por tal motivo, es importante explicarles en qué consiste y dárselos a conocer de manera apropiada, observando la coherencia entre lo que se dice y lo que se hace para que los esfuerzos del área de Comunicación no sean en vano.

En la mayoría de las organizaciones, los empleados obtienen buena parte de la información a través de “radio-pasillo”, desconfían tanto de los canales formales como de los directivos, y sienten que si dicen lo que verdaderamente piensan acerca de lo que sucede en la organización se va a ver afectada su carrera dentro de la empresa.

Sin embargo, la comunicación organizacional tiene dentro de sus principales objetivos, la creación de sistemas eficaces de comunicación, el desarrollo de habilidades de comunicación interpersonal y grupal, elaboración de la revista interna de comunicación –o cualquier otro medio para la transmisión de información interna (Intranet, periódico mural, entre otros)-, así como el desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías de telecomunicaciones o informática en el área de la comunicación.

De igual forma, las funciones que cubre la comunicación organizacional están definidas en los siguientes rubros:

  1. Control: Mediante una constante comunicación entre los empleados, se facilita la labor de respetar los límites y reglas fijados previamente. Uno de los derechos primordiales que tiene el personal es el de recibir oportunamente información sobre la empresa y su trabajo específico.
  2. Motivación: En la medida en que los empleados conozcan sus objetivos y actividades, así como la eficiencia con que los están alcanzando, sabrán qué medidas deberán tomar para mejorar su desempeño.
  3. Expresión emocional: como parte del equilibrio entre la organización y las personas, es importante cultivar, además de las metas organizacionales, la autorrealización del personal, porque a mediano plazo resulta el modelo más productivo y sano.

La comunicación organizacional tiene injerencia sobre distintas áreas de una compañía para promover su integración, superación y lograr los objetivos de negocio. Sin intervenir directamente en sus funciones, mejora los flujos de comunicación para hacer más efectivas las actividades de cada departamento. Es bajo este enfoque integral, que la comunicación de divide en tres grandes ámbitos: comunicación comercial, comunicación interna y comunicación institucional.

La comunicación comercial apoya a las funciones de venta, como publicidad, mercadotecnia o ventas. Por su parte, la comunicación interna se enfoca a mejorar la comunicación gerencial, los medios internos y apoyar en las labores de capacitación al personal. La comunicación institucional está dedicada a mejorar la imagen a través de las relaciones públicas, relaciones con medios y en caso necesario, el cabildeo.

La comunicación organizacional no tiene como finalidad inmiscuirse en la labor de los otros departamentos de una compañía, pero sí favorece la unidad y la congruencia, al establecer mensajes homogéneos, acordes a los diferentes públicos a los que van dirigidos de acuerdo a jerarquía y funciones operativas. También aligera y eficientiza las tareas que le corresponden y que en la mayoría de las ocasiones se les asignan a otras áreas, quedándose rezagadas al olvido.

La comunicación organizacional no se encuentra por arriba de ninguna área, tampoco se le debe menospreciar, pero necesita estar enterada de cuáles son los objetivos de negocio que persigue la organización, así como las estrategias para lograr esas metas, a fin de establecer los mensajes, los lineamientos y que la actitud positiva de la compañía se pueda proyectar hacia el exterior a través de los mensajes de relaciones públicas y publicidad. La comunicación organizacional abarca desde el correcto uso del logotipo, hasta la imagen que los públicos externos tienen de la empresa. Fomenta la creación de una identidad y cultura organizacional, al tiempo que contribuye a forjar un mejor clima organizacional.

Por tal motivo, es importante que las empresas hagan un esfuerzo por incluir en su organigrama un departamento dedicado exclusivamente a la comunicación organizacional, ya que así las distintas áreas podrán dedicarse a las tareas para las que fueron creadas, y se gozará de una buena comunicación interna que se reflejará positivamente al exterior.

**Colaboración Especial de: Laura Hernández, Licenciada en Ciencias de la Comunicación; basada en González, Martín y olivares, Socorro; Comportamiento organizacional: un enfoque latinoamericano; CECSA; 1ª edición; México 1999; Pp. 51-56. Rebeil Corella, M. A y Ruizsandoval Reséndiz; El poder de la comunicación en las organizaciones; Plaza y Valdés Editores / Universidad Iberoamericana; México 1998. México 2009.

 
 
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