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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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Empleando Nuevos Medios: Los Sitios en Internet y el Correo Electrónico

El Internet está cambiando la manera en que hacemos negocios y las relaciones públicas no son la excepción. Las encuestas muestran que un tercio del público se conecta a Internet para obtener noticias al menos una vez a la semana. Si usted no está en línea, no tiene idea de lo que se ha dicho de usted en Internet o cómo se ha mantenido su marca en la nueva economía digital.

Para una compañía que hace Relaciones Públicas, una de las más grandes aplicaciones de la tecnología de Internet son las salas de prensa "virtuales", que son secciones dentro de los sitios corporativos diseñados específicamente para que sean utilizados por los medios.

Algunos de los sitios más amigables incluyen tanto una buena velocidad como contenido. Cuando usted es un reportero bajo un tiempo límite, no puede esperar a dar clic a través de 2 o 4 páginas hasta encontrar el nombre de un ejecutivo, una estadística financiera o una especificación de producto.

Todo mundo sabe que el sitio debe estar diseñado para sus clientes, especialmente si hace negocios en línea. Pero esto no es una excusa para olvidar a otras audiencias importantes, incluyendo a los medios.

Diseñando un sitio amigable para los medios

Si usted se encuentra dentro de la industria manufacturera o es un proveedor de servicios, planee el contar con bastantes opciones de información y bases de datos, para lograr que sus productos sean mencionados de manera precisa y tanto como sea posible. Una empresa manufacturera química, por ejmplo, puede permitir a los periodistas tener acceso a fórmulas químicas, estudios e investigaciones, resumenes de aplicaciones y hojas de especificaciones sobre seguridad de cada uno de sus productos.

Al diseñar y brindar opciones de información tenemos que pensar en que sean sencillas para accesar y rápidas en la entrega de información.

Los antecedentes e historia de la compañía

Con frecuencia, bajo una sección titulada "Todo sobre la compañía XYZ", se incluye demasiada información que conviene catalogar de manera precisa. Algunas sugerencias pueden contemplar:
Lo que hace la compañía
Misión
Industrias / Mercados / Aplicaciones
Filosofía
Fundadores y una explicación sobre el inicio de la compañía
Sucesos y eventos históricos dentro de la compañía y su evolución
Eventos filantrópicos y patrocinios de caridad

Otra pieza clave de información que se puede ofrecer es una lista de clientes. Casos de éxito también son valiosos. Obviamente, si parte de lo que ofrece a sus clientes es confidencialidad, debe consultar con ellos antes de hacer sus nombres públicos.

Ejecutivos Clave

Lea artículos de negocios y notará que los periodistas les gusta dar un descriptivo de los jugadores clave de las compañías de las que escriben. Así, que ponga disponibles las biografías de sus ejecutivos para que los periodistas las encuentren en su sitio. Asegúrese de incluir:
Áreas a la que pertenecen
Biografías individuales / trayectoria
Responsabilidades
Información de contacto
Dirección de correo electrónico

Es sorprendente que en los sitios de muchas empresas es prácticamente imposible encontrar los datos de contacto. Es cierto que muchas cuentan con esta información, sin embargo, otras empresas tienen estos datos muy escondidos.

Siempre cuente con los datos del responsable de Relaciones Públicas con teléfono y dirección de correo electrónico para que la prensa pueda contactarlos. Sin embargo, hay que tener cuidado con los datos de ejecutivos clave dado que es factible que empresas caza-talentos utilicen esta información para robarle a sus empleados. Usted puede optar entre incluir esta información o no. Un correo genérico podría ser de ayuda. Ejemplo: marketing@empresa.com

Las tres cosas principales que los periodistas quieren encontrar son:
Información financiera (para las empresas públicas)
Un archivo del histórico de comunicados de prensa
Información de contacto: teléfono, correo electrónico

Una encuesta realizada entre editores mostró que al menos en Estados Unidos, solo un 60 a un 75% de las empresas ofrecen estos datos.

Archivo de Comunicados de Prensa

El contar con un archivo de los comunicados de prensa se ha vuelto una práctica común entre las empresas. En sitios corporativos grandes incluso se puede utilizar un motor de búsqueda por palabras clave. Al incluir este tipo de archivo se recomiendan estas partes:

Lista cronológica, dejando hasta arriba los más recientes, incluyendo título y fecha de liberación.
Fotos de productos que puedan descargarse
Liga a correo electrónico y teléfono de su Gerente de Relaciones Públicas o contacto con medios.

Información financiera

Para aquellas empresas que cotizan en bolsa, como mínimo deben incluir:

Datos actuales fianancieros del año y por trimestre (tomado de los reportes financieros anuales o trimestrales).
Información financiera histórica.

Catálogo de Productos / Servicios

Los clientes y prospectos que visitan su sitio para obtener información de productos, por lo tanto también los periodistas para utilizarlos como referencia. La información sobre productos para medios debe contemplar:

Descriptivos y especificaciones de los productos o servicios
Precios y disponibilidad actualizados
Fotos pequeñas de los productos que puedan agrandarse con un clic y para obtener mayor información.

Biblioteca de Artículos y White papers

Para obtener una mayor credibilidad es conveniente contar con los artículos de prensa que han sido publicados, así como otra información importante.

Lista de Eventos

Los periodistas desean saber dónde estará participando la empresa como eventos y exposiciones.
Incluya ligas a los eventos y temas que serán tocados., así como la opción para programar una visita al stand dentro del evento.

Oficinas alrededor del mundo, país

Se deben incluir mapas con oficinas regionales, incluyendo oficinas de ventas
Ligas para direcciones
Ligas a los correos electrónicos de los responsables en cada país.



**Colaboración Especial de: Lic. Ana Beatriz Valezzi., egresada de la Licenciatura de Ciencias de la Comunicación de la Universidad Anáhuac; con especialidad en Publicidad y Producción de Televisión y un posgrado en Administración y Recursos Humanos y con experiencia de más de 10 años en el campo de Comunicación, Publicidad, Mercadotecnia y Relaciones Públicas, basado en el libro "Public Relations Kit", de Eric Yaverbaum, 2001, Wiley Publishing, Inc. México 2009.

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