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¿Cómo Elegir una Agencia de RRPP?

Para optimizar comunicación y relaciones con sus Audiencias Objetivo la contratación de firmas consultoras externas para realizar estas tareas es frecuente. El uso del outsourcing se ha generalizado por la necesidad de adelgazar estructuras para racionalizar gastos, los campos de la comunicación y las Relaciones Públicas no escapan a esta tendencia.

Ante ello, un reto que deben enfrentar los Directores Generales, Directores de Marketing, Directores de Comunicación o de RRPP es la contratación de una agencia especializada, bien para complementar la estructura interna, sustituirla o atender una situación específica en materia de comunicación o relaciones públicas que requiere la intervención de expertos. Antes de contactar con alguna agencia, determine las necesidades.

Aquí algunas recomendaciones que ayudarán a tomar una mejor decisión:

1) Si requiere consejo estratégico, necesita una firma consultora; si sólo se trata de apoyos específicos, como contratación de edecanes u otros soportes logísticos, deberá dirigirse a una agencia de servicios, pero si sus requerimientos van desde la consultoría estratégica hasta la operación, necesita una agencia de servicios integrales. Dentro de las agencias de servicios integrales establecidas en México hay algunas que son filiales de grandes firmas extranjeras. Dicen contar con redes internacionales para difundir información a nivel mundial. Esta capacidad hay que analizarla con atención, por que quizá su empresa no la requiera. Pues, aunque ofrezcan "experiencia internacional", pregunte cuánto costará que expertos de la casa matriz participen en la solución del problema. En general, las dificultades se deben enfrentar de manera local.

2) La experiencia y el prestigio de la empresa son dos elementos a considerar. Ambos están determinados por la calificación profesional de los consultores de la firma.

3) Cerciórese de que la agencia tenga el equipo que garantice una comunicación efectiva, no se deje engañar por compañías que presentan un número abultado de personal y sofisticada infraestructura.

4) Revise la cartera de clientes de las agencias que le interesan. Verifique cuáles son los trabajos que han hecho y qué mencionan en su presentación. Algunas señalan a grandes empresas sólo porque en alguna ocasión les contrataron el servicio de una edecán.

5) Solicite un diagnóstico y una propuesta estratégica para resolver la problemática que en materia de RRPP enfrenta su empresa. Compárelos, así podrá tomar la mejor decisión.

6) Resultados: una correcta estrategia de comunicación (RRPP) requiere de métricas tangibles que le comuniquen el Retorno de Inversión. Muchas agencias sólo hacen comparativos con la inversión publicitaria, las empresas de clase mundial presentan métricas mucho muy estratégicas que son útiles para el redireccionamiento de la estrategia vs. el de su competencia.

Si usted está buscando una Agencia de Relaciones Públicas y/o de Servicios Integrales en Comunicación, llene el siguiente formulario para ser contactado por un experto en el tema y recomendarle qué es lo que usted necesita.

Si usted está buscando una empresa de Servicios (edecanes, etc.), sugerimos realizar la búsqueda de la misma mediante algún buscador público que reúna las características que requiere.

ESTOY EN BÚSQUEDA DE UNA AGENCIA Y DESEO SER CONTACTADO
*Algunos puntos mencionados de este artículo fueron desarrollados por el Lic. Carlos Bonilla, tomados del Asesor de México.

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Internet, el Nuevo Paradigma para las Relaciones Públicas

Con el advenimiento de la tecnología y la transformación que han sufrido los medios de comunicación con el desarrollo y el posicionamiento del Internet, es necesario que los profesionales en el manejo y emisión de la información, reflexionemos sobre el importante papel que ya tiene en nuestro quehacer profesional el uso de las TI (Tecnologías de la Información) sobre todo el Internet.

En el caso específico del campo de las relaciones públicas, vemos día con día cómo la labor del campo de la comunicación debe focalizarse a nuevos horizontes, por ejemplo los medios escritos y electrónicos (TV, radio) desarrollan portales con altos niveles de interactividad. Hoy, gracias al Internet los medios y su público se conocen mejor, el anonimato ha quedado cada vez más en el pasado, la retroalimentación es rápida y el canal de comunicación está siempre abierto y hay muchas maneras de lograr ese vínculo. La demanda de estos nuevos medios ha producido una gran responsabilidad sobre el trato de la comunicación y la tendencia de la información manejada. Es un momento donde necesitamos conocer más profundamente a las audiencias, los viejos esquemas de A, B, C aunque vigentes, cada vez determinan menos el éxito o fracaso de una campaña de relaciones públicas o de posicionamiento corporativo.

Las nuevas herramientas tecnológicas han sustituido y eficientado procesos todos los días, prueba de esto, es el lanzamiento o envío de un comunicado de prensa, diseminación de información o invitación, la herramienta más empleada y aceptada actualmente es el correo electrónico, medio con el que se hacen los envíos mas rápidos a un número mayor de personas y a un costo relativamente inexistente. Aunque todavía existen otros medios como el fax, son cada vez menos las editoriales que no tienen computadoras e Internet dentro de sus procesos. Aquel tiempo donde en las agencias de relaciones publicas se apilaban los faxes para ser enviados han quedado atrás, ahora la transacción de documentos, fotografías, imágenes, e información entre medios y agencias se realiza en su totalidad por medios electrónicos.

A pesar del impacto positivo que ha tenido la tecnología en el quehacer de las relaciones públicas, las agencias aún no concuerdan en darle importancia a este elemento dentro de las estrategias que implementan para sus clientes, prueba de esto es la publicación de un estudio conducido por IMT Research en los Estados Unidos, a petición del Consejo de Firmas de Relaciones Públicas (CPRF por sus siglas en inglés), donde se demostró que las agencias ven el impacto de Internet como un obstáculo para la profesión en vez de una oportunidad. El 60% de los encuestados respondieron que el único beneficio que tiene el Internet en las comunicaciones es la reducción del tiempo. Muy pocos de los especialistas hablaron de oportunidades de nuevas estrategias como pueden ser las comunidades on line, cambiar a flujos de comunicación por red, o estrategias de comunicación virtuales.

Además este estudio demostró que la mayoría de las agencias han ubicado en una prioridad baja las oportunidades que brindan las nuevas tecnologías en comparación con los autores y los consultores del estudio que también fueron entrevistados. Los campos en que las agencias mostraron menos interés fueron:

  • Comunicaciones inalámbricas
  • Optimización de motores de búsqueda de temas
  • Programas de personalización web
  • Salas de chat
  • Mensajería instantánea
  • Publicación de comunicados en línea

La únicas categorías donde los entrevistados mostraron gran interés fueron la automatización de la búsqueda de clippings, el manejo de extranets, y las campañas de relaciones públicas programadas (mail blast - servicios de noticias on line), demostrando claramente que las herramientas utilizadas para lo que tradicionalmente hacen las agencias sigue siendo visto favorablemente. Y los nuevos mecanismos donde es necesario un enfoque más progresista y moderno no fueron aceptados.

Debemos recordar que la revolución en las comunicaciones que significó Internet nos orienta a buscar modelos que se acoplen con la realidad cambiante del mundo.

Otra parte del estudio reveló que las agencias de RP están menos interesadas que los clientes y los medios, en adoptar nuevas herramientas que son requeridas para mejorar la comunicación on line. Algunas donde estos observaron interés son:

  • Eventos on line (webcasts)
  • Estrategias de e-business
  • E-Newsletters
  • Press room digitales y accesos para periodistas (e-mail blast)

Lo relevante es que el público en general utiliza de mejor manera las herramientas web que los profesionales de las relaciones públicas, todos los clientes y mercados meta están conscientes de la importancia del Internet e incluso comienzan a realizar programas y proyectos encaminados en torno a este, desafortunadamente las agencias de relaciones públicas aún no pueden comprender el valor de desarrollar una nueva estrategia para comprender el mercado y convertirse en consultores de estas nuevas herramientas.

Podemos hablar, también, del verdadero florecimiento de los blogs, un estudio realizado por Pew Internet & American Life Project reportó que la lectura de esta herramienta en Internet, de febrero a noviembre de 2004, había aumentado 58% con un estimado de 32 millones de usuarios solamente en Estados Unidos que actualmente leen estas bitácoras, ubicando actualmente la blogosfera en más de 5 millones de blogs, de acuerdo a un motor de búsqueda de nombre Tecnnorati, todos los días se crean mas de 23,000, uno cada tres segundos

Lo anterior es sólo un ejemplo del significado real de los cambios que tienen los modelos de comunicación, es importante que los profesionales en esta importante rama de las relaciones publicas aprovechemos lo mejor de estas nuevas herramientas.



**Colaboración Especial de: Mario Juvera, Licenciado en Ciencias de la Comunicación; basada en: 
1.-Public Relations on the Net: Winning Strategies to Inform and Influence the Media, the Investment community, the government , the public and more, Shel Holtz, for AMACOM , American Management Association. 2.-¿Viejas estrategias para nuevos canales?: El escenario para unas relaciones públicas globales y ubicuas, Razón y palabra, Pedro Antonio Rojo Villada, Número 25, febrero-marzo 2002,http://www.cem.itesm.mx/dacs/publicaciones/logos/anteriores/n25/projo.html. México 2009.


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