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¿Está lista tu empresa para beneficiarse del valor de las Relaciones Públicas haciéndolas parte de tu estrategia de Marketing?

Sin duda alguna las relaciones públicas son una valiosa herramienta para influir sobre tus mercados, aumentando la concientización y visibilidad de la marca y al final del día  accionar a tus compradores. Pero a pesar del valor de éstas algunas empresas simplemente no están listas para integrar en sus estrategias de marketing las RP. Existen tres preguntas que debes hacerte para saber si tu empresa está lista para invertir en RP.

¿Sabes quién eres?

La empresa es la espina dorsal de cualquier programa de RP. La labor de la agencia de RP es  difundir tus mensajes, tu marca, tu experiencia, tus éxitos, por lo que si todavía es un trabajo que estás desarrollando, es mejor esperar un poco antes de contratar a una agencia.

Lograr publicaciones o menciones de tu marca en medios clave de nicho no beneficia a tu empresa si los mensajes van a cambiar el próximo mes. Si tus esfuerzos de rebranding significan frenar el difundir tu mensaje, espera a contratar una agencia hasta que termines. Lamentablemente, a los canales de comunicación  no les importa las nuevas tonalidades del color de tu marca.

Algo de lo que también debes estar al tanto es de cualquier cambio en el liderazgo de tu empresa. Vamos a depender de ti y de tus ejecutivos para hablar con los medios, y queremos que esa cobertura lleve al buyer persona a tu empresa, no a donde esa persona trabaje después de dejar su empleo en tu empresa.

¿Puedes probar lo qué haces?

En cuanto a  tus mercados,  estos quieren pruebas que tus productos y/o servicios cumplen con lo que prometes. Esto mismo ocurre con los canales de comunicación  cuando están determinando si una fuente es una buena referencia para sus historias – una pieza importante de cualquier estrategia de RP B2B – especialmente para las publicaciones de nicho.

Algo muy valioso son los clientes que están dispuestos a hablar directamente a los medios de comunicación en tu nombre a través de historias de éxito o testimoniales, ya que es una tercera parte neutral que resalta tus beneficios, lo que lo hace ser mucho más creíble para el público que un portavoz de la misma empresa. Formar parte de asociaciones con organizaciones de confianza es otra forma clave de ganar credibilidad con tu público objetivo.

No importa qué tan increíble sea tu solución, deberás tener siempre pruebas para que las audiencias se interesen entre las tantas opciones que tienen en el mercado. Si no puedes respaldar tus promesas (todavía), concentra tu energía en construir estos puntos de prueba antes de invertir en relaciones públicas

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¿Estás listo para comprometerte con una agencia?

La agencia será siempre quien se encargue de los trabajos rudos de tu programa de RP, desarrollar las estrategias, crear  ángulos de RP creativos, encontrar espacios para tu marca en los medios de comunicación, escribir comunicados de prensa y lo más importante desarrollar marketing de contenidos – el corazón de la comunicación actual.. Pero las RP no son solamente una asociación entre tu empresa y la agencia – esta sólo puede hacerse cargo por su cuenta de una manera limitada. Más allá de los elementos fundamentales que  se han cubierto, se necesita tener acceso a ti y a tu liderazgo ejecutivo y a otros expertos, dentro de la organización,  conocedores de tu industria para ofrecer varios  temas a los medios de comunicación e influenciadores digitales.  Deberás comprometerte y también a tu equipo ejecutivo, para ir a la par del surgimiento de oportunidades, ya que estas son sensibles al tiempo y se corre el riesgo de perderlas y esto también podría dañar tus posibilidades de establecer una relación positiva y continua con los medios de comunicación Tú y tu equipo gerencial deben estar convencidos del valor que aportan las RP dentro de la estrategia de marketing y que la participación, de todos los líderes de la empresa, hará la diferencia en el éxito de la misma, ya que sino el programa de RP está destinado a fallar.

Asociarse con una agencia de RP es una inversión valiosa y vale la pena, pero buenas RP dependen de estos elementos clave. Entonces, ¿cuándo es el momento adecuado para contratar una agencia de Relaciones Públicas? Si tienes todos estos recursos y quieres focalizar la atención de tus mercados sobre tu marca, entonces las Relaciones Públicas es la inversión adecuada para ti.

**Traducción y adaptación del artículo: Hold the Presses: When to Wait on Investing in a Public Relations Program  Publicado en Shift Communications.

Si estás buscando una agencia de Relaciones Públicas recuerda… “El chico más grande de la cuadra” no siempre es el mejor

Con cientos de agencias de Relaciones Públicas para elegir, ¿cómo puede una empresa elegir al mejor aliado? ¿Quién podrá ayudarte a aumentar  la concientización  y visibilidad  de  tu marca?

Ha estado ahí y ha hecho eso

Uno de los puntos primordiales que querrás cubrir al momento de seleccionar una agencia, es la experiencia que tienen dentro de la industria de tu marca. Tienes que asegurarte que la agencia entiende la dinámica de tu empresa -los negocios de tu negocio-, cómo opera tu industria, la tecnología que utiliza y los servicios y tipo de organizaciones que son importantes para ti, así como políticas, regulaciones y prácticas involucradas, y reconocer que estas cuestiones son tan importantes como estar familiarizado con los canales de comunicación que cubren tu industria.

¿Qué te mantiene despierto por las noches?

Debes además asegurarte durante la búsqueda de una agencia, que ésta conoce a todas aquellas marcas con las que compites. Esto te dará una idea de si la agencia ha investigado tu participación en el mercado o qué tan innovadores serán y cómo piensan capitalizar tus principales diferenciadores, lo que te hace único y que es lo mejor que sabes hacer.

¿Y qué debe incluir la estrategia de la agencia?

No podemos olvidar que las estrategias simplemente delinean cómo se van a lograr los objetivos. Un plan completo debe incluir el tipo de actividades que se realizarán a través de un enfoque holístico (pensando en todo el espectro de medios pagados-ganados-propios), haciendo énfasis en la influencia digital. ¿Y, cuál es el plazo del plan? La clave de una estrategia es diseñar un calendario de trabajo realista, ejecutar y asignar plazos y metas intermedias a lo largo del camino. En algunos casos, es fácil de identificar (en caso de eventos o fechas específicas de lanzamientos). Cuando se cuenta con una planificación más amplia, por ejemplo 12 meses, se recomiendan metas de 90 – 120 días, alineadas a la estrategia de marketing y de la empresa. Por lo general las empresas se mueven rápidamente y si estás esperando 6 o 12 meses para revisar las iniciativas, puedes encontrar que tus “logros” ya no están en sincronía con la empresa.

¿Está la agencia enterrando la creatividad con tácticas?

Todo buen plan estará repleto de tácticas. Se esperan comunicados de prensa, eventos de industria, la lista de premios corporativos y de productos, y la lista ahora cada vez menor de los calendarios editoriales. Pero, ¿cómo se logrará sobresalir entre los demás jugadores de la industria que claman espacio y atención en los medios de comunicación y las ventas? ¿El plan de la agencia está aprovechando acontecimientos actuales y de temporalidad, se está vinculando a las tendencias actuales de tu industria y de noticias, y a películas y programas de TV? – (¿Quieres saber un pequeño secreto? ¡Todos los vemos!).

No escuches el “canto de la sirenas” para que cambies

Es importante que tu equipo de trabajo se familiarice desde el inicio con el equipo que trabajará en tu cuenta. Al presentar a clientes potenciales, algunas organizaciones envían a  toda una delegación de funcionarios para cerrar el negocio, pero no realizan la tarea fundamental del manejo de la cuenta día con día. Los clientes trabajan en estrecha colaboración con su equipo de RP durante la  duración del contrato. Antes de tomar una decisión final sobre la selección de una agencia, reúnete con las personas que estarán desarrollando, implementando y ejecutando tu campaña de comunicación. 

Obtienes por lo que pagas

Mientras que el precio es siempre un factor importante en la selección del socio correcto de RP, la línea financiera no debe ser el único barómetro para la selección de una agencia. Además, es importante que conozcas los costos y el tiempo, del equipo de RP que se asignará para dar cabida a tu marca. Un programa exitoso es juzgado por el rendimiento, no por el costo pagado por los servicios.

¿Y cómo medirás el éxito?

Tanto como para campañas cortas, como para campañas a largo plazo, el éxito se definirá desde un punto cualitativo y cuantitativo. Junto con la agencia deberán identificar previamente los puntos clave a lo largo de la ruta de compra de tu buyer persona y cómo deseas influirlo. Se deberán fijar métricas que estén basadas en los medios de comunicación, los factores de influencia y de engagement, pero siempre asegúrate de que tus métricas están relacionadas con los objetivos planteados en tu plan de RP.

El tamaño importa

Actualmente el mercado está lleno de cientos de agencias de RP, desde las mini de dos personas hasta las firmas de más de cientos de personas. Durante tu búsqueda de una agencia, ten en cuenta que el “chico más grande de la cuadra” no siempre es el mejor. Las empresas más grandes pueden venir con una considerable sobrecarga que afecta su renglón financiero. Por el contrario, cuando se contempla a una agencia pequeña, es importante asegurarse de que tienen el personal y la experiencia de industria necesaria para satisfacer las necesidades de tu organización. Siempre recuerda la cultura de tu propia operación. La agencia perfecta debe reflejar esos mismos ideales, ya sea grande, pequeña o en algún punto intermedio.

El desarrollo de un plan fuerte de Relaciones Públicas al comienzo de un programa de comunicación, es siempre un tiempo bien empleado y la búsqueda  para elegir la mejor agencia de RP debe sin duda ser uno de tus principales objetivos, si quieres saber más sobre los beneficios que pueden traer Buenas Relaciones Públicas, continua tu lectura dando clic aquí.

**Colaboración basada en los artículos: 5 Factors in Choosing a PR Agency publicado en PR News;  9 puntos para seleccionar una Agencia de Relaciones Públicas publicado en el Blog de InfoSol: De Comunicación y Otras Pasiones.

¿Sabes cómo comunicar durante una crisis?

Una empresa está expuesta a enfrentar en cualquier momento una crisis y el saberla manejar representa una de las actividades más importantes del departamento de Relaciones Públicas.

En el momento en que se da una crisis, deben implementarse tácticas de comunicación rápidas e inmediatas. A continuación te decimos 6 consejos para ayudarte a través de tu próxima crisis:

1. Lleva el conteo de los comentarios sobre la crisis para entender a tus contrarios

En medio de una crisis, los profesionales de la comunicación se enfocan demasiado hacia el interior de la empresa. En lugar de escuchar a los públicos que podrían ayudarlos a navegar para salir de una crisis, están demasiado ocupados preocupándose por el qué decir.

Anna Kochigina de la Universidad de Oklahoma recomienda escuchar a los principales Stakeholders leyendo y analizando los comentarios en las Redes Sociales.

Resulta que en el entorno de crisis actual existen básicamente dos grupos de personas:

  1. Los titulares de Fe (Faith-holders): los Stakeholders que participan positivamente, que confían y les gusta la organización o marca y la apoyan a pesar de las noticias negativas. Un ejemplo de ellos podrían ser los inversionistas que ven el beneficio propio en la crisis.
  1. Portadores de Odio (Hate-holders): aquellos que no les gusta u odian la marca u organización y no quieren que sea exitosa. Un ejemplo de éstos son aquellos que pueden identificarse por sí mismos por difundir teorías de conspiración.

Kochigina encontró, que la supervivencia depende de asegurarse que Los titulares de Fe –superan en número a Portadores de Odio. Si se analizan los comentarios durante una crisis, y se cuentan cuántos hay de cada tipo, se entenderá mejor:

  • La gravedad de la crisis,
  • ¿Cuánto trabajo se requiere? y
  • ¿Cómo responder?

2. Dale a los medios de comunicación un contacto humano, no un lenguaje corporativo

¿Qué quieren los medios en una crisis?

Lucinda L. Austin de la Universidad de Elon, Yan Jin de la Universidad de Georgia, y Brook Fisher Liu, de la Universidad de Maryland, entrevistaron a 40 periodistas experimentados y descubrieron que lo que más quieren de una organización durante una crisis es inteligencia emocional.

La velocidad y el volumen de información durante una crisis pueden ser un hecho pero,  lo que a menudo falta es la inteligencia emocional humana para ayudar a las personas a lidiar con esa información.

Las entrevistas mostraron que los periodistas sirven como recolectores de información y verificadores de datos y dependen de los profesionales de Relaciones Públicas para poner las cosas en su contexto. La investigación llegó a la conclusión de que las organizaciones tienen la oportunidad de servir como fuentes creíbles:

  • En los medios sociales pasarán las noticias de última hora,
  • En los medios tradicionales se leerá el Storytelling de profundidad y
  • Precisión es lo que la gente más quiere.

3. Confronta los rumores de la crisis con información

La ecuación del rumor de Allport y Postman afirma que la intensidad de un rumor es directamente proporcional al interés que se tiene sobre el tema como a la falta de información sobre el mismo.

Durante las primeras horas de una crisis, tanto la falta de información y el interés incrementan la generación de rumores y son factores importantes para entender a los Stakeholders así como la demanda de información por parte de los medios de comunicación.

4. Aborda las preocupaciones de los Stakeholders más importantes en cada etapa de una crisis

En la investigación en curso sobre la gestión de la crisis de violación de datos de Target, Fay Chen y Don W. Pilas de la Universidad de Miami encontraron que las comunicaciones eran diferentes en diferentes etapas de la  crisis. Las acciones tomadas en las primeras etapas de la crisis  y las declaraciones del Director General, eran de instrucción, sin embargo, también se refirieron a Target como la víctima.

En la segunda etapa de la crisis, cuando el daño adicional fue revelado, los accionistas se convirtieron en un público objetivo clave y el Presidente de Finanzas y Servicios al menudeo, se convirtieron en los portavoces. La comunicación se enfocó a compensación, disculpas y a las acciones correctivas.

Una vez identificados los infractores, la estrategia cambió a la reparación de la reputación. En este punto los clientes, reguladores, autoridades federales y otros grupos se convirtieron en el público objetivo y la naturaleza de las comunicaciones cambió en consecuencia.

5. Coopera y coordina las respuestas a la crisis desde múltiples capas de la organización

Lindsay McCluskey, de la Universidad del Estado de Louisiana estudió la gestión de la crisis de Ébola por el condado y la ciudad de Dallas. Encontró que las fallas en el plan de comunicación revelaron una falta de entendimiento y coordinación entre los diferentes niveles de gobierno. Ella argumenta a favor de una estrecha cooperación y coordinación transversal en los múltiples niveles de gobierno, además aconsejó que los medios de comunicación y las redes sociales deberían estar mucho más centrados en las víctimas – y en algunos casos sus perros- que en los detalles técnicos que se querían transmitir.

6. Prepárate: Los activistas pueden ir contra ti por tus asociaciones con otros

Finn Frandsen y Winni Johansen, de la Universidad de Aarhus estudiaron los ataques en los medios sociales de Greenpeace sobre  LEGO.  LEGO había realizado  un contrato de co-promoción con Shell. Shell era el objetivo primordial de Greenpeace, pero LEGO era una empresa centrada en un consumidor más visible y, por lo tanto, más vulnerable a los ataques. Los autores advierten que la toma de marcas como rehenes se convertirá en una práctica normal y que cualquier persona asociada con un adjetivo de “mala persona” como Shell, será vulnerable.

Nuevas prácticas de los activistas impulsados por los medios sociales obligarán a las organizaciones a replantearse su responsabilidad corporativa como híper-sensibles e híper-conscientes de los “Stakeholders de sus Stakeholders“.

No pierdas la oportunidad de liderar el pensamiento sobre un buen manejo de Crisis Comunicacional, conoce El Rol de CEO en una crisis a partir de estos cinco pasos y transforma las situaciones críticas en posibles oportunidades de visibilidad positiva.

**Colaboración basada en el artículo You Could be next: 7 IPRRC Research results to improve your crisis communications publicado en The Measurement Advisor – Katie Paine.