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Consejos para dominar tu próximo encuentro con medios

¿Necesitas que tu empresa tenga más visibilidad y que construya una buena reputación? Un portavoz talentoso mejora tu imagen y hace crecer tu marca. Un buen vocero se convierte en la voz de la compañía mientras comparte su historia con sus audiencias objetivo; este personaje brinda un rostro humano a la organización y puede comunicar efectivamente los mensajes de la empresa a las diferentes audiencias.

Pero, ¿qué hace un buen vocero? Ya sea que el vocero sea entrevistado por los medios de comunicación, sea el keynote speaker en un foro de industria o sostenga algún encuentro con sus stakeholders, para saber cómo dirigirse a una audiencia de manera eficaz, todo portavoz necesita:

  1. Empatía con los medios y a la influencia digital: Comprender el rol que tienen los periodistas y los tan dinámicos influecers que viven en “real time”, y saber cómo y cuándo comunicarse con ellos y atender sus requerimientos en tiempo y forma; esto ayudará a que el mensaje de tu organización se transmita eficazmente, tanto en el mundo tradicional como en las diferentes plataformas sociales.
  2. Conocimiento de su audiencia objetivo: Perfilar a la gente que se desea escuche tu mensaje para no sólo utilizar el lenguaje adecuado para comunicarse con ellos, sino también saber que tan profundo pueden ser las conversaciones con ellos, además de saber qué información es la que están esperando, es decir, responder eficientemente a sus dudas.
  3. Manejo de los mensajes clave del negocio: Es básico que el vocero o voceros de tu compañía, conozcan las fortalezas y diferenciadores claramente para poder transmitirlos. Esto te permitirá sacar un mayor provecho de las oportunidades que otorgan para la compañía cualquier encuentro que se tenga.
  4. Transmisión de los mensajes con claridad: Ser conciso, no hablar demasiado rápido, cuidar su respiración. Esto ayudará a transmitir los mensajes de la empresa y dar a conocer las oportunidades que ésta puede ofrecer a sus stakeholders.
  5. Inteligencia Emocional: En una situación complicada, un gran vocero mantiene la calma, tiene auto control. Tu empresa será “tachada” de mala reputación si un portavoz responde de manera negativa a cualquier interrupción o pregunta.
  6. Preparación: Lo peor que puede ocurrir como vocero es no tener la respuesta a una pregunta o duda, así que es fundamental imaginar todas las preguntas posibles a las que un portavoz puede enfrentarse para desarrollar las posibles respuestas antes de cualquier encuentro, en especial de aquellas incómodas, además de mantenerse al día en los temas de actualidad y temas de su industria y mercados.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, el vocero desempeña un papel crucial: un vocero excepcional puede contribuir significativamente a la imagen de una empresa, y mejor aun  cuando ese buen vocero también es conducido o dirigido por especialistas en comunicación, ya sea que forman parte de la organización o es parte del equipo de una agencia de Relaciones Públicas.

Algunas personas piensan que un vocero es más necesario en el momento de la crisis. El hecho es que los portavoces son muy importantes para todas las empresas, independientemente de si se trata de comunicación interna, actividad empresarial o entrevista con los medios. Por lo que la empresa debe elegir a la persona adecuada, en sus respectivos campos de especialización, para dar discursos o recibir entrevistas sobre los diferentes temas de interés.

Un gran vocero puede marcar la diferencia entre una reputación positiva para tu negocio y una mala. El entrenamiento de voceros es sin duda un arte que puede marcar una gran diferencia en los resultados para tu negocio.

**Colaboración adaptada y basada en los artículos: Las características de un buen portavoz corporativo y The Importance of having a good spokesperson for your business.

Prevé y sortea una crisis ¡en 6 pasos!

Existen muchas organizaciones que aún creen que las crisis son eventos inusuales y que rara vez ocurren en las empresas. Ésta es quizá, la principal razón por la que muchas de ellas consideran que no es apremiante estar preparadas para enfrentar una contingencia.

La realidad es que esto no sucede así. La experiencia ha demostrado que ninguna organización está exenta de sufrir una situación en el que se vea amenazado su personal, sus propiedades, sus procesos o se dañe su reputación. Nadie quiere pensar en ello, pero lamentablemente, las crisis llegan y siempre hay que estar preparados para saber qué hacer y, sobre todo, qué decir.

Hoy, a causa del boom de los medios digitales y las redes sociales, se nos demanda una respuesta más ágil ante una Crisis. Las Crisis de Comunicación no sólo son perjudiciales para las organizaciones, como siempre ha sucedido, sino que además, gracias a las redes sociales, estos eventos pueden resultar más que devastadores debido a la velocidad con la que viaja la información.

Bien lo decía el escritor y guionista inglés Douglas Adams: “Nada viaja más rápido que la luz, excepto las malas noticias”, por lo que al no poder evitar una crisis pero sí prevenir y disminuir el impacto negativo tanto interna como externamente, se pueden seguir los siguientes pasos para mantenerse alerta y evitar que ciertas situaciones se conviertan en Crisis de Comunicación:

  1. Identifica riesgos: Junto con tu equipo, analiza tu organización a fin de identificar las situaciones y procesos vulnerables; de esta forma, puedes tener un control de las Crisis potenciales que pueden ocurrir. La evaluación debe conducir a la creación de un plan de Recuperación y Comunicación que les facilite enfrentar cualquier eventualidad, desde la falla de un producto/servicio, un apagón, hasta un incendio. Como resultado, las compañías que están mejor preparadas para enfrentar una contingencia generan acciones preventivas para crear Goodwill ante sus stakeholders y durante el transcurso de la Crisis tomar decisiones estratégicas para reducir su impacto.
  2. Identifica y conoce a tus audiencias: Conoce a los stakeholders que son importantes para tu organización y enlístalos por prioridad. Asimismo, planea los mensajes clave que cada uno debe de recibir en caso de crisis y de qué forma se les hará llegar. Contar con una estrategia en tus medios propios como página web, micrositio de la crisis, blog corporativo y redes sociales, facilitará la forma en que se comunica el desarrollo de la contingencia en tiempo real, así como abrir la comunicación para responder dudas y dar certeza a las audiencias sobre lo sucedido.
  3. Crea tu equipo de Crisis de Comunicación: Idealmente, el equipo de crisis de tu organización debe estar liderado por el CEO o director general, el área de Comunicación y Relaciones Públicas, y por quienes tienen a su cargo los asuntos legales. Este grupo multidisciplinario podrá elaborar los planes desde la perspectiva de comunicación y legal para enfrentar cualquier contingencia.
  4. Identifica y entrena a tus voceros: En una crisis, es de vital importancia que sólo los voceros autorizados se pronuncien en relación al tema, haya una postura oficial y se comunique el plan de acción y resultados de manera clara y concisa. Indudablemente, esto demanda un esfuerzo previo para reconocer las habilidades de nuestros ejecutivos y entrenarlos para que sepan responder adecuadamente en el momento de dirigirse a sus stakeholders.
  5. Transforma la información en inteligencia competitiva: La información es poder; pero cuando la misma es analizada, se convierte en inteligencia, la cual es un componente esencial para la prevención y Manejo de Crisis. Conoce a diario lo que se dice de tu empresa en los medios de comunicación y redes sociales, así como la forma en cómo la perciben sus audiencias, permitiendo identificar temas sensibles que pueden detonar en crisis.
  6. Desarrolla un manual de Manejo de Crisis: Los cinco puntos anteriores te dan la información para crear un Manual para la gestión de Crisis de Comunicación, un documento que tú y el equipo de crisis deben conocer a la perfección. Allí podrán detallar las estrategias y tácticas a seguir, sus mensajes clave, sus voceros y cómo y quién informará a sus stakeholders. Además, deben actualizarlo conforme surja nueva información para evaluar el daño, aplicar el aprendizaje y ejecutar las mejores prácticas en futuras contingencias.

La mayor parte estos pasos son básicos y, por tanto, no son difíciles de llevar a cabo; sin embargo, sí requieren de un trabajo previo y constante a fin de reducir el impacto negativo que una crisis puede ocasionar a tu organización.

Así como se recomienda que una persona haga ejercicio, tenga una dieta balanceada y vaya al médico periódicamente para detectar alguna enfermedad y darle el tratamiento adecuado; la prevención y contar con las guías de acción ante  una contingencia dentro de su empresa hará la diferencia entre sortear la tempestad o hundirse en el océano.  No dejes a la suerte el futuro de tu compañía y establece un plan anticrisis para que la lluvia no se vuelva tempestad.

7 ideas para convertirte en un profesional de las RP Digitales

¿Si las relaciones públicas se transforman, también nosotros debemos cambiar? Con esta pregunta inicié una breve plática que di en un posgrado de Comunicación y Marketing. ¿El tema? “Relaciones Públicas Digitales”.

Para mí, se trató de una experiencia muy valiosa, ya que pude compartir con los futuros profesionales de las RP, un tema que me apasiona y cuyo sentimiento me gustaría contagiar a otros profesionales, pues se trata del presente y futuro en la manera de hacer relaciones públicas. “Si no están en esto, simplemente no existen para los negocios y sus marcas”, les dije.

Durante la plática pude contar mi experiencia de más de veinte años como consultor de relaciones públicas, enfatizando en la transformación considerable de nuestra disciplina, en los últimos años.

Indudablemente, los cambios en los medios de comunicación y en los hábitos de los consumidores han abierto nuevas y mejores posibilidades en la manera de lograr el relacionamiento de las marcas con sus buyer personas. Como profesional de RP no puedes hacer caso omiso de esto, al contrario, debes estar con los ojos atentos para descubrir las oportunidades de esta disciplina.

Pero, ¿de verdad importa este panorama digital de las RP? Yo estoy plenamente convencido. Cifras de We Are Social señalan que, tan sólo en México, las redes sociales tienen una penetración del 67%. Te preguntarás ¿cómo se relaciona con las relaciones públicas? Es sencillo: para comunicarte con tu audiencia necesitas estar donde ellos están. Recuerda que el valor de una mención en un medio ganado se basa en cuántas personas la ven, la comentan y la comparten.

Por eso cada vez más empresas están en busca de profesionales capaces de conectarlas con sus audiencias en el mundo digital. ¿Cómo puedes prepararte para ser un profesional de RP Digital? Aquí algunos puntos que me gustaría compartir también contigo:

1. Capitaliza los datos. ¿Sabías que tan sólo en 2018 se crearon 33 zettabytes de datos en Internet? De acuerdo con el estudio realizado por Digital Economy Compass, la anterior cifra equivale a 330 mil discos duros de 100 terabytes. Tal cantidad de información implica un gran reto para los profesionales de las RP, quienes deben obtener perspectivas y valor a partir de los datos para lograr comunicación eficaz. Es decir, llegar con el mensaje correcto, a la audiencia adecuada y a través del canal apropiado. Como tú bien sabes, las redes sociales son proveedores de una cantidad “masiva” de datos, cuyo valor sólo podrás extraer si conoces las herramientas de análisis y tienes el conocimiento para interpretarlos.

2. Conoce y utiliza las redes sociales. Las redes sociales ya no deben ser considerados como los “nuevos medios”. Hoy, éstos son parte del escenario de la comunicación dentro de la cual se mueve la industria de las relaciones públicas. Cada vez más, las compañías buscan contratar expertos ya no sólo en las habilidades tradiciones de RP, marketing y comunicación, sino también en herramientas digitales y redes sociales. Actualmente se requieren de profesionales integrales de RP. Por lo cual, los consultores deben ser capaces de elaborar una estrategia digital, supervisar su ejecución, analizar los resultados y demostrar un profundo entendimiento de las herramientas y canales digitales.

3. Genera contenidos de calidad. Una pieza de marketing de contenidos de alta calidad puede marcar la diferencia, porque la podrás utilizar una y otra vez para atraer a tu audiencia. Recuerda que la premisa básica es entretener, inspirar, educar, activar y comprometer a tu audiencia. Algo posible de lograr con un contenido de valor y olvida ya la idea de generar “cantidad”. Un buen consejo para crear contenidos superiores es utilizar datos, cifras y estadísticas que le aportarán información interesante a tu audiencia.

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4. Optimiza tus contenidos para un mejor SEO. Esto es posible gracias a las técnicas SEO, que ayudan a posicionar tus contenidos en las primeras páginas de los motores de búsqueda. Según datos de Google, se realizan al mes más de 100,000 millones de búsquedas en línea. Más allá del aspecto técnico, es importante considerar el uso de herramientas como Google Trends, Keyhole, Soovle, entre otras, para seleccionar palabras clave en tendencia en las búsquedas e incluirlas en tus contenidos.

5. ¡No dejes escapar el momento! Los mensajes basados en acontecimientos actuales y coyunturales son una buena oportunidad para posicionar a tu marca, tanto en medios tradicionales como digitales. En este sentido, es importante convertirte en un Newsjacker -experto en el arte de inyectar tus ideas en una noticia fresca para generar cobertura mediática- y un Real Time Marketer –creador de contenido en tiempo real basado en eventos y noticias del momento, con el fin de generar resultados compartibles-. Hay ocasiones únicos en la vida, aprovéchalos bien.

6. Utiliza la influencia digital. En una estrategia digital no puede faltar la relación con influenciadores digitales. Cualquier campaña de RP Digital busca la difusión orgánica para crear sentimiento positivo y de involucramiento con el fin de lograr interacción con las audiencias. Gracias a su éxito y viralidad en las redes sociales, los influenciadores pueden crear la comunicación explícita y orgánica para expandir tus contenidos y llegar a las audiencias objetivo.

7. Mezcla las tácticas y los canales de comunicación. Todas las marcas quieren tener presencia en alguno de los canales de comunicación del ecosistema digital. Sin embargo, no todos los esfuerzos de relaciones públicas deben mirar hacia ese punto, pues los medios tradicionales todavía tienen un impacto considerable en las audiencias, quienes los ven como fuentes confiables de información.

En un escenario en el que hablamos de medios multicanal, consumidores multiplataforma y contenidos multiformato, lo mejor es utilizar estrategias integrales de mercadotecnia, una mezcla de distintas tácticas y canales de comunicación (online y offline) que multipliquen las posibilidades de entrar en contacto con tus audiencias.

Bill Gates, el llamado Rey del Software, dijo alguna vez: “Internet facilita la información adecuada, en el momento adecuado, para el propósito adecuado”. Hoy sabemos que los cambios tecnológicos, las nuevas maneras de comunicación interpersonal y las formas de búsqueda de información, impactan en el desempeño de los profesionales de RP y no podemos quedarnos estáticos.

Es necesario para ti, como profesional, invertir tiempo y esfuerzo para conocer las tendencia y prepararte para conocer los nuevos canales, el funcionamiento de los medios, el comportamiento de las audiencias, las herramientas disponibles, etcétera. No sólo con el fin de aprender a contar las historias de tu marca, sino también para lograr el engagement tan deseado en medio de la vorágine del mundo digital.

Amplifica constantemente tu conocimiento y habilidades como un profesional de las RP Digitales. Para comenzar la actualización de tus conocimientos, te regalamos este E-book.