Todas las entradas de: Verónica Ballesteros

Directora de Cuentas Corporativas en InfoSol, encargada del desarrollo e implementación de Estrategias de Comunicación de Marketing Integrada, con foco en iniciativas 4.0.

¿Cómo escribir un Gran Plan de Comunicación?

Ya sea que estés por iniciar o quieras hacer crecer tu marca, necesitas un plan de comunicación. Tu plan proporcionará la ruta para lograr el éxito que deseas. La pregunta no debería ser si debes hacer un plan, sino los ingredientes para diseñar el mejor plan.

Tu plan de comunicación es esencialmente la respuesta a una amplia lista de preguntas. La primera y más importante es: ¿Cómo quieres posicionar tu marca? Dicho de otra manera: ¿Cómo quieres que la perciban tus Buyer Personas en el contexto actual y futuro?

 Aquí te comparto 12 ingredientes que “debe” contener tu plan:

1. Debe tener objetivos claros – Conocer el “porqué”

Es importante entender lo que se espera lograr para la marca. En otras palabras, ¿cuál es el propósito de la campaña total? ¿Impulsar las ventas, aumentar el conocimiento de la marca o contrarrestar mala prensa? Una campaña que no tiene un propósito claro puede ser confusa para la marca y el público.

2. Debe estar relacionado con el producto / servicio que intentas promocionar

Es decir, debe estar focalizado hacia las necesidades de los clientes, o una razón para que la gente relacione la idea creativa y la marca.

3. Debe dirigirse a la audiencia adecuada

Se requiere investigar los canales potenciales de comunicación y solamente tocarlos con el Marketing de Contenidos apropiado y que coincida con el público y el tono. Esto podría traducirse en tener que crear varias piezas de contenido (por ejemplo, comunicados de prensa, infografías, videos, podcasts, artículos especializados, kits de medios creativos, etc.) para lograr la atención de diferentes tipos de canales de comunicación. Desarrollar los Buyer Personas y determinar dónde están los mejores canales para llegar a ellos.

4. Debe ser impulsado por Medios Ganados-Comprados- Compartidos y Propios

Las mejores campañas de RP son las de Marketing Integradas, que utilizan todo el espectro de medios. Todos estos medios deben utilizarse para complementar una campaña de Relaciones Públicas para impulsar, de manera continua, la exposición de la marca y llegar a donde están las diferentes generaciones de los Buyer Personas.

También te puede interesar: Busco agencia de RP… ¿cómo elijo la mejor?

5. Debe tener comunicación y diálogo

En un tiempo enfocado en formatos de diálogo unidireccional como prensa y radio; la web y en particular los medios de comunicación social han abierto la posibilidad de compartir y discutir información libremente. Y no sólo con la Audiencia Objetivo, sino también con periodistas e Influenciadores Digitales.

6. Debe considerar que el Marketing de Contenidos es el nuevo SEO

Cuando se elabora un Mensaje Clave, se necesita claridad, concisión y conexión-Storytelling. Todas las buenas historias son simples en su núcleo. Uno tiene que pensar en frases cortas, y pensar en el público y la conexión única con estos antes de escribir contenido.

El Marketing de Contenidos es el nuevo SEO. El objetivo es elaborar un contenido relevante para facilitar a las audiencias a encontrar la marca. El contenido puede ser compartido entre un público que supera con creces los contactos periodísticos, se requiere trabajar más duro para asegurar que cada pieza de información llega a su grupo generacional demográfico.

SEO hace posible que los Contenidos sean detectables en línea, y la regla de oro es asegurarse que existen palabras clave (keywords) en el título y dentro del texto. Por otro lado, el contenido no debe ser una promoción descarada de la marca. El contenido tiene que ser tópico y ofrecer algo al lector más allá de un anuncio velado de la marca.

7. Debe aprovechar el Marketing en Tiempo Real

Si bien es importante ser proactivo en las Estrategias de Comunicación, es bueno recordar que muchas oportunidades de RP son reactivas. Buenas Relaciones Públicas, es estar al tanto de las tendencias de los medios y las noticias que se relacionan con la marca, ya que éstas pueden proporcionar una gran plataforma para la cobertura de la marca.

Seguir el ciclo de una noticia y buscar conexiones con historias actuales y relevantes. Una verdadera conexión con la historia. Esto aplica tanto al marketing social y campañas de Relaciones Públicas, aplicable a cualquier contenido sensible a temporalidad (por ejemplo, tendencias, Newsjacking, Eventos de Temporada / vacaciones).

8. Debe ser visual

Cada una de las campañas necesitan imágenes o videos complementarios. Especialmente en estos tiempos de Medios Sociales. Si el contenido está demasiado orientado a leerse como un folleto de ventas, el vínculo entre el lector y el contenido simplemente no existirá. Una mezcla divertida y colorida de activos digitales hace la interacción más atractiva, como lo hace una narración interesante que lleva a sus lectores más allá de los hechos y tediosas estadísticas.

9. Debe “predicar con el ejemplo” mediante historias de éxito

Ejemplos tangibles y de la vida real de clientes que han utilizado el producto o servicio infunden confianza en la marca. Puede ser un desafío el lograr la participación proactiva del cliente, pero cada negocio tiene un puñado de clientes dispuestos a cantar alabanzas y compartir la experiencia positiva que tienen de trabajar con la marca.

10. Debe construir relaciones

En lugar de inundar con contenido a reporteros, editores y bloggers, uno debe tomarse el tiempo para hablar con ellos – ya sea a través de una llamada ocasional o un café-. Te da la oportunidad de hablar de forma más directa sobre los productos/servicios y darles ideas sobre cómo puedes ayudarles en su reporteo del día a día y, de pasada, dar visibilidad a la marca. Hacer preguntas y escuchar para aprender algo valioso sobre lo que valoran y el tipo de historias que los excitan.

Y en las Relaciones con bloggers, en el nuevo mundo de relaciones con los medios, la marca está vendiendo esencialmente contenido. Si el contenido es débil, un blogger se arriesga a perder seguidores. Los bloggers sólo van a compartir e impulsar contenido interesante que incremente su audiencia. 

11. Debe contener mediciones constantes

¿Cómo vas a medir el éxito de la campaña de RP? ¿Por el número de historias de prensa, la audiencia total alcanzada o el incremento de tráfico a tu sitio web? Por lo general, es una buena idea tener diferentes KPIs (indicadores clave de desempeño) que puedan rastrearse y enlazarse a tus objetivos originales (por ejemplo, aumentar las ventas, aumentar el conocimiento de marca, etc.).

12. Debe tener un claro inicio, una parte media y un final

Especialmente para las campañas dirigidas en Medios Sociales. Si la campaña es un éxito de un día o un esfuerzo de tres meses de duración, como una buena historia, debe tener un claro inicio, una parte media y un final. No solamente ayuda a generar el contenido justo y necesario, es importante también para saber lo que la marca les dará a las audiencias previstas y cuándo.

Así que, si estás pensando en este momento acerca de cómo escribir un Plan de Comunicación, siéntate y empieza a responder tus acciones a los puntos señalados anteriormente. En realidad, lo más importante es la parte del pensamiento y la estrategia en la parte escrita, así es que si quieres que otros lo lean y aprueben tu presupuesto, tu plan debe leerse bien y con un adecuado formato.

En pocas palabras, el contenido y la estrategia serán las razones del éxito de tu plan y lo que hará que inviertan y se unan contigo a la conquista para posicionar un negocio próspero. Continua tu lectura y conoce cómo medir el éxito de tu campaña de RP.

**Colaboración basada en el artículo: Top 5 Things every B2B PR Plan Needs publicado en Shift Communications.

Data-Driven PR, una cifra sustenta más que mil palabras

La comunicación entre las empresas y sus Audiencias Objetivo ha tenido un cambio de 180 grados. Pero ¿qué ha provocado este cambio? Dos herramientas que están transformando el modo en que funciona y se relaciona el mundo, cómo operan las empresas e interactúan las personas: Datos y Social.

Si tenemos en cuenta que hay más de mil millones de objetos y dispositivos conectados en nuestro planeta que han creado un estimado de 667 exabytes de tráfico de datos en Internet, sólo en 2017, nos enfrentamos a la realidad asombrosa de la sobrecarga de datos, lo que permite ver que no todo recae en el fenómeno de las Redes Sociales. En un solo minuto, los usuarios de Facebook comparten cerca de 2.5 millones de piezas de contenido, en Instagram suben 216 mil fotos, los usuarios de Twitter escriben 277 mil tuits y los usuarios de YouTube suben 72 horas de nuevos videos, de acuerdo con un reporte elaborado por Percolate.

La “revolución de datos” no deja de lado los análisis de búsqueda, la medición de las campañas, el periodismo infográfico, así como nuevas herramientas y productos. El viejo adagio menciona que “una imagen vale más que mil palabras” y en muchos casos esto es verdad, pero en el mundo corporativo no es suficiente, ya que cualquier mensaje, contenido, declaración o estrategia debe estar sustentado en hechos, realidad, cifras y estadísticas.

Cualquier mensaje, contenido, declaración o estrategia debe estar sustentada en hechos, realidad, cifras y estadísticas.

El estudio 2017 de la Asociación para la Investigación de Medios de Comunicación, muestra que los datos son las herramienta más seguras para saber por dónde guiar tus esfuerzos de RP, para ejemplificar están los siguientes datos:

  • Internet es el segundo medio con más penetración en la población, sólo por detrás de la televisión.
  • Los medios impresos y la televisión tuvieron un decrecimiento de dos puntos porcentuales en su evolución de penetración, mientras Internet creció cuatro puntos porcentuales

Aún recuerdo que al entrar al mundo de las Relaciones Públicas pensé que evitaría matemáticas complejas, parecía una apuesta bastante segura pero me equivoqué, ya que el Internet ha cambiado significativamente la manera en que funcionan todas las industrias. Como las comunicaciones son más digitales, más cuantificadas, y más impulsadas por datos; la presión está dirigida a revitalizar las estrategias de Relaciones Públicas al complementar el enfoque en la escritura y la creatividad, con la recopilación de información, datos y cifras que permitan hacer estrategias más exitosas.

Este resulta un excelente momento para revolucionar tu estrategia de RP “Tradicional”  a una  impulsada por datos, mejor conocida como Data-Driven PR, la cual consiste en identificar datos  -encuestas, indicadores económicos, tendencias o estudios de tu compañía o que se encuentren en el “ambiente” y de fuentes confiables- que sean significativos y útiles para difundirlos a través de los canales de comunicación tradicionales y digitales para poder generar interés y expectación en las audiencias al ofrecer información sustentada.

El valor de contar con una agencia de RP impulsada por datos

Ante un escenario inundado por la saturación de información, una agencia de RP impulsada por datos se convierte para las empresas en una plataforma de contenidos capaz de proveer información de valor, logrando valor a largo plazo para los clientes y siendo un facilitador de la labor periodística de los reporteros e Influenciadores Digitales, así como poner un paso adelante a la compañía que capitaliza las cifras a su favor.

Por otra parte las estrategias de RP impulsadas por datos proporcionan a las empresas una ventaja competitiva, ya que con el tiempo los posiciona como autoridad y referente en su industria y mercados en donde se desenvuelven. Y es que los datos de la empresa tienen un gran peso sobre la opinión y credibilidad que tengan los lectores, así como los medios tradicionales y digitales, a la vez que se crean mayores espacios en los medios incrementando la visibilidad de la marca, extienden su alcance y establecen engagement entre la compañía y sus audiencias que finalmente apoyará a las ventas.

Al crear una pieza de contenido que integre datos de valor y detalle cifras notables de tu industria, generarás interés y suscitarás su viralidad en las Redes Sociales. Los datos te abren un mundo de posibilidades para contar tu historia desde diferentes ángulos.

En el escenario empresarial, ser creíble prepara el escenario para ser increíble. Cuando estás buscando una ventaja competitiva de medios ganados, la credibilidad es la clave y los datos respaldan tu empresa, tu marca, posicionamiento y reputación ante tus Audiencias Objetivo.

“Genio es aquel que, en todo instante, sabe plasmar en hechos sus pensamientos”. Pierre Jules Théophile Gautier

Es tiempo de comprender los datos, realizar métricas inteligentemente y capitalizar el valor de la información a favor del negocio. Esto va para todas las industrias. Revoluciona tu estrategia de RP impulsada por datos y lleva tu comunicación a otro nivel.

**Basado en el artículo de SHIFT Embracing the Data-Driven PR Future.

Consejos para alinear tus estrategias de Marketing y Relaciones Públicas para tu plan anual

Cuando empiezas a hacer un plan integral de Mercadotecnia y los presupuestos para el próximo año, una de las consideraciones más importantes es alinear cuidadosamente tus estrategias de Marketing y Relaciones Públicas. Estos dos esfuerzos deben trabajar al unísono para amplificar los mensajes de tu empresa, apoyar tu marca y generar resultados medibles. Aquí te comparto 5 maneras de hacerlo:

Establece Objetivos

¿Es la generación de leads tu máxima prioridad? ¿Te estás preparando para un nuevo financiamiento? ¿Te estás expandiendo en un nuevo mercado vertical?  Una vez que defines tus objetivos y las métricas del plan, comunícalas a los equipos de Marketing y Relaciones Públicas.

Esto ayudará al equipo de RP a diseñar un plan que se enfoque de manera correcta hacia tus Audiencias Objetivo y apoye a los objetivos más amplios de la empresa. Puede ser, por ejemplo, que el alcance de RP requiera centrarse en mercados verticales específicos durante un trimestre para apoyar a la generación de leads, mientras que en los trimestres posteriores se debe impulsar el posicionamiento de nuevos productos o apoyar a los equipos de ventas regionales.

Define tu audiencia

Determinar a tus Buyer Personas -cliente ideal para direccionar tus esfuerzos de Marketing de Contenidos para la generación de leads te ayudará a definir la combinación adecuada de medios estratégicos y el tono a utilizar en la generación de contenidos y de otras campañas pagadas; para poner el mensaje frente de la audiencia adecuada en el momento adecuado.

Alinea tus mensajes

Una vez definidas tus audiencias, los mensajes para cada Buyer Persona deben ser personalizados, esto aplica para todos los segmentos de tu programa de Marketing, incluyendo RP. Una talla no sirve para todos. Los inversionistas están más interesados en el rendimiento de la empresa, mientras que tus prospectos quieren entender cómo tu producto o servicio ayuda a evolucionar a su negocio más rápidamente, más económicamente y más eficientemente.

Es fundamental que los mensajes de RP reflejen la voz de la empresa. ¿Cómo lograrlo? Creando un perfil de mensajes para cada audiencia y preparando voceros con un entrenamiento previo para transmitir el mejor mensaje en cada situación.

También  te puede interesar: ¿Sabes cómo medir el éxito de tu campaña de RP?

Entiende los Datos

Utiliza Google Analytics, en combinación con otras herramientas de Marketing, así como datos de otras Métricas disponibles en las agencias de Relaciones Públicas; para entender el comportamiento de clientes y prospectos, situación mediática y otros indicadores sociales lo que te ayudará a definir una ruta clara de cómo las audiencias interactúan con diferentes materiales en tu sitio web.

Para muchos clientes, los datos muestran, que ser más grande no siempre significa ser el mejor cuando se trata de las publicaciones en medios. Por ejemplo, cobertura en un medio importante de Negocios es siempre un gran activo para la construcción de marca, pero no siempre ayudan a lograr otros objetivos que has definido para el año. Por ejemplo, si la generación de leads en los mercados verticales específicos es una de tus prioridades, los datos podrán mostrar que la cobertura mediática en medios verticales es pequeña, sin embargo, está focalizada a un nicho de mercado específico lo cual te llevará a un porcentaje mayor de clientes potenciales.

Desarrolla campañas holísticas

Una vez establecidas todas las piezas anteriores, te será más fácil crear campañas integrales que impulsen el logro de los objetivos. Ya definidos los mensajes y las Audiencias Objetivo, los esfuerzos de Relaciones Públicas pueden ser utilizados para apoyar la generación de leads y reforzar las campañas en Medios Pagados.

Por ejemplo, los datos de una industria o una encuesta de consumidores se pueden utilizar inicialmente para asegurar la cobertura en los medios de comunicación, y posteriormente reutilizados en otras piezas de Marketing de Contenidos, como artículos para blogs y E-Books, E-mail Marketing e incluso en acciones que complementen una estrategia de Marketing Digital como la redifusión de contenidos.

Con un poco de planeación anticipada; un plan de Marketing y de Relaciones Públicas holístico y orientado al logro de objetivos, será alcanzable para cualquier empresa sin importar su tamaño.

**Colaboración basada en el artículo Five Tips align Marketing & PR Strategies publicado en Shift Communications.

5 errores comunes en la Gestión de Crisis de Comunicación

La palabra “crisis” puede sonar muy familiar, pues se trata de situaciones inherentes a la vida. ¿Quién de nosotros no ha vivido o ha sido parte de un acontecimiento de este tipo? Incluso como país, hemos atravesado severas crisis en el ámbito económico, político y social. Nadie puede escapar a ellas y aunque muchos sólo las ven como situaciones negativas, hay quienes dicen que éstas son necesarias porque son un indicador de cambios urgentes.

Coincidirás conmigo en que la palabra crisis la escuchamos o leemos varias veces al día: crisis económica, crisis política, crisis familiar, crisis ambiental… en fin; crisis, crisis y más crisis. Pero, ¿te habías puesto a pensar que estas situaciones también pueden afectar el ámbito corporativo generando, en consecuencia, una Crisis de Comunicación que podría afectar la buena imagen de una organización?

¿De qué hablamos exactamente? Primero hay que tener en claro que existen crisis previsibles y no previsibles, según la naturaleza del evento. El primer tipo incluye acontecimientos en los que podemos prever que se generará una situación crítica -por ejemplo, la falla de un sistema informático que puede detener las operaciones del negocio-; y el segundo lo constituyen eventos inesperados que pueden poner en jaque la operación de la compañía –por ejemplo, los desastres naturales-.

Desde el punto de vista de la Comunicación, una Crisis es un problema de negocio u organizacional exhibido ante la atención pública, que amenaza la reputación y el manejo de los negocios de una empresa. Todas las organizaciones están expuestas a padecer este tipo de situaciones, mismas que requieren un manejo adecuado para aminorar su impacto. En esta tarea, es determinante el papel del CEO, ya que como líder, puede marcar los pasos que debe seguir la organización para salir bien librada y cuidar su imagen pública.

No obstante, una buena Gestión de Crisis de Comunicación no es tarea sencilla. En muchas ocasiones, se cometen graves errores cuyo costo es muy elevado, pues el impacto daña severamente la imagen de la compañía, sus marcas, sus productos y servicios, la relación con sus Stakeholders; incluso, la reputación del mismo CEO y hasta de los colaboradores de la firma. Sí, así de lacerante puede llegar a resultar una Crisis de Comunicación gestionada de manera incorrecta.

Pensando en ello, me gustaría compartir algunos errores que se cometen de forma común en el Manejo de Crisis de Comunicación; con el propósito de evitarlos a toda costa cuando toque a su puerta, este indeseado momento.

1.- No actuar inmediatamente. Cuando una Crisis de Comunicación nos golpea, siempre hay que responder inmediatamente, pues debemos tener presente que la información se mueve de forma rápida, y en los Medios Sociales todavía mucho más. Las primeras horas son críticas para establecer credibilidad y construir la confianza pública, y fijarán el tono para la duración de la Crisis Comunicacional. No dejes que la crisis te sofoque o que el miedo te inmovilice; sólo sigue los pasos de tu estrategia de Comunicación de Crisis y pon en acción al equipo designado para ello.

Como líder de la compañía y vocero principal, toma las decisiones correctas para redimir la reputación de la compañía frente a los Stakeholders, recuerda que aunque el problema, la contingencia o cualquier tipo de situación que generó la crisis, no esté resuelta; es importante que hagas lo necesario para evitar cualquier daño a la imagen de la compañía.

2.- Guardar silencio y ocultarse. ¿Cuántas veces hemos sido testigos de severas críticas a líderes de cualquier ámbito por mantenerse distantes y no hablar durante momentos de crisis? Permanecer callado sólo te hace ver como alguien insensible o temeroso, lo cual te puede convertir en el malo de la historia. ¡Que no haya lugar a dudas!; ante una Crisis de Comunicación, el CEO siempre debe hacerse notar y hablar, en especial para asumir la responsabilidad y mostrar su solidaridad y compromiso en realizar determinadas acciones que permitan solucionar o resarcir la situación que generó la crisis.

El CEO no sólo se debe estar visible y hablar una vez, sino que se debe asumir el rol como vocero oficial de la compañía.

No todo debe quedar simplemente en el hecho de hacerse visible y hablar al menos una vez, sino que debe asumir su rol como vocero oficial de la compañía, transformándose en un vocero de 24×7 y proporcionando actualizaciones continuas y detalladas de las acciones que se están llevando a cabo para manejar el conflicto o contingencia.

3.- Creer que únicamente el CEO puede hablar. En este tipo de situaciones, hay que tener especial cuidado cuando se trata de enfrentar a los representantes de los Medios de Comunicación, pues no todos los altos ejecutivos tienen las habilidades para llevar sobre sus hombros el peso de una Crisis de Comunicación y enfrentar la avalancha de preguntas y críticas que se le lanzarán.

En muchos casos, el liderazgo se puede asumir en conjunto con otro u otros ejecutivos de alto nivel que conozcan mucho mejor sobre el tema en cuestión y que con detalles técnicos u operativos respalden la postura oficial. Por ello, siempre es recomendable que tanto el vocero principal, como otros ejecutivos de diversas áreas, estén entrenados para la vocería ante los Medios.

4.- Mentir, incluso a los propios colaboradores. Esto es algo que se puede llegar a hacer no de forma intencional, sino más bien de forma indirecta. ¿Cómo?, al proporcionar a los Stakeholders información errónea, o bien, al omitir información con detalles importantes que, de salir a la luz, podrían agravar más la situación en lugar de calmar la tormenta.

Decir “no lo sé” cuando no se tiene el conocimiento de los hechos, es todavía mejor que especular o decir datos erróneos para salir del paso. Porque para los stakeholders, incluyendo los mismos colaboradores de la organización, puede resultar más ofensivo y perjudicial escuchar mentir –o no decir toda la verdad- a su CEO, que el mismo impacto de la crisis como tal. Los colaboradores son “embajadores” de primera línea que deben estar al tanto de lo que la empresa está haciendo para enfrentar la situación.

5.- Comunicar mensajes dispersos. Durante una Crisis de Comunicación, es importante que los mensajes que se emiten a los stakeholders, a través de los Medios de Comunicación, sean consistentes y continuos para generar una “sola y misma voz”. Tan malo es quedarse callado como apresurarse a hablar sin tener los datos precisos; así que como vocero principal necesitas asumir el liderazgo y marcar la batuta de la posición oficial, de manera que seas tú quien dé paso a otros voceros –que deben también estar bien entrenados y que se requieren en algunos casos para reforzar una posición de negocios-.

En relación con esto, hay que tener claro que el éxito de un Manejo de Crisis Comunicacional no depende de cuántos buenos voceros intervengan, sino de que los mismos “hablen a una sola voz”, es decir, con Mensajes Clave consistentes y continuos, y con una actitud de calma y confianza. De lo contrario, podrían existir fuertes contradicciones que solamente acentuarían el problema.

Una frase célebre de John F. Kennedy señala: “Los chinos utilizan dos pinceladas para escribir la palabra crisis. Una pincelada significa peligro la otra oportunidad. En una crisis toma conciencia del peligro pero reconoce la oportunidad”. Así que nunca te retraigas ante un acontecimiento de esta naturaleza, sino más bien enfréntalo, pero hazlo de manera correcta, bien informado y con base en una estrategia delineada en un Plan de Manejo de Crisis -una guía de las políticas y procedimientos para coordinar las comunicaciones de la organización en un evento de crisis-.

Un suceso de este tipo no tiene que resultar en algo negativo, sino que puede ser el momento ideal para transformar tu compañía y darle una mejor cara ante la Audiencia Objetivo. Considera posibles iniciativas de comunicación para restaurar la confianza y la lealtad, y recuerda que para ello, puedes utilizar todo un arsenal de técnicas de Relaciones Públicas.

Cómo desarrollar las habilidades necesarias para transmitir tu mensaje con impacto

Ya sean organizaciones públicas y privadas -gobierno, empresas, ONG’s, grupos religiosos, medios de comunicación, grupos de presión, entre otros-, necesitan contar con voceros entrenados que sean portadores de su visión y establezcan una relación de confianza con sus audiencias objetivo. Como diría el escritor español Baltasar Gracián: “Lo bien dicho se dice presto”, por lo que un vocero representa la persona, personalidad, personaje, presencia y voz de una organización; siendo una fuente confiable de información y un excelente comunicador.

El fin del Entrenamiento de Voceros es saber cómo dirigirse a una audiencia de manera eficaz, así como identificar y preparar a los speakers para sostener un contacto efectivo con sus stakeholders. Y uno de los grandes miedos a los que nos enfrentamos como personas en algún momento de la vida es hablar en público. Ya sea en una reunión familiar, para dar una exposición en la escuela, presentar un proyecto en la oficina, responder una entrevista o dar un discurso; el pánico escénico se presenta en la mayoría de los casos evitando que articulemos palabras e ideas al momento de hablar.

El acelerado mundo de la información del que hoy somos testigos, y del que también participamos, ha hecho que cada día, las compañías privadas, instituciones gubernamentales y hasta organizaciones de carácter civil, estén siempre preparadas para actuar y responder con prontitud a este flujo constante de mensajes que viajan por los distintos canales de comunicación.

Sin duda que frente a este desafío, el Entrenamiento de Voceros se ha convertido en una de las tácticas de comunicación que ha ganado mayor relevancia. Hoy, aunque todavía algunos CEOs aún dudan de las bondades de esta herramienta, sobre todo cuando hablamos de justificar presupuestos, muchas organizaciones ya han comprendido la importancia y los beneficios de entrenar adecuadamente a sus voceros para salir y dirigirse a cualquiera de sus audiencias objetivo, teniendo en cuenta que son los primeros constructores del branding de la compañía y marca que representan.

Durante mi época de universitario en Texas, me invitaron a hablar sobre México y sus tradiciones.  Al presentarme ante el público me quede sin habla y no pude decir ni media palabra. Posteriormente, después de constante práctica y entrenamiento, por requerimientos de mi trabajo, fui hablando de manera más fluida y consistente ante diferentes audiencias, no importando si fuese en la oficina, reuniones con clientes o dando discursos en ferias, exposiciones y conferencias de diversas industrias.

Si bien es cierto que el fin del Entrenamiento de Voceros es identificar y preparar a los speakers para sostener un contacto efectivo con sus stakeholders -clientes, prensa, empleados, comunidad, entre otros- de manera que puedan comunicar mensajes enfocados y positivos acerca de su compañía y sus productos/servicios; también es algo real que no se trata únicamente de saber qué decir, y decirlo porque alguien más nos recomendó decirlo. Es importante ir más allá y lograr una vocería eficaz.

Establece tus metas

Una parte esencial para el éxito del Entrenamiento de Voceros, es no quedarse con sólo saber qué decir; esto es, debemos establecer las metas que queremos alcanzar, ya sean personales o de negocio; buscando responder las preguntas de nuestras audiencias objetivo y conseguir un impacto que se vea reflejado en nuestra organización.

Ésta es la razón por la que muchas compañías no ven tangible o cuantificable su inversión en esta herramienta, ni mucho menos de sus encuentros con la prensa u otras audiencias objetivo.

Si no tenemos objetivos definidos de lo que realmente queremos comunicar, seguro que será muy fácil cometer algún error al momento de comunicar nuestros mensajes, lo cual impactará el éxito del encuentro, por lo que algunas metas básicas que podríamos considerar antes de nuestro Entrenamiento de Voceros y como resultado de nuestros encuentros con las audiencias, tienen que ver con:

*Mensajes clave claros, consistentes y concisos: No debemos dejar pasar un encuentro sin comunicar las fortalezas y diferenciadores de la organización, lo que permite contar la historia de su marca de manera focalizada, da consistencia y personalidad, además de crear percepción y posicionamiento entre sus audiencias por su repetición constante.

*Construir la reputación: Los encuentros con las audiencias objetivo, deben ayudar a construir una buena reputación personal, corporativa y de marca; lo cual te ayuda a atraer y retener clientes, y genera mayores niveles de satisfacción y compromiso y fidelidad hacia tu marca.

*Crear empatía: Haz que la audiencia esté a gusto contigo, de manera que se sienta con la confianza de acudir a la marca nuevamente para servirle como fuente fidedigna de información y, sobre todo, como visionario en determinado tema.

*Conocer los temas sensibles: Es necesario que como vocero de una organización conozcas las situaciones de vulnerabilidad externas y/o internas, que de convertirse de dominio público, pueden repercutir en su imagen, lo que permitirá proteger la reputación de la empresa y dar respuestas bajo la postura oficial.

*Contestar según las Políticas de Comunicación Corporativa: Existen ciertos lineamientos establecidos por cada organización que regulan el contacto de los voceros con sus audiencias objetivo y es importante conocerlas, si no cuentan con ellas, pueden acercarse a un experto que los apoye con guías prácticas para sus encuentros.

*Imagen pública: Si el encuentro es grabado o videograbado, debes lucir lo suficientemente cómodo, seguro y tranquilo como para reflejar lo que eres, haces y el puesto que tienes.

*Llevar a la acción: Ésta es quizá la gran meta de todo buen vocero, pues debes conseguir que quienes lean, escuchen o vean tus comentarios, tomen las acciones que tú y tu compañía esperan; a saber, comprar un producto, contratar un servicio, realizar alguna inversión, etcétera.

Muchas veces, el Entrenamiento de Voceros y su consecuente, cobertura mediática y visibilidad entre las audiencias, nos deslumbran y hacen que nos olvidemos de la meta prioritaria; por ello, es imperante recordar que todos nuestros esfuerzos deben ser abordados pensando en una meta específica que provocará conquistar la mente y corazón de nuestras audiencias objetivo en cada oportunidad.

Así que si todavía no defines los objetivos que quieres alcanzar con esta táctica de comunicación, detente por un momento y piensa en la meta que tú o tu compañía desean alcanzar. Esta meta debe estar antes que todo; de nada vale “hablar” si no se tiene claro “para qué hablar”. No en vano, el filósofo y orador romano Lucio Séneca, decía: “Si un hombre no sabe a qué puerto navega, ningún viento es favorable”.

El buen vocero tiene cualidades al momento de hablar, pero no nace, se hace con la experiencia y trato constante con sus audiencias. Una vez identificado como la voz de la organización, la vocería es un trabajo de 24 horas los 7 días de la semana, por lo cual tener las herramientas necesarias para realizar esta labor que combina elementos verbales y no verbales, harán que cada encuentro sea exitoso, al expresar en cada oportunidad sus fortalezas y diferenciadores con información de valor.

Y tú ¿Ya experimentaste los beneficios del Entrenamiento de Voceros?

Entrenamiento en Medios: ¿Es realmente necesario?

Atravesando mi quincuagésimo entrenamiento en Media Training o Entrenamiento en Medios, me senté a hacer un recuento, repase las marcas con las que hemos trabajado,  las gratas experiencias, el aprendizaje adquirido, la valiosa gente que he conocido, entre ellos los Voceros que han participado (muchos … directivos reconocidos en su industria) y reitero que mi respuesta sería un categórico:  ¡Sí!

Sin titubeo alguno hasta el Vocero más experto – incluyendo al Director General – requiere de un Entrenamiento en Medios y de sesiones de continuidad para refrescar las técnicas, abordar nuevas estrategias del approach a las  tendencias de la comunicación, etc. y  como un elemento fundamental de  su estrategia de posicionamiento como “Líder de Pensamiento”.

¿Cómo explicarlo? Respondiendo unas sencillas preguntas.  La vida de tus hijos… ¿en manos de un experto cirujano que denota seguridad, conocimiento, experiencia o en las manos de un novato? El caso legal más importante de tu empresa … ¿con un abogado con casos de éxito o con alguien inseguro que transmita poco dominio del tema ?

El Vocero, se presenta ante lo mismo. Con la preparación y la práctica, cualquier persona puede tener confianza en un ambiente interacción con medios y/o audiencias externas. Un Entrenamiento en Medios ayuda a los representantes de las empresas a sentirse  cómodos y productivos frente a la cámara, el micrófono, eventos con medios o de formación para cuando surjan las oportunidades con éstos traduciéndolo en comunicación de gran alcance, significativa para la difusión.

Si todavía no está convencido, vamos a hablar sobre el Entrenamiento de los Medios en términos que un CEO / Director General, seguro entenderá.

Entrenamiento en Medios = Preparación Reunión

 Prepararse para una entrevista es tan importante – si no es que más- que la planificación de una reunión de negocios – y no sólo durante las crisis comunicacionales. Después de todo, cuando estás hablando con los medios de comunicación, sus respuestas potencializan su alcance y llegan a audiencias mucho más allá de una sala. Además, de que requieren de diferentes técnicas de comunicación al utilizar la voz de los medios de comunicación para influir vs. comunicarse directamente con su audiencia como lo hace en una reunión.

Así que cuando está decidiendo si la preparación de la entrevista es digno de su tiempo, recuerde que seguramente nunca entraría en una reunión a la sala de  juntas, nuevo campo de negocio,  negociaciones o presentaciones con inversionistas, nuevos negocios sin hacer su –‘tarea’.

Por lo tanto, otorgar el mismo respeto para una tomar una entrevista de la manera más adecuada,  seguro cosechará en grandes beneficios.

Dominando el Rol de la Vocería: 6 Consejos básicos

Ser  portavoz ante los medios de comunicación, significa ser la cara y la voz de la organización a la que se representa, rol que sin duda pesa más que aquella piedra que El pípila cargó y que le ayudó a dejar huella en la historia de México.

Por ello, esta titánica labor va más allá  de entregar Mensajes Clave o de demostrar experiencia en el ramo en el que el vocero se desenvuelva, inclusive esto aplica hasta en la manera de pensar y actuar con colegas, clientes, socios e inversionistas.

¿Cuántas historias no se nos han quedado en la mente por un mal desempeño como vocero? ¿Cómo olvidar a la cantante que estalló contra los medios  en una conferencia de prensa “defendiendo lo indefendible”?  ¿O aquel político que se paró en medio de una entrevista porque no le gustaron las preguntas en relación a su libro y peor aun cuando se le cuestionó sobre la manera en que su esposa e hijastros obtuvieron sus bienes? ¿Y qué decir del CEO de una transnacional que interrumpe abruptamente una entrevista con la BBC cuando es cuestionado sobre los problemas de seguridad de sus dispositivos así como de las políticas de la compañía en la India?

Pero los recuerdos de estos personajes no son los ideales que su audiencia debiera mantener, considerando que éstos sin duda, les han restado seguidores y peor aún, su credibilidad seguramente se tambaleó… elemento clave de un gran Vocero.

La credibilidad se forma no sólo de la transparencia o naturalidad, ésta se va creando y fortaleciendo con conocimiento y dominio de su tema que se refleja con argumentos reales, datos y cifras que le den solidez al mensaje, pero también de la congruencia de lo que se dice  con lo no verbal, así como de la apertura y al diálogo y al entendimiento.

Y si bien, esta característica puede obtenerse como una virtud innata, también puede desarrollarse a través de ciertos consejos, que de seguirse puntualmente, se puede pasar de buena  a extraordinaria la labor de vocería. Por ello, un representante ante los medios debe saber los siguientes fundamentos:

  1. CONOCIMIENTO DE SU AUDIENCIA. El mensaje será el adecuado si se investiga previamente a quién se está hablando: nivel de conocimiento sobre el tema, preferencias, intereses, necesidades, dinámica, lenguaje. No todas las audiencias quieren ni deben escuchar lo mismo.  Esto además de permitir a un vocero ser empático, sin duda, permitirá que su mensaje se entendido y escuchado.
  2. USO DE DATOS Y EJEMPLOS DEL MUNDO REAL. Un Vocero tiene este rol no solamente por sus habilidades comunicacionales, sino también por su conocimiento sobre su organización, su industria, pero también sobre la dinámica de su sector y de los temas coyunturales que impactan su negocio. Entre más actualizado e informado sobre su entorno se encuentre un Vocero, incluya cifras y mencione casos reales en sus ideas, más creíble será su mensaje y por lo tanto mayor impacto tendrá en sus Audiencias Objetivo.
  3. LAS PREGUNTAS NO SON SINÓNIMO DE PÁNICO.- Para un gran Vocero, no existen los cuestionamientos intimidantes. Cuando no se cuenta con la respuesta adecuada, es válido prometer investigar sobre el tema y enviar la información o bien canalizarla con la persona que por su responsabilidad dentro de la empresa, puede responder de manera adecuada y/o ahondar en el tema. Ser Vocero no significa dominar todos y cada uno de los detalles que pasan dentro de una organización.
  4. DAR EL MENSAJE CLAVE NO IMPORTANDO LAS PREGUNTAS.- Si bien, el principal objetivo dentro del trabajo de un emisario ante los medios es responder a sus preguntas, éste debe tener claro, que los puntos clave que van a posicionar y diferenciar a su empresa del resto, deben mencionarse y ser intercalados durante todo su alocución; ligándolos a las respuestas, atrayendo el interés del entrevistador hacia sus mensajes… un Vocero exitoso, no responde a las preguntas que se le hacen, sino que conduce estás dudas hacia el discurso que él tiene planeado difundir.
  5. NO HAY SEGUNDAS OPORTUNIDADES.– Nadie puede ser amonestado por lo que no dijo, pero sí por lo que se dijo sin pensar. Un gran Vocero  tiene claras las políticas de comunicación corporativas, por lo que sabe que puede decir y cuándo decirlo.
  6. ¿ALGO MÁS QUE AGREGAR? ¡SÍ! Un embajador de su marca siempre aprovecha el cierre de su participación con medios o con cualquiera de sus Stakeholders para reforzar su discurso y lograr que su mensaje principal retumbe en la mente y por qué no, en el corazón de éstos.

La fuerza de un portavoz por su habilidad sin duda, hace una diferencia significativa en la forma en que una organización puede ser cubierta por la prensa, y en algunos casos, se convierta en la fuente fidedigna y elemental para el desarrollo de los temas relacionados de una empresa.