Las reuniones virtuales a través de aplicaciones como Zoom, Skype, Hangouts, entre otras, se han vuelto más comunes desde que la pandemia las colocó en el centro de atención. Sin importar en dónde estemos físicamente, hoy las personas interactuamos en tiempo real mediante el uso de reuniones virtuales. Además de organizar una reunión de trabajo entre colaboradores, este formato permite realizar eventos virtuales, entrevistas virtuales de trabajo, dar atención médica, tomar un curso o dar entrenamiento, llevar a cabo juicios orales, hacer networking, asistir a webinars, entre otros más.
Aunque nos hemos adaptado a este modelo, siempre se tiene el riesgo latente de cometer errores en el camino. Pues si bien cualquiera puede descargar una aplicación y hacer una reunión o presentación online, si ésta no se realiza cuidando los detalles, se puede provocar la pérdida de confianza y credibilidad.
Para darnos una idea de este tema, aquí señalo seis errores que se suelen cometer durante reuniones en línea y presentaciones virtuales, y qué hacer para evitarlos.
1. Fondos que distraen o generan incomodidad
Con las reuniones virtuales, muchos hemos “entrado” a los hogares de nuestros colegas, colaboradores, clientes, prospectos, socios y demás; gracias al fondo que vemos. ¡Cuidado! Ya sea que estés en una presentación con prospectos o una consulta con tu paciente, asegúrate de que el fondo mostrado no distraiga de lo que estás diciendo; al contrario, debe ser complementario a tu mensaje.
¿Cómo resolverlo? Una impresión simple y elegante puede verse bien, no requieres tantos elementos. Puedes utilizar un buen ángulo de tu oficina o tu casa que no esté saturado, genere privacidad, esté bien iluminado y evite ruidos externos. Los fondos personalizados incluidos en algunas aplicaciones, te pueden sacar de un apuro. Siempre es recomendado, previo a tu aparición, realizar un ensayo para verificar tu ángulo, la iluminación, entre otros aspectos.
2. No vestirse de acuerdo con el contexto de la marca que representas
Es común que nos conectemos desde nuestra casa para sostener una reunión virtual, pero no por esto debes descuidar tu imagen personal. No es válido tomar una videollamada de negocio en pijama, ni mucho menos con el cabello alborotado; tampoco vestir adecuadamente solo la parte superior que es visible, pues no sabes lo que pueda pasar. Recuerda que cómo te vistas y luzcas, tendrá un impacto en la impresión de tu audiencia.
¿Cómo lucir apropiadamente? Esto puede ser subjetivo, pero la clave está en vestirse de acuerdo a la marca que representas. Los códigos de vestimenta utilizados en muchas organizaciones van desde aquellos que requieren vestimenta formal de negocios o “casual de negocios”, hasta aquellos que permiten un uso más informal. Como colaborador, necesitas considerar qué tipo de vestimenta no solo proporcionará la imagen que quieren representar, sino que también apoyará la cultura y los valores de la empresa.
3. Unirte a reuniones online después del tiempo programado de inicio
Del mismo modo que sucede con las reuniones presenciales, la puntualidad en las reuniones virtuales sigue siendo importante. Es probable que tu día esté lleno de muchas actividades, sobre todo para quienes tienen que trabajar en casa y llevar un balance vida personal – profesional. Sin embargo, no iniciar sesión puntualmente para las reuniones, enviará el mensaje de que no las tomas en serio o, por extensión, a las personas que participan en ellas.
Lo mejor es ingresar de 5 a 10 minutos antes de iniciar la reunión. Para no olvidarla, puedes ayudarte de la agenda de tu email, programarla en tu calendario o agenda del teléfono celular, o si te resulta mejor, anótala en un post-it y pégalo en un lugar que sea visible y te la haga presente.
4. No disponer de la tecnología adecuada
El boom de las reuniones virtuales también ha disparado el número de aplicaciones para conectarse, así como las capacidades, opciones y requerimiento que podemos encontrar en éstas. Sí, todas sirven para hacer videollamadas, pero sus capacidades de video, audio e internet varían, y no saberlo puede impactar negativamente en la experiencia de la reunión.
¿Cómo resolverlo? Necesitas tener en claro las capacidades de cada aplicación, conocer el entorno de cada una, elegir la que mejor se adapte a tus necesidades, así como conocerlas apropiadamente para manejar con destreza sus funcionalidades.
5. Mantener abiertos sitios web u aplicaciones que no necesitarás
Una gran ventaja de las aplicaciones de videollamadas es que permiten compartir la pantalla para facilitar una presentación. Sin embargo, pueden ocurrir situaciones en las que, por error, compartas tu pantalla y proyectes algún sitio web o aplicación que tengas abierta y que nada tiene que ver con tu reunión, como alguna red social, sitios de compra online, aplicaciones de mensajería, entre otros.
Evita una situación incomoda. Solo tienes que cerrar todas las pestañas o aplicaciones innecesarias antes de la reunión, y mantener abiertas solo las que utilizarás; incluso, puedes limpiar el escritorio de tu computadora. De esta forma te aseguras de que tu audiencia verá solo lo que les quieres mostrar.
6. Dejar ver asuntos de la cotidianidad
Situaciones como el llanto de un bebé, gritos de niños jugando, el ruido de la televisión encendida, el perro ladrando o el gato reposando en el teclado de tu computadora; son claros ejemplos de escenarios en casa que debemos evitar al estar en una videollamada de negocio o laboral.
¿Cómo prevenirlo? Si estás tratando de proyectar profesionalismo mientras trabajas en casa, asegúrate de que tu familia conozca las reglas básicas del trabajo desde casa. Explícales que necesitas un espacio de quietud y privacidad, al menos en el momento de tu reunión. La comprensión de quienes viven contigo es clave para lograrlo.
Sin duda, hemos visto que los errores durante las reuniones virtuales pueden llegar a ser divertidos, pero también pueden afectar tu confianza y credibilidad. Lo mejor es asegurarse de evitar este tipo de situaciones.
Como cualquier otra reunión presencial con audiencias, las reuniones virtuales necesitan preparación para ser exitosas; una combinación perfecta de elementos técnicos, de comunicación y de ambientes físicos. Y dado que el distanciamiento social se mantiene vigente, lo mejor es practicar y prepararse para lograr una plena adaptación que nos genere los resultados deseados.
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