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Cómo la Comunicación Interna ayuda a la Comunicación Externa

* La comunicación efectiva con las audiencias, empezando por las de casa, contribuye de manera crítica a la formación de organizaciones más exitosas y competitivas.

Se imagina perder la oportunidad de incrementar sus ingresos en miles y miles de pesos en los siguientes años por no impulsar su competitividad organizacional frente a la competencia. Y es que el ambiente mundial de negocios está obligando a las compañías de todos los niveles a actualizar procesos que garanticen el éxito de la misión y el logro de los objetivos de negocio. En este sentido la Comunicación Interna, contemplándola dentro de la estrategia total de Comunicación, podría convertirse en una fortaleza para la organización con el objetivo de canalizarla hacia la productividad y competitividad empresarial.

La Comunicación Interna permite construir relaciones exitosas entre las diferentes audiencias con base en la confianza y donde los individuos se sienten apreciados, así como impulsar y/o consolidar valores invaluables de negocio como: calidad, innovación, excelencia y servicio al cliente, entre otros.

Construir relaciones exitosas entre las diferentes audiencias con base en la confianza para  impulsar y/o consolidar valores invaluables de negocio.

Modernizar la Comunicación Corporativa ¿Cómo?

Es importante tener bien claro que la comunicación se convierte en el eje de toda relación exitosa, así que  tanto en momentos de crisis como en tiempos de bonanza se recomienda impulsar procesos de mejora continua en la Comunicación Corporativa.

El primer planteamiento que se debe hacer respecto a los resultados actuales de la estrategia de Comunicación es si son los óptimos o los esperados, o es momento de analizar posibles interferencias y redireccionarla; el apoyo de métricas cualitativas y cuantitativas son un método eficaz para evaluar los resultados y en todo caso, conducir  la estrategia por un camino más sólido.

En el proceso de evaluación de la estrategia, no hay que olvidar la importancia de contar con objetivos definidos, tácticas de comunicación adecuadas, elaborar mensajes por audiencia, segmentar y focalizar información por interés, y que favorezcan la presencia de la marca ante posibles clientes potenciales, evitando desviarse del negocio principal que le origine pérdidas cuantiosas. Algo muy importante es replantear si la estrategia de Comunicación Corporativa está alineada a los objetivos de negocio para poder transmitir los mensajes de manera constante y con enfoque estratégico.

Comunicación Interna, más que avisos de cumpleaños

Una estrategia de Comunicación Corporativa completa, entiende además que para el posicionamiento de una marca hacia el exterior es necesario que esté fortalecido desde su raíz o sea desde su Audiencia Interna, empleados y directivos.

Entender a la Comunicación Interna es comprender a la Audiencia Interna pues involucra actitudes, sentimientos y habilidades personales. Por tal motivo dentro de la estrategia de Comunicación Corporativa es importante considerar a la Audiencia Interna ya que podría ser una de las principales fortalezas de la compañía, pues si directivos y empleados conocen la filosofía, misión y visión de la empresa, así como sus principios, procesos, metas y objetivos; de cómo su actitud y esfuerzo laboral contribuyen al crecimiento organizacional, se sentirán más integrados y solidarizados con la firma; por el contrario podría convertirse en una de las principales debilidades pues los empleados se notarán menos identificados y motivados, con posibilidad de dañar la productividad y competitividad de manera considerable.

Una correcta planeación y aplicación de la Comunicación Interna que contemple el uso de procesos y herramientas adecuados puede ayudar a disminuir el impacto de una crisis empresarial, además de que permitirá disminuir costos y garantizar una mayor efectividad de la comunicación interna.

DIAGNÓSTICO ANTES DEL ANTÍDOTO

Definir un marco de trabajo para la implementación de la estrategia de Comunicación Interna es fundamental, de esta forma, para delimitar el procedimiento de Comunicación Interna es importante realizar un estudio riguroso mediante informes que permitan identificar el nivel de posicionamiento y el estado de la comunicación de la organización, basándose en los siguientes aspectos:

  • Puntos fuertes y débiles.
  • Prácticas de comunicación en funcionamiento.
  • Influencia del estilo de dirección y su liderazgo en los empleados.
  • La imagen institucional interna, la motivación, las opiniones y las contradicciones.
  • Los tipos y la cantidad de información que se recibe y las demandas que se generan.
  • Las culturas y subculturas internas.

Los siguientes son tipos de Comunicación Interna que nos permitirán evaluar en qué etapa estamos, destacando que la que más ayuda a al posicionamiento interno es la comunicación de tipo ascendente.

Descendente. Se realiza desde arriba hacia abajo en la jerarquía. Comunica la cultura corporativa, objetivos de negocio, crea credibilidad y confianza, etc. Se apoya en periódico interno, reuniones de información, entrevistas individuales, etc.

Ascendente. Se realiza desde abajo hacia arriba en la jerarquía. Se recomienda que los mandos medios fomenten la cultura de la comunicación ascendente honrada para contrarrestar la tendencia de ocultar información que lastime a la compañía. Para estimular la participación de la audiencia en la comunicación ascendente se puede hacer uso de encuestas y entrevistas (individual o grupal), buzón de sugerencia, política de puertas abiertas, entre otros.

Vertical. Es la comunicación entre ejecutivos o directivos de la compañía sobre asuntos de operación empresarial.

Horizontal. Comparte información entre compañeros del mismo rango.

Principales Canales Informativos

Formal.  Canal para transmitir mensajes a través de memorándums, intranet, boletines, pizarrón informativo, revista interna, folletos, reuniones, etc., utilizada principalmente para la comunicación Descendente, Ascendente y Vertical.

Informal. Medio de difusión por lo regular de manera clandestina como encuentro en los pasillos o elevadores utilizada por miembros del mismo nivel en la organización y por lo regular con información completamente distorsionada que en vez de ayudar perjudica a la empresa.

El canal informal puede dar origen al Rumor: De penetración fatal y a una velocidad asombrosa si no se enfrenta con inteligencia y de manera oportuna.

Liderazgo ante todo

Es una realidad que no todos sabemos transmitir mensajes consistentes y estratégicos, por tal motivo se recomienda tomar conciencia sobre la importancia de un liderazgo efectivo en aplicación de campañas de Comunicación Interna pues fomenta la participación de trabajo en equipo, crea lazos emocionales y genera mayor compromiso con la empresa. El líder no sólo debe elegir el momento apropiado para notificar los mensajes estratégicos, sino seleccionar el canal adecuado para comunicarlos y no afectar la credibilidad de la empresa o el interés de la Audiencia Interna.

¿Comunicación efectiva o resultados estériles?

Nunca es tarde para invertir. Si todavía no considera implementar un método de Comunicación Interna, reflexione sobre los beneficios que aporta al posicionamiento de la organización en un mundo de negocios tan competitivo, así como la disminución de efectos negativos de rumores que impiden el desarrollo de una comunicación exitosa y en caso de situación de crisis disminuir su impacto lesivo. Si por el contrario ya cuenta con una estrategia con resultados estériles, no lo tolere más y de paso al cambio, después de todo cambiar es sinónimo de mejorar, pero adelantándose a los riesgos con un modelo más efectivo.

Razones por las que el CEO debe estar en Redes Sociales

En la obra literaria de William Shakespeare, Hamlet, el autor hace una afirmación que ha trascendido a lo largo de los siglos: ¡Ser, o no ser, es la cuestión! Esta frase profunda implica el momento en que una persona tiene que pensar, tomar la decisión y ponderar riesgos y oportunidades para atreverse a cambiar, a innovar, a dar el siguiente paso.

Si trasladamos este juego de palabras al mundo de la Comunicación Corporativa, el nuevo rol del Director General en el escenario de los medios sociales es estar más cerca de sus Buyer Personas, al compartir información de valor e interactuar en tiempo real para conocer sus opiniones. Un capitán cercano, es una empresa cercana a sus usuarios.

Para Alexander Chiu, experto en temas de estrategia digital e innovación, y director en la consultora Neo Consulting, la transformación digital llegará a tal punto en las empresas que casi será obligatorio definir un perfil en Redes Sociales para los CEO. En ese escenario, su voz será parte de las diferentes estrategias de comunicación de las empresas a las que se les demandará con más énfasis ser lideradas por ejecutivos sensibles, comunicativos y coherentes. Mientras que entre los millennials existen jóvenes a los que no les preocupa temas como el medio ambiente, la responsabilidad social o la transparencia, será la generación Z, con valores más estandarizados, los que serán más radicales en ese sentido.

Sin embargo, no basta con crear un perfil en Facebook, Twitter, Instagram o LinkedIn, solo por mencionar cuatro de las redes sociales más populares. Así como los CEO eligen el momento más estratégico para hacer pública una información, como compartir los resultados financieros del último año fiscal, el incremento de las ventas por la campaña del verano o responder a determinadas críticas de los consumidores; deberán también desenvolverse de forma estratégica en Redes Sociales, para que los contenidos que compartan mantengan solidez y consistencia con aquellos mensajes que emiten en el mundo real. Es decir, pensar antes de estar.

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Ahí es cuando surge la pregunta ¿cómo convertirme en un CEO exitoso en redes?

Objetivo: Definir cuál es el objetivo de estar presente en redes en función de tu audiencia. Todo dependerá de qué es lo que se busca compartir como CEO, según los stakeholders con los que necesitas compartir información de un tema estratégico, siempre teniendo en cuenta que lo harás como vocero de la organización que representas y no a título personal.

Estrategia: Identificar qué Redes Sociales son las más útiles para cada mensaje. Facebook es una red para compartir mensajes masivos. También es perfecta para expresar la posición del CEO en un tema relevante para la opinión pública, como una disculpa. En cambio, LinkedIn es más para compartir contenido profesional, y Twitter puede servir para interactuar con otros líderes de opinión.

Usuario activo: Compartir mensajes con regularidad para poder alcanzar presencia y relevancia. Es importante no solo abrir el espacio y dejarlo a un lado. La forma de que los mensajes lleguen a más audiencias es dedicándole tiempo y consistencia a los mensajes que buscamos expresar, dándole cierta regularidad a nuestras apariciones. Si bien no será diario, por lo menos una vez a la semana.

Identidad: Tener claro que la información que se comparte es solo a título de la organización. Si bien es posible alternar Redes Sociales personales con las de corte corporativo, se debe tener mucho cuidado de evitar subir comentarios sensibles a las redes personales, porque es fácil sacar una conversación de contexto. Las posturas personales no existen cuando se trata del negocio.

Consistencia: La información del mundo virtual debe ser equivalente a la del mundo real. Los mensajes que compartan los CEO en Redes Sociales deben ser coherentes con las actitudes del CEO y las acciones de la compañía. No es posible compartir contenido relevante sobre temas de liderazgo cuando somos malos jefes o hablar de responsabilidad social si no tenemos relevancia en ese campo.

Teniendo en cuenta toda esta información, los CEO pueden crear su perfil digital con éxito. ¿Te animas a poner en práctica estos pasos? Continúa leyendo y conoce más sobre la Influencia de las Redes Sociales

**Basado en el artículo 5 cosas que debe hacer un CEO para destacar en redes sociales publicado en El Comercio.

Memejacking ¿una emergente y divertida forma de comunicar?

Alguna vez te has preguntado ¿qué son los memes? Esas imágenes populares, divertidas, frescas, creativas y muchas de estas piquant que inundan gran parte tus timelines en Redes Sociales y chats de mensajería instantánea.

Esta palabra está de moda y hace referencia a la difusión de conceptos que se comparten por Internet como vídeos, imágenes o simplemente palabras o frases. Por otra parte, meme es una palabra derivada del griego “mimema” que significa “algo imitado” y hace referencia a una forma de propagación cultural donde las personas transmiten memorias sociales y culturales entre sí, lo que hoy se facilita por el Internet y la alta hiperconectividad y movilidad de las personas.

Aunque los eventos masivos que se llevan a cabo mundialmente han hecho de los memes el pan nuestro de cada día, esta forma de desarrollar mensajes y vestir contenidos ha dado mucho de qué hablar durante los últimos meses, al grado de que hoy simplemente estamos a la espera de cualquier suceso y su meme relacionado.

Lo más importante siempre será la oportunidad, la creatividad, la originalidad y la sencillez del mensaje.

Y es justo por esas características que hoy no sólo los internautas son los que alimentan esta tendencia. Sus factores oportuno y humorístico, además de la facilidad con que se puede hacer un meme, han hecho que también en el renglón del Marketing y Comunicación Corporativa, sus usos y virtudes sean más socorridos, y por supuesto, exitosos.

Honestamente, ¿quién no se ha reído con un buen meme? Son divertidos, creativos y estimulan la conversación e intercambio de opiniones en Redes Sociales y además pueden generar interesantes ideas colaborativas empresa-usuarios.

Anteriormente hablamos sobre el Newsjacking y como raptar la atención de las noticias del momento hacia tu marca, bajo este concepto surge el Memejacking, siendo imágenes y contenido atractivo ligado a temas de actualidad que muestran la personalidad y simpatía de tu marca.

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Como dijo el escritor alemán Johann Wolfgang Goethe: “La ventaja se la lleva aquel que aprovecha el momento oportuno”.  Muchas marcas se han lanzado a usar los memes para sus campañas y son instrumentos muy poderosos por lo reconocible y popular de su imagen.

Los memes no sólo pueden emplearse en el mundo digital. De hecho, su uso puede ser más impactante si los encontramos fuera de su contexto habitual, es decir, el mundo offline. Y los vemos, por ejemplo, en vallas publicitarias.

Así, la startup HipChat consiguió una muy popular campaña usando el conocido meme ‘Y U NO Guy’ para promocionarse en las calles de San Francisco. Según informaciones, las búsquedas respecto a la empresa habrían aumentado un 300% gracias a este espectacular.

La empresa Gucci se está haciendo fuerte en el uso de los memes. De hecho, la campaña de su nueva línea de relojes ‘El mercado de las maravillas’ está utilizando estos instrumentos en su cuenta de Instagram, consiguiendo gran repercusión. La campaña se llama ‘The Feeling When’ y usa herramientas tan llamativas como obras de arte. Es el caso de la pintura de Bronzino ‘Eleonora de Toledo’.

Memejacking, un virus social

La viralidad, en este sentido, se ha convertido en el principal motor del Memejacking, ya que más tarda un usuario o  marca en conjugar coyuntura, humor y creatividad para darle vida a una imagen, que lo que ésta tarda en darle la vuelta al mundo digital y brincar de plataforma en plataforma, hasta que regresa, en muchas ocasiones, corregida y aumentada.

Pero ¿de qué depende el éxito de un meme? Bueno, si bien es cierto que se trata de una herramienta de comunicación efectiva, no sólo se trata de un asunto divertido o entretenido. Y las claves del éxito son la coyuntura y la tendencia, es decir, qué imagen se relaciona con un tema de moda o qué mensaje se relaciona a una imagen de actualidad.

Si se tiene claro que lo importante es estar subido en el barco de lo más comentado, lo más visto o lo más compartido en Redes Sociales, hacer un meme exitoso y líquido será un trámite o una simple consecuencia, ya que en cuestiones técnicas sólo se requiere tener un conocimiento básico de algún editor de imágenes, y listo. En este renglón lo más importante siempre será la oportunidad, la creatividad, la originalidad y la sencillez del mensaje.

Oportunidad, el nombre del éxito

En el mundo de las estrategias de Comunicación Corporativa, la cereza en el pastel para utilizar Newsjacking y Memejacking es la capacidad de identificar la oportunidad y el momento adecuado para crear, materializar y difundir historias y contenidos de valor al apalancarse de los temas y  noticias del momento. La empresa que capitalice primero estas oportunidades logrará que su audiencia viralice sus contenidos y propicie un entorno líquido sobre la temática de moda que ayude a la comercialización de sus productos/servicios.

El escritor colombiano José María Vargas Vila comentó: “Sólo en las regiones de la fantasía es dado crear; crear es la misión del genio”, por lo que al crear contenidos multimedia, pensados y diseñados para ser compartidos a través de diferentes Redes Sociales, se busca lograr engagement y un vínculo emocional entre la marca y sus Audiencias Objetivo.

Al final del día, una imagen vale más que mil palabras, pero un buen meme vale más que todas las imágenes, así que sin importar el giro de tu empresa incluye contenido visual en tus estrategias, da clic y conoce algunos datos interesantes del Marketing de Contenidos Multimedia y su poder en la atracción de clientes.

El Contexto: Un elemento importante en la creación de contenido

La información que se comparte con los Stakeholders debe ser relevante, útil, fresca y educativa, para crear un vínculo emotivo y que a su vez facilite las actividades cotidianas y toma de decisiones, esa es la relevancia que tiene el contenido en la Comunicación Corporativa.

Es por eso que uno de los mayores retos que tienen las empresas es producir suficiente contenido, el cual integre mensajes específicos para sus Audiencias Objetivo, comunique claramente la Propuesta de Valor  y sea útil para los diversos perfiles de Buyer Personas con los que interactúa la compañía. Estos puntos serán clave para implementar de manera exitosa estrategias de Marketing de Contenido dentro de su organización, donde los capitanes de las compañías deben ser  punta de lanza para su difusión.

Es importante considerar que el contenido es y seguirá siendo el rey, sobre todo en un escenario donde las plataformas digitales y medios sociales siguen tomando delantera en la distribución y alcance de información. Por lo tanto, y considerando el vasto mundo de mensajes que se generan a cada segundo, si alguien comparte en su red contenido sobre su marca, es porque está dando su aprobación y considera relevante su lectura y difusión.

En este sentido, la utilidad del contenido está intrínsecamente relacionada con el contexto en que se crea y se comparte, es decir, el contenido es útil en  una circunstancia determinada y, por supuesto, para un público determinado.

Desarrollar contenido sobre un Momentum o situación específica, permite que la información se vuelva valiosa y cumpla de manera efectiva con elementos noticiosos como novedad, proximidad,  importancia, interés humano y consecuencia en la vida cotidiana de sus clientes y a su vez fortalezca la relación con la marca al considerarla una fuente valiosa de información y que le provee soluciones a sus necesidades.

Es por eso que es importante que el Director General y su equipo directivo estén al tanto de lo que está sucediendo en un sector y de las tendencias que se posicionan alrededor de toda la industria, acciones claves para que el rey vaya de la mano con la reina, es decir, del contexto, pues un contenido creado al margen de su propia coyuntura y sin un contexto específico seguramente estará destinado a perderse en el mar de información que se genera a cada momento.

Sólo por citar un ejemplo y considerando uno de los grandes insights tanto de la industria como de los propios consumidores, la seguridad biométrica es una innovación que busca solventar las preocupaciones de los usuarios que han sido víctimas de fraudes bancarios, robo de identidad y clonación de tarjetas: crear un contenido relacionado con la importancia de apostarle a esta herramienta en el contexto de las personas más interesadas en el tema hará clic de inmediato y el engagement con sus Stakeholders serán una consecuencia natural.

La combinación de contenido y contexto se traduce en experiencias

La combinación de contenido y contexto se traduce en experiencias. Cuando la empresa logra contar una historia que le permita a su audiencia identificarse con la información que se comparte, creando lazos fuertes, fomentando una buena relación con sus Stakeholders que por  consecuencia se reflejarán en las ventas.

En conclusión, el contenido es importante y el contexto en el que se entrega y se comparte lo es aún más. Hoy la forma en que las empresas difunden su información se ha visto influida y determinada no sólo por los nuevos hábitos y tendencias de los usuarios y consumidores, sino también por la actual Convergencia de los Medios, conocimiento que el CEO debe tener muy claro al tener cualquier encuentro con sus Audiencias. Así que como dice una canción emblemática en el Reino Unido God Save the Queen, en Comunicación Corporativa “Dios salve al contexto, larga vida al contexto”.