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¿Necesitas un Entrenamiento en Medios?
Conoce el ABC de los Media Training

Tu empresa acaba de crear una estrategia de relaciones públicas, ya sea interna o a través de una agencia para aumentar la visibilidad, aumentar la credibilidad y mostrar el liderazgo de pensamiento. ¡Increíble! Tu equipo tiene una visión estratégica que es únicamente superada por las grandes esperanzas y los contactos que tienen con medios. ¡Fantástico! Tus expertos conocen los pormenores de la empresa y tu departamento de comunicación ha concluido su entrenamiento para interactuar con las audiencias y en los medios, ¿verdad? … ¿No?… ¿¡No!?

Pues entonces es momento de detenerse.

No es suficiente tener conocimiento de la industria o experiencia en tus productos o servicios. Se trata de incluir el mensaje de tu empresa en la historia. Es un arte el crear entrevistas y encuentros exitosos. Es una habilidad. Y, como cualquier otra cosa que quieras perfeccionar, el entrenamiento es la clave.

El entrenamiento en medios, media training o vocería institucional debería ser un requerimiento, y no un complemento de relaciones públicas. Simplemente es vital para obtener el éxito al hablar con los stakeholders,  ya sea de manera personal o a través de los medios. Después de todo, no todos tus expertos pueden haber tenido una capacitación formal para relacionarse con medios de comunicación, e incluso si lo han hecho, es posible que aprendan algo nuevo. Es posible que no todos tus expertos hayan sido entrevistados anteriormente y no todos entiendan por completo que una entrevista exitosa es más que responder las preguntas del periodista.

Si eres un emprendedor o ejecutivo, probablemente has escuchado las frases: ¿Quién en el equipo debería tomarlo? ¿Qué es exactamente? Y, yo para qué, si no soy parte de los medios, ¿por qué lo necesito?; pero puede que no tengas claro los detalles.

Antes de comenzar, eliminemos la última pregunta: a pesar de que seas quien seas, el ‘entrenamiento en medios’,  no es en realidad únicamente para los medios. Es para ti, o cualquiera de los voceros de la compañía que puedan necesitar comunicarse con audiencias y/o a través de los medios; como el CEO, fundadores, gerentes, vendedores o el equipo de relaciones públicas.

Se trata de una experiencia invaluable que proporcionará a tu equipo los elementos esenciales que necesita para interactuar cómoda y eficazmente, ya sea para sus lanzamientos de productos, servicios, anunciando noticias de la compañía, eventos virtuales o ser parte en la gestión de una crisis de comunicación.

Aquí, te cuento sobre el proceso de capacitación de entrenamiento en medios para que sepas cuándo inscribirte, a quién traer y qué esperar.

¿Qué es el media training o entrenamiento en medios?

Durante una sesión de entrenamiento en medios, los instructores consultores / expositores, generalmente instruirán a las compañías sobre las mejores formas de interactuar con los medios multicanal, con un enfoque en obtener interacciones y cobertura positiva transmitiendo de manera eficiente los mensajes de la marca y cómo responder a sus audiencias.

Las sesiones se pueden desglosar por el tipo de medio con el que planea interactuar, es decir, la manera de abordar la información para las distintas plataformas, así como una guía que sobre los tres pilares para una comunicación efectiva para dirigirse de manera adecuada con todas sus audiencias.

Se trata de, mediante procesos probados, una capacitación dirigida a los voceros para maximizar las habilidades y técnicas de comunicación para realizar interacciones exitosas. Tener un entrenamiento en medios es una necesidad –para transmitir buenas noticias, crear un liderazgo de pensamiento- para que los ejecutivos desarrollen confianza y competencias para tener éxito.

¿Quién lo necesita?

En resumen: cualquiera que esté hablando en nombre de la empresa.

Dependiendo del tamaño y la estructura de tu empresa, puede ser un solo vocero o varios. Definitivamente, incluye a los ejecutivos que necesiten comunicarse en nombre de la compañía, así como al personal de relaciones públicas, ya que son ellos los que se ocupan de los medios de comunicación en el día a día. Es importante que intentes que todos participen en la misma sesión de capacitación (o a los menos entrenados por la misma agencia). Esto será extremadamente valioso para garantizar que tus tácticas de mensajería y comunicación sean consistentes.

¿Cuándo debemos tomarlo?

En una palabra, inmediatamente.

Ya sea que ya hables con los medios, estés a punto de agendar tus primeras entrevistas o aún estés esperando el momento adecuado para presentar a los periodistas estratégicos. El entrenamiento asegurará que tu equipo externo esté preparado para cualquier oportunidad que se le presente.  Si con anterioridad  has recibido capacitación en medios, siempre es de utilidad obtener una actualización para estar preparado para las nuevas formas de interactuar en la nueva normalidad, antes de un anuncio importante o en cualquier momento previo al manejo de una crisis comunicacional.

¿Qué esperar?

El entrenamiento en  medios  proporciona un conjunto adecuado de habilidades para interactuar con medios, stakeholders, así como gestionar adecuadamente la comunicación. Ya sea en medios impresos, digitales, televisión, radio, redes sociales, etc.  Otorgándole a los líderes empresariales, equipos e individuos la oportunidad de perfeccionar sus habilidades y aumentar la confianza frente a las audiencias.

¿Por qué se necesita una agencia?

No todos los que están al frente de un negocio o tienen una carrera exitosa están listos para dar entrevistas ‘extraordinarias’ y afrontarse a los medios. Entre más bueno seas para dar información de valor a través de mensajes claros, estarás más expuesto a estar con los medios.

Las agencias especializadas ofrecen la capacitación o entrenamiento apropiado para una correcta orientación al interactuar con medios. En el caso de agencias pequeñas y locales poseen un mayor conocimiento de la industria en su localidad. Una agencia está expuesta al día a día, con distintos cargos en los medios, y participan activamente en un sin número de entrevistas de las cuales, cada una de ellas, enriquece la experiencia vivencial para dar una retroalimentación y sugerencias de manera proactiva.

¿Estás listo para dar el siguiente paso y entrar en contacto con tus audiencias? Conoce la opinión de algunos Voceros entrenados, aquí.

Creando tu “cúpula de hierro” con Relaciones Públicas

Reputación -lo que hace, lo que dice y lo que otros están diciendo sobre la marca- es el activo intangible más valioso de toda organización, basado en la percepción general de sus stakeholders.

Dentro del plan de comunicación para mantener la imagen de una organización/marca ante el mercado, crear y reforzar relaciones fluidas y dinámicas con los stakeholdersgrupos de interés que rodean a la empresa-, las Relaciones Públicas juegan un papel fundamental.

En la búsqueda de un clima armónico entre las organizaciones y los grupos que se interrelacionan con ella, con frecuencia surgen situaciones críticas imprevistas que pueden poner en peligro la reputación de la organización.

Una buena reputación de tu marca es muy similar a una “cúpula de hierro”

Un buen manejo comunicacional de las situaciones de crisis, es una de las funciones primordiales de las RP, ya que deben minimizar todo impacto negativo y convertir cualquier problema en una oportunidad. Los profesionales de RP deben asumir la responsabilidad de garantizar que todas las comunicaciones de la organización sean precisas, verdaderas y detalladas, ya que deben representar a sus clientes con la mayor precisión y honestidad posible.

Las Relaciones Públicas deben verse como una “cúpula de hierro”. Para aquellos que no están familiarizados, la “Cúpula de Hierro”, se trata de un sistema de misiles diseñado conjuntamente por las compañías de defensa israelíes y estadounidenses para interceptar y destruir cohetes de corto alcance y proyectiles artilleros lanzados desde una distancia de 4 a 70 kilómetros. La Cúpula de Hierro fue criticada por sus altos costos de funcionamiento, pero sus defensores argumentaron que la Cúpula de Hierro está dirigida a interceptar sólo aquellos cohetes que constituyan una amenaza y que las vidas salvadas y el impacto estratégico son más importantes que los costes. ​

Su valor es salvar vidas e infraestructura y para una corporación pública, el “valor” de las RP es muy similar.

Las relaciones públicas y su rol en situaciones de crisis

En algunas ocasiones, no es la crisis lo que acaba con una organización, sino la forma en como es manejada. Si está es llevada por el camino correcto, a través de un plan con un claro hilo conductor que permita lograr los aciertos necesarios, la mayor crisis puede representar un disparador de oportunidades para crecer, fortalecerse o innovar.

Por ello es necesario generar una buena reputación ante los stakeholders a través de un estrategia de comunicación de tácticas inteligentes de RP, aunado a un plan de comunicación en caso de crisis, que pueda anticiparse a los sucesos, el cual contenga la información que se le proporcionará a los stakeholders, evitando con ello la divulgación de información errónea o imprecisa.

Una buena planeación  antes de una crisis es imprescindible, pues una vez que se presente el problema dentro de la organización, es vital que todos los colaboradores, conozcan que existe un plan de acción y la forma de actuar ante los medios y el público que se ve involucrado en el suceso.

La realidad es que, la validación de la audiencia es más importante y más voluble que nunca. En un minuto todo el mundo te ama y al minuto siguiente están diciendo a sus amigos en Facebook que nunca más te compren. La única manera de evitar que los mini-misiles que los clientes, empleados y todos tus otros públicos te lancen por alto estos días, es asegurándote de que tu reputación es de una empresa con valores, aportaciones a su entorno y sepan que siempre estás escuchando, respondiendo y diciendo la verdad- tu banco de confianza.

Una de las primeras cosas que cualquier persona de Relaciones Públicas aprende es la regla de Arthur Page:

“Todos los negocios en un país democrático comienzan con permiso del público. Y existen por la aprobación del público”

No lo olvides, hoy en día las grandes organizaciones que han sobrevivido no es porque tengan la cuenta bancaria más grande, sino porque tienen una muy buena “Cúpula de Hierro”.

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