Archivo de la etiqueta: relaciones públicas

3 Grandes errores de un plan de gestión de crisis

Hemos visto muchos planes de gestión de crisis. La mayoría de ellos hacen bien un par de cosas:

✓ Tienen una lista de los contactos de su equipo de comunicación, para llamarlos rápidamente cuando llega una crisis.

✓ Establecen algunos roles específicos para los primeros miembros del equipo de comunicación que deban comenzar a trabajar en la crisis.

Estos componentes son importantes, pero equivalen a la patada de salida inicial en un juego de  fútbol. Se necesita para comenzar el partido, pero no determinará el resultado final.

En una crisis real, el tiempo se comprime. Las llamadas entrantes de los medios aumentan exponencialmente. La información es esquiva. Abundan las zonas grises. Los mensajes clave son terriblemente difíciles de elaborar (y olvídate de aprobarlos rápidamente).

Una crisis es un clima difícil para operar. Sin embargo, lo que está en juego puede ser extremadamente alto. La reputación de la organización, tal vez incluso su supervivencia, está en riesgo.

Una lista de teléfonos no es suficiente.

Para ser efectivo durante una crisis, un plan debe reflejar una preparación real para la tormenta potencial y las amenazas que traerá. Eso significa pensamiento estratégico, participación de toda la organización y mucho trabajo duro.

Desafortunadamente, numerosas organizaciones pasan por alto estos componentes en sus estrategias. Para que no seas víctima de la negligencia, te compartimos los tres errores más grandes que cometen la mayoría de las organizaciones en sus planes de gestión de crisis y que debes evitar a toda costa:

1. Olvidar qué es la reputación

Todos saben intuitivamente que una crisis puede dañar la reputación de una empresa. Incluso si su fuente es externa, como un desastre natural, la respuesta de la organización ante la crisis puede generar críticas y dañar la reputación de la marca.

Cuando los equipos de comunicación piensan en la reputación, a menudo se centran solo en el público en general y en los medios. Piensan: “escándalo”. Sin embargo, la reputación de la empresa depende de toda la gama de stakeholders o partes interesadas, y la mayoría de las crisis no se tratan únicamente de escándalos.

Un buen plan de gestión de crisis se dirige a todos los interesados ​​clave para una serie de escenarios. Claramente, incluyen a los medios de comunicación y al público en general, para una organización orientada al consumidor. Pero lo más probable es que se trate de una población menos global: clientes, proveedores, reguladores, la comunidad inmediata y, siempre, audiencias internas.

Para cada escenario, identifica a los stakeholders clave y piensa cómo se verían afectados:

✓ ¿Qué emociones sentirían?

✓ ¿Qué preguntas harían?

✓ Lo más importante, ¿qué valores esperan que tu organización cumpla?

Las partes interesadas clave rara vez exigen la perfección, pero esperan que una organización se comunique directamente, aborde los errores de manera transparente y practique lo que predicó antes de la crisis.

La comunicación de crisis es parte de una narrativa de marca que comienza mucho antes de la crisis y continuará mucho después. Una comprensión profunda de los stakeholders clave te ayudará a dar forma a esa narrativa y a desarrollar mensajes clave para cada escenario de crisis en el que planifiques. Esa es la mejor manera de defender la reputación de tu empresa y restaurarla después de la crisis, si es necesario.

2. Concentrarse en mensajes insuficientes

Has hecho el trabajo para entender a tus partes interesadas. Ahora necesitas sentarte y redactar mensajes clave para cada escenario:

✓ la declaración inicial

✓ una declaración de seguimiento más larga

✓ puntos de discusión

✓ preguntas y respuestas básicas

✓ preguntas y respuestas difíciles

Todos los escenarios posibles funcionan para la gestión de crisis; pero estos no están incluidos en la mayoría de los planes de comunicación, que solo ofrecen, por ejemplo:

× una declaración
× algunas preguntas y respuestas.

Es entendible. ¿Quién tiene tiempo para redactar un conjunto completo de materiales de mensajes para una crisis que nunca podría suceder? No hay forma de predecir con precisión los detalles de cada crisis potencial. Cuando “se arme la gorda”, deberás reescribir todo lo que hayas redactado antes para adaptarlo a la nueva situación. ¿Por qué duplicar tus esfuerzos?

La respuesta es simple: cuando ocurra la crisis, no tendrás tiempo para sentarte en una mesa, discutir los pros y los contras, y escribir los mensajes necesarios. Créeme, realmente no tendrás tiempo para que los altos rangos aprueben los mensajes.

La mensajería de crisis funciona cuando es parte de una estrategia desarrollada para abordar las inquietudes de las partes interesadas clave, mientras se mantiene la continuidad con los valores, la voz y la narrativa de la marca; todo mientras se camina por la cuerda floja en un entorno de alto riesgo. Esa es una tarea que no puede hacerse fácilmente sobre la marcha. Date tiempo para analizar el mejor enfoque para cada escenario, desarrolla mensajes clave bien elaborados y obtén la aprobación antes de que llegue la crisis.

3. Preparar a los voceros

Este es más simple, pero no menos importante. La mayoría de los planes de gestión de crisis suponen que los rostros de tu organización en la crisis serán uno o dos miembros del equipo que normalmente se encargan de transmitir mensajes: el personal interno y relaciones públicas, por ejemplo.

Eso es un error. Cuando la reputación de tu marca está en juego, es hora de poner las habilidades comunicativas de todos tus jugadores en el campo.

Para cada escenario, stakeholder y mensaje, piensa detenidamente en el emisor correcto. Por supuesto que los voceros habituales soportarán las consecuencias durante una crisis. Si es un problema lo suficientemente grande, los líderes de tu organización tendrían que tomar parte. Pero cuando los periodistas claman por información, Twitter explota y los críticos empiezan a manifestarse, es posible que debas salir de tu organización.

Así es, un plan sólido de comunicación de crisis debe incluir voceros externos que puedan proporcionar una validación independiente de los valores de tu organización, por ejemplo:

✓ Si el escenario de crisis involucra un problema técnico, querrás dirigir a los reporteros a un experto externo con el que hayas trabajado.

✓ Si se trata de un problema de la comunidad, piensa en representantes de grupos de la comunidad que estén dispuestos en apoyarte.

Una lista de aliados en organizaciones gubernamentales, cívicas y sin fines de lucro son los mejores amigos durante una crisis, y no deseas desarrollar esa lista después de una crisis.

Se trata de una preparación adecuada. Cuando desarrolles un plan de gestión de crisis, asegúrate de incluir lo que realmente necesitarás, y eso va mucho más allá de los roles, nombres y números de tu propio equipo.

*Traducción y adaptación del artículo por el Equipo Consultor InfoSol, basado en: Los tres errores más comunes en la gestión de los planes de manejo de crisis de PR Daily.

La Construcción de la Imagen Política

En política, la imagen es un recurso, un instrumento, una herramienta, un proceso y un método para acceder al poder; para competir por él; para ejercerlo y para conservarlo.

Como recurso, instrumento y herramienta, la imagen política debe ser utilizada de manera estratégica, oportuna y eficiente. La calidad de la misma depende precisamente del poder que pueda generar, es decir, de la influencia, liderazgo, dominio, privilegios, distinciones, oportunidades y seguidores leales que produzca.

En síntesis, la imagen política es un conjunto de mensajes susceptibles de ser comunicados y que, al ser percibidos de forma positiva, permiten al actor político definir y orientar la percepción de un público objetivo, así como distinguirse y posicionarse con respecto a sus competidores.

Poder, política e imagen

La imagen política es un recurso, que utilizado de manera inteligente, eficiente y estratégica, sirve para distinguir a un actor político de sus competidores y ampliar las capacidades de competencia, posicionamiento, diferenciación y rentabilidad electoral. De igual manera, los políticos utilizan su imagen para formar, negociar, conducir y desarrollar relaciones de mutuo beneficio con los ciudadanos, las organizaciones, los grupos de intereses y otros actores políticos.

La imagen política es el resultado de un proceso de promoción, difusión y comunicación que le permite al actor político presentarse ante la ciudadanía y proporcionarle la información que requiere para que sea seleccionado entre las distintas opciones en competencia.

La falta de credibilidad y confianza en los políticos, y el descrédito del gobierno y de las instituciones políticas son el resultado de la mala percepción que los ciudadanos tienen de la política, y particularmente, de los partidos y de los actores políticos. De ahí la importancia de que la imagen de la política sea óptima para transmitir confianza, certidumbre y credibilidad a la ciudadanía.

La imagen refleja:

Ante todo, debe quedar claro que hablar de imagen en política no es una cuestión meramente estética. La eficiencia y calidad de la imagen política residen en la permanencia de un actor como líder, acorde a un público objetivo, a una meta social, al cargo al que aspira o bien a la envestida que detenta.

¿Cómo construir una imagen política?

La metodología para construir una imagen en política es fundamentalmente similar a la que se utiliza en otras áreas de trabajo, es decir, sigue 4 pasos básicos:

Sin embargo, el modelo de imagen política de un actor político está ligado y fuertemente influenciado por el partido político que representa. El partido incide en el actor, sea candidato o funcionario, ya que un partido es un grupo con una historia común, con un programa y un ideario que determina su fuerza, influencia y recursos.

Modelo de imagen política

El modelo de imagen política que se utiliza actualmente se divide en 7 aspectos primarios, cada uno de los cuales tiene diversos ámbitos interrelacionados. Dicho modelo, además, está vinculado a una estrategia, misma que determina la prioridad, alcance y duración de las acciones a realizar.

1. Aspectos políticos

Un político es un representante del liderazgo de servicio, por lo cual es importante proyectar la imagen de una persona con la habilidad de cuidar sus alianzas, sus vínculos con grupos u otros actores; que cuide sus compromisos, fije prioridades y actúe con miras a proyectos de largo alcance. Además debe atraer el interés de las masas, mostrarse como un negociador eficiente y saber conducir a los grupos, agregándolos en torno a su proyecto social. Es importante persuadir, sin faltar a la verdad y la honestidad.

Ante la oposición, la fortaleza del político no puede estar a discusión, por lo cual, se le exige mantener una actitud sobria y digna. Los enemigos son siempre reales y los aliados lo son hasta haberlo comprobado, porque en política, muy frecuentemente, los intereses cambian y suelen imponerse sobre los valores.

2. Aspectos hieráticos

Los valores que la sociedad percibe en un político como parte de su imagen están relacionados en primer lugar con la confianza y la credibilidad. La verdad, la honestidad y la integridad son parte imprescindible de su reputación y prestigio. Entre otras cosas, nadie debe dudar de su nacionalismo, su sentido de pertenencia, identidad y orgullo por lo popular.

El político tiene la responsabilidad de mostrar sensibilidad y alto sentido de la tolerancia. Más que nadie, el político está obligado a mostrar solidaridad con los grupos marginados y ser guardián de la pluralidad y la diversidad ideológica de estos tiempos.

3. Aspectos psicológicos

La emoción ha prevalecido siempre sobre el raciocinio en la determinación de las preferencias políticas, de tal forma que la imagen política siempre se enfoca en formas de percepción ligadas a la emotividad de las mayorías. Es importante cuidar que su aspecto y su manejo en los medios de comunicación lo proyecten como un ser humano sensible, con carisma y también con una gran capacidad de autocontrol frente a los comentarios negativos de los adversarios.

El político actual debe ser un comunicador muy efectivo, un motivador que se convierte en el difusor central de las emociones; ser una persona extrovertida, adaptable, flexible, empática, optimista y asertiva, para que la gente desee verlo, oírlo, estrechar su mano o abrazarlo. Este deseo es un buen parámetro de medición para saber si nuestra estrategia de imagen funciona adecuadamente.

4. Aspectos sociales

El prestigio social se gana con reconocimiento. Para un político es importante mostrar un cierto arraigo e identidad en torno a la comunidad. Haber realizado alguna labor social, así como ser una persona altruista, dedicada a causas y movimientos en apoyo a personas con capacidades diferentes, adultos mayores o sociedades benefactoras, cuenta mucho para la presencia del actor político, el conocimiento que la gente tenga de su calidad moral, de su trabajo, de sus antecedentes, de la historia de su familia y la personal.

En las estrategias políticas, la comparación es una premisa básica que pretende ante todo capitalizar las fortalezas de la imagen de un actor, minimizando las debilidades y haciendo lo contrario con un adversario, de tal modo que las virtudes se magnifican a grado superlativo, esperando que el impacto de los defectos no afecte en nuestra contra la percepción de los ciudadanos.

5. Aspectos físicos

La primera impresión que se tiene de un político resulta fundamental para formar una percepción favorable. La presencia, vestuario y estética son características que debemos observar a detalle y buscar que sean las más adecuadas. A veces incluso es necesario actuar para hacer a un candidato menos brillante y más común, más cercano a la ciudadanía.

La imagen verbal también es importante en materia política: el dominio de la voz y la contundencia en la oratoria política son recursos imprescindibles para que la gente comprenda el mensaje, lo crea, lo asimile y lo recuerde. Se deben evitar los discursos largos y tediosos, así como las frases retóricas y complicadas; es más probable tener éxito cuando se dan cifras precisas y sustentamos nuestras afirmaciones en hechos conocidos y validados por el público, al igual que cuando somos breves y sustanciales.

6. Aspectos mediáticos

Además de la imagen, un político requiere de un mensaje que represente su visión y proyecto particulares, con el fin de fijarlos en la mente y emoción de los electores, que transmitan su fuerza y que generen conocimiento y aceptación hacia su persona.

Es indispensable disponer de un especialista en relaciones públicas para atender y preservar excelente relación con los medios y, en general, con todas aquellas personas cuya percepción favorable difunda la imagen y mensaje del actor político; así como transmitir con oportunidad, veracidad y relevancia la imagen y mensaje, a través de boletines, artículos, notas, comunicados y otros instrumentos de la prensa escrita.

Recibir una gran preparación en cuanto al manejo de los medios de comunicación, mediante el media-trainning, es ya una obligación para cuantos deseen participar en política. Los aspectos de comunicación en medios tales como la postura, el uso de la voz y la presencia son vitales para mostrar la congruencia entre la imagen, el partido que representa, el prestigio personal, la actitud, el puesto al que aspira y la identidad de los ciudadanos que va a representar.

7. Aspectos relacionales

La imagen de un político será vinculada siempre con la de su familia y sus amigos, con su patrimonio, con sus antecesores, con otros líderes o miembros de su partido, con símbolos, mensajes, con la publicidad de su campaña, con sus asesores, con su equipo de trabajo, con sus posturas personales y con las ideas, causas y programas que defienda.

Por ello, resulta muy conveniente cuidar la exposición del candidato a situaciones en las que se le relacione con experiencias negativas de gobierno, con líderes deshonestos o con personajes de dudosa reputación que pudieran ser percibidos negativamente por los electores. La idea de que la imagen es percepción cobra particular interés en materia política. De manera que es fundamental una estrategia, una clara visión y sentido de la oportunidad, la táctica y la forma en que se hará frente a los adversarios.

La imagen política requiere de esfuerzo, disciplina y entrega constante a un proyecto de largo alcance. Cada elección es distinta y ofrece la oportunidad de aprender algo. El éxito depende de la transmisión de estímulos congruentes, integrales, totales, persuasivos que lleven al elector a tomar una decisión en nuestro favor.

Nada es más voluble que la opinión pública, y la que tiene que ver con la política lo es aún más. Un error por mínimo que sea puede echar a perder años de esfuerzo. Una foto inoportuna, una pose, un gesto o un franco descuido puede ser la diferencia entre ganar y perder.

Bibliografía:
Bennet, W. Lance & Entman, Robert M., Mediated Politics. Comunication in the future of democracy. Cambridge University Press. Cambridge UK, 2001.
Curran, James & Gurevitch, Michael, Mass Media and Society. Arnold Publishers. Third Edition. Easton Road, London, 2000.
Debray, Regis. El Estado Seductor, Manantial. Buenos Aires, Argentina, 1995.
Faucheux, Ronald A. & Herrson, Paul S.. The Good Fight, How political candidates struggle to win elections without losing their souls. Campaigns & Elections Magazine. Washington DC, EUA. 2002.
Fernández Christlieb, Pablo, La Afectividad Colectiva. Alfaguara. México, 1999.
Grey Lawrence, How To Win a Local Election. M. Evans & Company, New York, EUA, 1999.
Green, Robert & Elffers, Joost, Las 48 Leyes del Poder. Traducción de Dorotea Pläcking. Atlántida, Buenos Aires, Argentina, 1999.
Homs, Ricardo, Estrategias de Marketing Político, Técnicas y secretos de los grandes líderes. Ariel. Primera Edición. México, 2000.
Kaplan, Robert D., Warrior Politics. Random House, New York, EUA, 2002.
Maquiavelo, Nicolás, El Príncipe. Editorial Porrúa, Colección “Sepan Cuantos” no. 152. Decimonovena Edición. México, 2001.
Paredes, Alfredo. Manual estratégico de Imagen Política. IEESA-CEA Ediciones. México, 2002.
Sartori Giovanni, Homo Videns, La Sociedad teledirigida. Taurus, México, 2001.
Scheibe, Karl E., Mirrors, Masks, Lies and Secrets, Praeger publishers, New York, EUA, 1979.
Sun Tzu, The Art of War, Shambhala, Boston, EUA, 1988.

5 Errores en las entrevistas con medios que pondrán en peligro la reputación de tu empresa

Debido al fácil acceso a la información y la necesidad de la gente por mantenerse al tanto de ella, la vida de las noticias se ha reducido gradualmente. De modo que los medios se han visto obligados a estar más pendientes de cualquier hecho noticioso. Los personajes políticos, deportivos y del entretenimiento, así como los acontecimientos públicos o de las redes sociales, siempre darán alguna nota; pero la noticia del momento también podría provenir de tu empresa.

No hablo sólo de las novedades que puedas reportar. Por ejemplo, ¿qué ocurre cuando surge una crisis? Si tu empresa es la protagonista de la crisis, o al contrario, es una fuente confiable para abundar en información, seguramente los reporteros querrán contactarte.

Por ello, es imprescindible que los voceros designados cuenten con una preparación ante medios. Imaginemos un encuentro en el que representas a tu empresa frente a reporteros y medios de comunicación. En este escenario cada detalle alzará la mano: ¿cómo te expresas?, ¿qué palabras utilizas y en qué tono?, ¿qué nos dicen tus manos o tu expresión facial? El lenguaje verbal y corporal será tu mejor aliado o tu peor pesadilla.

¿Sabes cuáles son los errores más comunes durante un encuentro con medios?

1. Memorizar el discurso. Los reporteros no son tiburones cazando a su presa, pero tampoco son ingenuos. Si bien se recomienda tener claros los mensajes clave de las organizaciones, recitar los mismos mensajes una y otra vez es pésima idea, aunque lo haya escrito el futuro nobel de literatura. ¿La consecuencia? Un mensaje vacío y cuadrado, que por ende, se reflejará en la imagen de la organización, cuando  un acercamiento con medios debería humanizar a la marca y mejorar las relaciones existentes con los stakeholders.

2.Decir nada con mucho. ¿Cuántas veces hemos escuchado a una persona que parece que le pagan por la cantidad de palabras articuladas, y no por el mensaje que debería dar? Justo aquí, hay que reivindicar la importancia entre hablar y comunicar. Sí, todo comunica, pero cuando solamente se habla porque fisiológicamente es posible, seguramente el mensaje no cumplirá su cometido. Mostrar confianza en tus conocimientos no es sinónimo de adornar los mensajes al grado de hacerlos desaparecer. Si estuvieras entrenado en medios mejorarías y maximizarías tus habilidades y técnicas de comunicación paratransmitir eficazmente los mensajesa tus audiencias.

También te puede interesar: Mensajes… la voz de una empresa

3. Responder con monosílabas. Contrario al punto anterior, hay quienes no recuerdan sus mensajes clave y responden únicamente con un sí o con un no, lo cual, no es suficiente. Los textos periodísticos se basan en contestar las preguntas qué, cómo, cuándo, dónde, por qué, para qué, etc. Aprovéchalas para contar la historia y el mensaje de tu marca. En ese sentido, el vocero debería adueñarse de la conversación. Ojo, dije adueñarse, no acaparar. No monopolizar, sino sentirse cómodo con el tema para llegar a nuevos mercados donde la visión y pensamiento vanguardista pueden volverse rentables.

4. Quedarse callado. Aunque se pacte una entrevista para cubrir un tema específico, podría llegar una pregunta o un comentario inesperado. No es malo tener información confidencial, pero quedarse callado o congelado, no es una opción. Sobre todo, si tomamos en cuenta que también tu lenguaje corporal habla por ti y podrías dejar una impresión negativa, entre ellas, que estás nervioso porque ocultas datos importante.

5. No estar preparado. Los encuentros con medios no siempre van a tratar sobre las novedades de la empresa. Los reporteros generalmente recurren a los presidentes o directores generales de las compañías para tener más información sobre la industria en la que se especialice. Si el vocero no va preparado para responder preguntas fuera de un guion, dejará de ser una fuente confiable.

¿En cuántas situaciones parecidas se han encontrado tus voceros o tú mismo? Podría seguir enlistando más errores cometidos cuando no se está capacitado para hacer frente a un medio, pero no quisiera perder la oportunidad de imaginar el mejor escenario para una marca que quiere posicionarse en un lugar privilegiado a fin de establecer un vínculo de comunicación con su audiencia y su liderazgo empresarial.

Mi recomendación es que te mantengas informado sobre las noticias de tu industria, que consideres un entrenamiento en medios y que constantemente ensayes como si fueras a una entrevista al día siguiente. No te arriesgues. Un pequeño error puede echar a perder la buena reputación que has construido.

La práctica hace al maestro. Convertirte en líder de pensamiento, referente de un sector y, mejor aún, dotar a tu empresa de voz y de autoridad, es una tarea de todos los días.  Miguel de Cervantes escribió “El hombre bien preparado para la lucha ya ha conseguido medio triunfo.” ¿Estás preparado para conseguir lo demás?

Este contenido apareció por primera vez en Top Management

Conoce más contenido del autor en Top Management

InfoSol, en el top 10 de las agencias de RP en México

Por cuarto año consecutivo, InfoSol, agencia de relaciones públicas inteligentes, se colocó en el Top 10 de agencias de relaciones públicas en México, de acuerdo con el Ranking de Agencias de Relaciones Públicas 2019, elaborado por el Departamento de Investigación de la revista Merca2.0.

Héctor Meza, Director General de InfoSol señala: “Nos sentimos orgullosos y contentos de estar ubicados entre las diez agencias de relaciones públicas en México; a final de cuentas, esto es el resultado de los constantes esfuerzos de todo el equipo InfoSol”.

Las relaciones públicas digitales permiten rastrear el retorno de inversión y son altamente medibles dando a conocer qué iniciativas deben continuar, descontinuar, mejorar o cambiarse. KPIs esenciales como la cantidad y calidad de la cobertura ganada, interacciones (engagement) o el tráfico al sitio web hoy pueden demostrarse.

A través de herramientas propias y fuentes de terceros, así como el talento humano, InfoSol lleva a cabo un análisis profundo y segmentado para seleccionar los KPIs esenciales para la estrategia de cada uno de sus clientes. Esto totalmente alineado a demostrar la contribución de las acciones de comunicación para lograr los objetivos del negocio.

“Con este análisis; las distintas métricas, tales como el tráfico web, tasa de clics o el alcance en redes sociales, se ponen en acción, toman sentido y adquieren valor de negocio para nuestros clientes”, expone Héctor Meza. “Así, podemos brindan al cliente no sólo los resultados esperados sino también un valor agregado que da mayor retorno a su inversión”.

El ranking, que realiza año con año Merca 2.0, publicación especializada en mercadotecnia, publicidad y medios; ubicó a InfoSol en la novena posición, según criterios como las oportunidades de empleo, métricas digitales, entre otros.

InfoSol tiene más de 25 años de experiencia narrando grandes historias de marcas nacionales e internacionales, y atribuimos nuestro éxito en el mercado al constante aprendizaje e innovación de los InfoSolers para adaptarnos a los nuevos escenarios de la comunicación en la era digital y la búsqueda del éxito de nuestros clientes.

“En InfoSol creemos que las RP hoy están en constante cambio, y que para crear concientización e incrementar la visibilidad de las marcas, es necesario un enfoque pensado en el espectro de medios propios-ganados-compartidos y KPIs que demuestren, más que el éxito de nuestras campañas, el verdadero impacto de la comunicación en los negocios de nuestros clientes”, agrega Héctor Meza.

Puedes consultar el ranking completo aquí.

Da clic y conoce más acerca de cómo estamos innovando las relaciones públicas:

9 puntos para seleccionar una Agencia de Relaciones Públicas

Seleccionar una agencia de Relaciones Públicas es un proceso que si se hace bien, puede recompensar a la empresa de muchas maneras

A continuación algunos puntos que debes tomar en cuenta cuando buscas una nueva agencia de Relaciones Públicas, o bien, si evalúas a tu actual agencia.

1. Fijar Objetivos – Muchas empresas emplean una agencia de Relaciones Públicas, porque creen que es lo que hay que hacer, pero no tienen claro lo que quieren lograr o tal vez saben lo que quieren, pero no cómo quieren lograrlo. Es esencial que tú y la agencia de Relaciones Públicas entiendan los objetivos desde el principio, incluyendo plazos y metas.

2. La agencia debe conocer a tu marca – La agencia  estará representando a la empresa ante los medios de comunicación, sociales y más allá; así que necesitas  asegurarte de que eliges un socio que entiende la dinámica de tu empresa y las posibles políticas y prácticas involucradas.
¿Conocen los productos/servicios que vendes? Esta es una necesidad fundamental y no hay excusa para que una agencia de Relaciones Públicas no sea capaz de conocer esto.

3. Y que también conozca a tus competidores –. Al hablar con las agencias de Relaciones Públicas, observa si los mencionan. Esto te dará una idea de si la agencia ha hecho su tarea en tu espacio de mercado o qué tan innovadores serán de cara a tus competidores.

4. Conoce quién ejecutará tu Estrategia – Cuando la agencia presente su propuesta, pide que también lo haga la persona que estará a cargo de representarte. Esto te dará una mejor comprensión y sentimiento del equipo con el cual trabajarás y que logrará los objetivos previamente definidos.

5. Define la experiencia que necesitas de la agencia – ¿Cuál es la división de tus clientes B2B y B2C?  Una buena agencia B2B también tiene o ha manejado clientes B2C, esto significa que la agencia entiende cómo trabajan los diferentes medios de comunicación tanto tradicionales como digitales, y traerán ideas diferentes e innovadoras.

6. Establece criterios – ¿Qué habilidades y capacidades de Relaciones Públicas son más importantes? ¿Relación con medios? ¿Manejo de crisis? ¿Medios de comunicación digitales? ¿Conocimiento de la industria? ¿Mediciones? Haz una lista de la experiencia y el talento que necesitas de una agencia.

7. Define tu  presupuesto y el tamaño de la agencia – Asegúrate de que la agencia tiene la capacidad de manejar una cuenta del tamaño de la tuya. Además conoce qué lugar ocupará tu empresa en la lista de sus prioridades.

8. ¿Cuál es su cartera de clientes? – Solicita una lista de los clientes actuales de la agencia, así como el tiempo que lleva trabajando con ellos. Esto te indicará el tipo de experiencia que tienen sobre tu industria, además de asegurar que no está trabajando con uno de tus competidores.

Y un punto que debe ocupar un lugar primordial…

9. ¿De qué manera propone  la agencia medir la efectividad de las RP? ¿Hay un modelo de medición que pueden mostrar? Una de las principales preocupaciones en la aplicación de una estrategia de relaciones públicas es saber si se está apoyando al logro de los objetivos de negocio. Solicita un avance periódico- cuantitativo y cualitativo – de logros vs objetivos, además de una evaluación comparativa de tu marca y la de tus competidores más cercanos.

Otras cualidades que se deben buscar

  • Escriben bien. Lee cuidadosamente los últimos documentos escritos de la agencia, sus correos electrónicos y sus publicaciones en medios sociales.

  • Entiende las Mejores Prácticas de los medios. Esto incluye saber qué reporteros exigen exclusividad, qué medios compiten entre sí, qué ángulos motivarán a la acción a las audiencia de la publicación.

  • Entiende el panorama de tu industria. El tratar de educar a una agencia acerca de tu industria es una pérdida de tiempo y dinero. Elige a la agencia que conozca tus mercados e industria.

  • No promete cobertura en los medios. La cobertura mediática se gana, no está garantizada. Una empresa exitosa de relaciones públicas lo sabe a través de la experiencia.

Y muy importante…

  • ¿Sientes respeto por las habilidades y el talento del equipo? ¿Cómo congenias con los miembros de la agencia? Van a pasar mucho tiempo juntos, por lo cual debes disfrutar de su compañía.

Ahora que ya tienes la información necesaria, puedes empezar a buscar una agencia con plena confianza. ¿Por qué no comienzas por la nuestra? Escríbenos, queremos saber más de ti.

5 historias de miedo para aterrorizar a los profesionales de la comunicación

¿Te gustan las historias de miedo? ¿Al menos una vez en tu vida has leído, visto o, incluso, escuchado una historia de miedo y horror que te haya quitado hasta el sueño y provocado pesadillas? Grandes historias del cine y la literatura gótica han provocado el miedo y sobresalto de más de uno que, por lo menos, un buen susto sí se llevó.

Pero, ¿te has puesto a pensar qué sucedería si te convirtieras en protagonista de una historia como éstas? Y bueno, a final de cuentas, eso sería un hecho casi extraordinario; sin embargo, lo que sí es bastante normal, es que quienes nos dedicamos a la comunicación, al igual que debe suceder con el resto de las profesiones, nos enfrentamos a ciertas situaciones críticas en el ejercicio de nuestro trabajo, escenarios que podrían vislumbrarse como verdaderas historias de espanto en las que “acabar con el mal” pareciera ser nuestra misión.

Aprovechando estas celebraciones de Día de Muertos, quiero compartir contigo algunas historias de pánico con la que, estoy seguro, todo profesional de las RP se podrá identificar. Y lo mejor: algunas maneras de acabar con el “terrible mal” que nos puede inquietar:

Asistentes “fantasma” aterrorizan tu evento

¿Crees en los fantasmas? Más allá de cual sea tu creencia, en lo que seguro sí crees, es en la escalofriante posibilidad de que tu evento sea invadido por los “fantasmas”, es decir, aquéllos que luego de confirmar previamente su asistencia, al final no se dejan ver… Pues bien, sabemos lo importante que es la presencia de los medios de comunicación en un evento, sobre todo cuando la marca ha invertido tiempo, esfuerzo y dinero para llevarlo a cabo y dar a conocer algún mensaje en especial.

EL REMEDIO: Pero esto ya no tiene por qué ser así. Aunque la presencia física de los periodistas es clave, hoy podemos impulsar los resultados mediante cobertura digital, es decir, por medio de contenidos que sean compartidos en redes sociales, desde las cuentas de micro influenciadores de nicho, y medios y periodistas que usen redes sociales. Al complementar tu estrategia con tácticas digitales, maximizas el valor del tiempo y dinero invertido en tu evento, mitigando el pánico por los asistentes “fantasma”.

La escalofriante pesadilla de demostrar los resultados

Una pesadilla que ha perseguido continuamente a los profesionales de relaciones públicas, ha sido demostrar los resultados de una campaña, y sobre todo, cómo éstos están impulsando el logro de los objetivos de negocio. Pareciera fácil, pero cuando se trata de mostrar a tu CEO o a la Junta directiva que la inversión hecha en RP valió el esfuerzo, las cosas se ponen tan difíciles como en una historia de horror. Y es que a los hombres de negocio debemos hablar con resultados claros y no con términos ambiguos para ellos, como número de publicaciones o tipos de medios cubiertos.

EL REMEDIO: Las estrategias digitales usadas por RP son el mejor aliado para exterminar la incertidumbre que te acecha, pues además de acercar tu marca a las personas adecuadas, en el lugar correcto y el momento preciso; generan resultados medibles para conocer el éxito de tu estrategia y su impacto en el negocio. Deja de ser parte de esta escalofriante historia y conviértete en protagonista de una historia de éxito.

Cuando el “error” se apodera de tu vocero

Los líderes de pensamiento son uno de los vehículos para construir la marca, establecer una diferencia competitiva y monetizar la marca; sin embargo, cuando no han desarrollado las habilidades para interactuar con los medios de comunicación, generan una historia de horror de la que ningún profesional de RP desearía ser parte. Personajes de todos los ámbitos han protagonizado este tipo historias trágicas en las que, cualquier mensaje positivo pierde fuerza ante hechos o palabras erróneas que marcan de por vida al vocero, como si de una maldición de la catrina se tratara.

EL REMEDIO: Como experto en relaciones públicas, tu tarea es recomendar a tu vocero entrenarse y desarrollar las habilidades necesarias para no dejarse poseer por el “espíritu del error” que lo haga ceder a provocaciones y actuar de manera equivoca ante los medios de comunicación. Tener un entrenamiento en medios es una necesidad de los ejecutivos para obtener la confianza y las competencias para expulsar a ese oscuro espíritu y tener éxito a luz de su audiencia.

El comunicado de prensa revive

Aunque muchos ya lo daban por muerto, y con el alma paseando por caminos oscuros, el comunicado de prensa está demostrando que está más que vivo, y no como un zombie o “muerto viviente” que deambula sin objetivo claro, sino como una herramienta de valor y utilidad para mejorar los resultados de las estrategias de relaciones públicas, impulsar el tráfico hacia el sitio web del negocio y difundir los mensajes de la marca.

EL REMEDIO: En un escenario donde los canales digitales imperan como los medios de comunicación de las audiencias, el comunicado de prensa no podría hacer otra cosa sino evolucionar para ser escrito como un elemento de una estrategia de marketing de contenidos más amplia, pensado para proporcionar contenido a micro influenciadores digitales y usuarios de medios sociales. Una táctica como la nueva versión del comunicado de prensa, es una manera eficaz de difundir tus mensajes en medios tradicionales y digitales.

Crisis de comunicación: como la pesadilla del alebrije

Ésta es, quizá, una de las más aterradoras historias que nadie quiere protagonizar… se trata, sin lugar a dudas, de uno de los peores momentos que puede atravesar una marca u organización y que, si no es manejado de manera adecuada, puede ocasionar hasta la desaparición del mismo negocio. Caos y desesperación… así es como muchas crisis de comunicación se desarrollan, y pueden conducir a las peores decisiones, y a una pérdida de reputación y confianza de la audiencia.

EL REMEDIO: No obstante, la clave para no vivir una historia tan oscura, es la planeación, que puede reducir el riesgo y acelerar las respuestas ante las crisis. Además, es importante contar con una estrategia efectiva de relaciones públicas que ayude a tu marca o empresa a crear un “banco de confianza”, es decir, crear y fortalecer una buena reputación en las audiencias, capaz de protegerte de vivir una mala pasada.

Desde luego que a nadie se le desea que tenga que atravesar este tipo de situaciones; sin embargo, la realidad es que estamos expuestos en nuestra labor a toparnos con dificultades como éstas. Aun con ello, no tenemos que dejar que un acontecimiento adverso se convierta en toda una historia de pánico, pues como ves, ante cada amenaza también existen oportunidades, y si las sabemos aprovechar, podremos lograr mejores resultados que incluso los esperados.

Las tácticas de relaciones públicas se han enriquecido con las herramientas digitales, y hoy tenemos muchas más oportunidades a nuestro favor para liberar el potencial de RP y demostrar sus resultados de manera tangible. ¡Así que echemos fuera de nuestra mente el pánico a los escenarios “oscuros” y amenazadores, y abramos la puerta a nuevas posibilidades para nuestra marca!